In diesem Fall wurde Drooms für einen einzigen, sehr spezifischen Zweck eingesetzt: die
Zentralisierung der Kommunikation mit den Gläubigern während der finanziellen
Restrukturierung. Die zentralen Herausforderungen waren von Anfang an klar:
Versionskontrolle, detaillierte Berechtigungsverwaltung und insbesondere die Möglichkeit, den
Zugriff auf sensible Dokumente bis hin zu jeder einzelnen Aktion nachzuverfolgen.
„Bei einer finanziellen Restrukturierung, an der mehrere externe Parteien beteiligt sind, führt
eine mangelnde Nachvollziehbarkeit zu rechtlicher und operativer Unsicherheit. Das konnten
wir uns in diesem Prozess einfach nicht leisten“, sagt Elena. Mit Drooms verfügte das Team über
eine Plattform, die darauf ausgelegt war, diese Risiken zu minimieren, und die sicherstellte,
dass jeder Zugriff, jeder Download und jede Interaktion mit Dokumenten lückenlos
nachverfolgt und dokumentiert werden konnte – unterstützt durch detaillierte Prüfprotokolle
für den Fall, dass Verfahren oder Offenlegungen in Frage gestellt wurden.
Obwohl die Umstrukturierung selbst relativ kurz war und sich daher nur schwer in genauen
Zahlen beziffern ließ, stellte Duro Felguera im Vergleich zu Standardtools wie SharePoint eine
deutliche Steigerung der betrieblichen Effizienz fest. Elena merkt dazu an: „Die betriebliche
Effizienz hat sich mit Drooms deutlich verbessert. Die Zeitersparnis bei der Verwaltung von
Zugriffsrechten, der Suche nach Dokumenten und der Erstellung von Prüfprotokollen führte zu
echten Einsparungen bei den Arbeitsstunden des internen Teams und vor allem zu einer
schnelleren Reaktion auf externe Anfragen von Anwälten, die Nachweise darüber benötigten,
wer wann auf welche Dokumente zugegriffen hat.“ Der Zeitaufwand für die Verwaltung von
Zugriffsrechten, die Suche nach den richtigen Unterlagen und die Erstellung von
Prüfprotokollen sank spürbar, wodurch interne Ressourcen freigesetzt und die Beantwortung
externer Anfragen beschleunigt wurden.
Dies war besonders wichtig im Umgang mit Rechtsanwälten und anderen Beratern, die oft
schnelle und genaue Nachweise darüber benötigten, wer wann auf welche Informationen
zugegriffen hatte. „Wenn Anwälte involviert sind, schafft die Fähigkeit, schnell, präzise und auf
den Punkt zu reagieren, Vertrauen bei Dritten. Es reduziert den Hin- und Her-Austausch von E-Mails, Anrufen und Diskussionen. Eine schnelle, genaue Antwort innerhalb kurzer Zeit stärkt das
Vertrauen externer Parteien erheblich.“ Von der ersten Bewertung über die Vertragsabschlüsse
bis hin zum Abschluss dauerte der gesamte Prozess knapp sechs Monate.
Zwar hat Duro Felguera bei diesem konkreten Projekt die KI-Funktionen von Drooms wie
Übersetzung, Schwärzung oder den AI Assistant nicht aktiv genutzt, doch die Richtung ist klar.
„In diesem speziellen Fall haben wir sie nicht genutzt – der Prozess war relativ kurz und
unkompliziert“, sagt Elena. „Dennoch ist dies eine Richtung, die wir sehr schätzen. Sie steht im
Einklang mit unserem Optimierungsansatz und passt vor allem zu unseren Sicherheits- und
Vertraulichkeitsanforderungen. Die Tatsache, dass die KI in eine Plattform eingebettet ist, die
wir als 100 % sicher erachten, ist ein echter Enabler.“
Die Souveränität war auch nicht verhandelbar und letztendlich ausschlaggebend für die Wahl
der Plattform. „Digitale Souveränität war ein entscheidender Faktor“, erklärt Elena. „Für uns ist
es entscheidend zu wissen, wo sich die Daten befinden. Die Tatsache, dass Drooms eine
europäische Plattform ist, die den europäischen Datenschutzbestimmungen unterliegt, war ein
ausschlaggebendes Kriterium. Souveränität ist bei Prozessen dieser Art nicht verhandelbar. Ich
möchte noch hinzufügen: Auch wenn andere Plattformen mit ihren KI-Integrationen innovativer
erscheinen mögen, sollten Unternehmen letztendlich der Sicherheit weitaus mehr Bedeutung
beimessen. Ich würde lieber auf etwas Optimierung und visuellen Effekt verzichten, dafür aber
100-prozentige Sicherheit haben.“
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