In this case, Drooms was used for a single, very specific purpose, which was centralising communication with creditors during the financial restructuring. The key challenges were clear from the outset: version control, granular permission management, and especially the ability to audit access to sensitive documentation down to each individual action.
“In a financial restructuring involving multiple external parties, a lack of precise traceability generates legal and operational insecurity. In this process, that was simply not something we could afford,” says Elena. With Drooms, the team had a platform designed to minimise those risks, ensuring that every access, download, or interaction with documents could be tracked and reported with full rigour, supported by detailed audit logs whenever procedures or disclosures were questioned.
Hoewel de herstructurering zelf relatief kort duurde en daardoor moeilijk in exacte cijfers te
vatten, constateerde Duro Felguera een aanzienlijke toename in operationele efficiëntie in
vergelijking met standaardtools zoals SharePoint. Elena merkt op: “De operationele efficiëntie is
aanzienlijk verbeterd met Drooms. De vermindering van de tijd besteed aan het beheren van
toegang, het opsporen van documenten en het genereren van auditrapporten leverde een
daadwerkelijke besparing op interne arbeidsuren en, bovenal, in de snelheid van reactie op
externe verzoeken van advocaten die bewijs nodig hadden van wie wat en wanneer had
geraadpleegd.” De tijd die voorheen besteed werd aan het beheren van toegangsrechten, het
zoeken naar de juiste documentatie en het samenstellen van auditrapporten daalde merkbaar,
wat interne capaciteit vrijmaakte en reacties op externe verzoeken versnelde.
Dit was met name belangrijk bij de samenwerking met advocaten en andere adviseurs, die vaak
snel en nauwkeurig moesten kunnen aantonen wie wanneer toegang had gehad tot welke
informatie. “Wanneer advocaten bij het proces betrokken zijn, zorgt het vermogen om snel,
nauwkeurig en beknopt te reageren voor vertrouwen bij derden. Het vermindert het heen-en
weer sturen van e-mails, telefoontjes en geschillen. Een snel en nauwkeurig antwoord binnen
een kort tijdsbestek vergroot het vertrouwen van externe partijen aanzienlijk.” Van de eerste
evaluatie en het sluiten van het contract tot de afronding, duurde het volledige proces iets meer
dan zes maanden.
Hoewel Duro Felguera tijdens dit specifieke project geen actief gebruik maakte van de AI
functies van Drooms, zoals vertaling, redigeren of de AI Assistant, is de koers duidelijk. “In dit
specifieke geval hebben we er geen gebruik van gemaakt – het proces was relatief kort en
eenvoudig”, zegt Elena. “Dat gezegd hebbende, is het een richting die we zeer waarderen. Het
sluit aan bij onze aanpak van optimalisatie en, belangrijker nog, het past binnen onze vereisten
op het gebied van beveiliging en vertrouwelijkheid. Het feit dat de AI is ingebed in een platform
dat wij als 100% veilig beschouwen, is een echte stimulans.”
Soevereiniteit stond echter niet ter discussie en was uiteindelijk doorslaggevend bij de keuze
voor het platform. “Digitale soevereiniteit was een doorslaggevende factor”, stelt Elena. “Voor
ons is het cruciaal om te weten waar gegevens zich bevinden. Het feit dat Drooms een Europees
platform is dat onder de Europese gegevensbeschermingsregelgeving valt, was een
doorslaggevende factor. Soevereiniteit staat bij dit soort processen niet ter discussie. Hier wil ik
nog aan toevoegen: ook al lijken andere platforms misschien innovatiever met hun AI
integraties, bedrijven zouden uiteindelijk veel meer waarde moeten hechten aan beveiliging. Ik
heb liever minder optimalisatie en minder visuele impact, maar wel 100% gegarandeerde
beveiliging.”
your whole data room answerable, extractable, reportable. More information
