Een virtuele dataroom, of gewoon dataroom, is a cloudoplossing die speciaal is ontworpen voor veilige opslag en het delen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Datarooms bieden specifieke functiesets zoals geavanceerde permissie instellingen, een Q&A-tool, notities en bladwijzers, plus meervoudige verificaties en watermerken. Hoewel virtuele datarooms traditioneel gebruikt worden voor financiële transacties, IPO's en levenscyclusbeheer voor vastgoed, is het aantal gebruiksdoeleinden over de afgelopen 10 jaar toegenomen. Elk bedrijf dat zoekt naar veilig en gespecialiseerd beheer van zijn documentatie kan gebruikmaken van datarooms. Dataroomproviders implementeren nu steeds vaker artificial intelligence in hun software om hun aanbod uit te breiden met bijvoorbeeld automatische vertaling van documenten, findingsmanager en automatische analyse van rode vlaggen.
Een dataroom is een plaats waar vertrouwelijke bedrijfsinformatie wordt opgeslagen. Het concept is nu online gegaan - virtuele datarooms zijn de norm geworden en maken fysieke datarooms steeds vaker overbodig. Zoals de naam al aangeeft is een virtuele dataroom de plaats waar gevoelige documenten worden opgeslagen. Het virtuele aspect houdt in dat de dataroom overal toegankelijk is waar internetverbinding beschikbaar is. Virtuele datarooms worden vooral gebruikt door bedrijven die due diligence moeten uitvoeren en die lifecycle assets beheren. Datarooms zijn ook nuttig wanneer zakelijke stakeholders diverse vormen van samenwerking aangaan. Enkele voorbeelden hiervan zijn fusies en overnames of investeringen in joint ventures, of communicaties tussen bestuursleden, octrooiering en licentiëring, enzovoorts. Een dataroom zorgt voor gemakkelijke samenwerking in allerlei projecten waarvoor veilige en professionele opslag, beheer en doorgifte van documenten een vereiste is. Zoeken naar een geschikte dataroomprovider is essentieel voor het succes van een project. U kunt uw vertrouwelijke bedrijfsinformatie voorzien van een extra beveiligingsniveau. Dit draagt ook in belangrijke mate bij aan het succes van de samenwerking of transactie.
Het algemene concept en de functionaliteit van verschillende datarooms kan overeenkomen, maar elke provider en dataroom hebben functies die zijn afgestemd op specifieke behoeften. Elke gebruiker heeft bovendien zijn eigen verwachtingen en behoeften en het kan daarom onmogelijk zijn om precies te bepalen wat de belangrijkste eigenschappen van een virtuele dataroom zou moeten zijn, want het hangt af van het project en van de gebruiker. Alle virtuele datarooms vervullen een essentiële functie, namelijk het eenvoudig en veilig uploaden, opslaan en beheren van meerdere bestanden. Die bestanden kunnen variëren van documenten tot zakelijke brieven en schema's; vele soorten informatie kunnen worden doorgegeven in een dataroom. Het belangrijkste is dat dit proces soepel en veilig verloopt. Een ander belangrijk aspect is gebruiksgemak. Als de virtuele dataroom eenvoudige en makkelijke werkstromen biedt, leidt dit tot een positieve ervaring voor gebruikers. Dit speelt op zijn beurt een belangrijke rol in het succes van de onderhandelingen. Als de indeling van de dataroom niet intuïtief en eenvoudig overkomt, moeten de deelnemers aan een project meer moeite doen om de bestanden te uploaden, op te slaan en te beheren. Dit kan de doorstroming van het project belemmeren en vertragen.
De prijs van een virtuele dataroom hangt sterk af van de provider. Testen van het product en vaststellen van geschiktheid van de dataroom voor een specifiek project is mogelijk door de dataroom 30 dagen gratis op proef te nemen.
Veel providers bieden virtuele datarooms met een maandabonnement en flexibele opzegtermijnen. Drooms is de enige provider die de mogelijkheid biedt om een virtuele dataroom te kopen die 100% online is. Via de Online Shop kan een kleine dataroom voor 10 gebruikers worden geopend voor slechts € 129 per maand. Vaste tarieven zijn eveneens beschikbaar. Sommige providers hebben gepersonaliseerde aanbiedingen waarin rekening wordt gehouden met zaken zoals hoeveel data werd verbruikt in een maand en hoeveel gebruikers actief zijn in de dataroom, en met specifieke vereisten.
Er is één eenvoudig onderscheid tussen standaard cloud opslag en een virtuele gegevensruimte. Voor het uploaden en delen van niet-vertrouwelijke documenten kan een gebruikelijke cloud opslag een meer kosteneffectieve oplossing zijn. Als u echter te maken hebt met gevoelige informatie, hebt u complexe functies voor rechtenbeheer en Vraag & Antwoord nodig, en als u grote hoeveelheden documentatie beheert, is een virtuele gegevensruimte de oplossing die u nodig hebt.
De juiste aanbieder van gegevensruimte wordt regelmatig gecontroleerd en garandeert de maximale veiligheid in overeenstemming met de hoogste veiligheidsnormen volgens de ISO 27001:2013-certificering en de GDPR.
Misschien hebt u alleen gegevensopslag nodig of zoekt u naar verbeterde beveiligingsfuncties, zoals het gebruik van tweeledige verificatie.
Providers bieden verschillende niveaus van klantenondersteuning – sommige bieden 24 uur per dag, andere bieden een beperktere ondersteuning. Er zijn ook verschillen in hoe u contact kunt opnemen. Bepaalde providers bieden verschillende contactmethodes, van telefonisch tot Skype.
U zult minder geld willen besteden aan eenmalige projecten dan aan doorlopende en commercieel extra gevoelige projecten. U moet ook overwegen of voor uw projecten delen van bestanden zonder uitgebreide beveiligingsfuncties nodig hebt.
Afgezien van de bovengenoemde criteria moet u ook letten op de certificaten die de provider heeft. Als het gaat om gevoelige informatie zult u een geaccrediteerde provider willen gebruiken. Software review platformen zoals Capterra kunnen handig zijn om te zien wat andere gebruikers vinden van diverse dataroomproviders. Daar kunt u de positieve en negatieve kanten van de desbetreffende dataroom evalueren.
Overweeg ook verwijzingen – collega's of kunnen met u hun ervaringen met dataroomproviders voor specifieke projecten delen. Dit kan u meer inzicht geven of een bepaalde provider geschikt is voor uw project.
Met het bovenstaande in gedachten zult u de juiste dataroom kunnen vinden voor uw vertrouwelijke documenten en het succes van uw project.
Voor alle commerciële financiële transacties moet vertrouwelijke informatie worden gedeeld en voor deze tijdskritieke transacties kan het gebruik van datarooms nuttig zijn. Dit geldt zeker voor fusies en overnames – experts moeten zeer vertrouwelijke documenten aan elkaar doorgeven om behoorlijke due diligence te kunnen uitvoeren. In datarooms voor fusies en overnames worden efficiëntie en beveiliging een topprioriteit.
Een dataroom voor fusies en overnames helpt bij het beheer van de procesfasen, van de garantiefase tot naleving. De zogenaamde transactionele datarooms hebben belangrijke functies, zoals Q&A en vertaling van documenten in real-time.
Het ingebouwde Q&A-programma helpt experts om de vragen die u hen toestuurt snel te beantwoorden. De communicatie is sneller en duidelijker en leidt tot duurzamere communicatiestromen. Perikelen worden bijgehouden en vragen worden opgelost, zodat het proces van fusies en overnames kan worden voortgezet met volledig behoud van de vertrouwelijkheid.
De vertaling van documenten in real-time helpt u om eventuele algemene problemen in verband met fusies en overnames op te lossen. Er is geen taalbarrière – teksten worden in real-time vertaald, waardoor het begrip en de transparantie worden verbeterd. Bekijk de drie hoofdfasen en deliverables voor een succesvolle transactie in deze whitepaper.
Heeft u vragen?
