Een virtuele dataroom, of gewoon dataroom, is a cloudoplossing die speciaal is ontworpen voor veilige opslag en het delen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Datarooms bieden specifieke functiesets zoals geavanceerde permissie instellingen, een Q&A-tool, notities en bladwijzers, plus meervoudige verificaties en watermerken. Hoewel virtuele datarooms traditioneel gebruikt worden voor financiële transacties, IPO's en levenscyclusbeheer voor vastgoed, is het aantal gebruiksdoeleinden over de afgelopen 10 jaar toegenomen. Elk bedrijf dat zoekt naar veilig en gespecialiseerd beheer van zijn documentatie kan gebruikmaken van datarooms. Dataroomproviders implementeren nu steeds vaker artificial intelligence in hun software om hun aanbod uit te breiden met bijvoorbeeld automatische vertaling van documenten, findingsmanager en automatische analyse van rode vlaggen.
Zoals de naam al doet vermoeden, is een virtuele dataroom een plek om gevoelige documenten op te slaan. Het virtuele element komt doordat het overal toegankelijk is, zolang er een internetverbinding is. Bedrijven die due diligence onderzoeken moeten uitvoeren en activa gedurende hun hele levenscyclus moeten beheren, maken meestal gebruik van virtuele dataruimtes. Het is ook handig bij het aangaan van allerlei samenwerkingsverbanden tussen zakelijke belanghebbenden. Voorbeelden hiervan zijn fusies en overnames of joint ventures, maar ook communicatie tussen bestuursleden, octrooien en licenties, enz. .... In wezen fungeert een dataroom als hefboom bij allerlei projecten waarbij veilige en professionele opslag, beheer en uitwisseling van documenten nodig zijn.
Het algemene concept en de functionaliteit van verschillende datarooms kan overeenkomen, maar elke provider en dataroom hebben functies die zijn afgestemd op specifieke behoeften. Elke gebruiker heeft bovendien zijn eigen verwachtingen en behoeften en het kan daarom onmogelijk zijn om precies te bepalen wat de belangrijkste eigenschappen van een virtuele dataroom zou moeten zijn, want het hangt af van het project en van de gebruiker. Alle virtuele datarooms vervullen een essentiële functie, namelijk het eenvoudig en veilig uploaden, opslaan en beheren van meerdere bestanden. Die bestanden kunnen variëren van documenten tot zakelijke brieven en schema's; vele soorten informatie kunnen worden doorgegeven in een dataroom. Het belangrijkste is dat dit proces soepel en veilig verloopt. Een ander belangrijk aspect is gebruiksgemak. Als de virtuele dataroom eenvoudige en makkelijke werkstromen biedt, leidt dit tot een positieve ervaring voor gebruikers. Dit speelt op zijn beurt een belangrijke rol in het succes van de onderhandelingen. Als de indeling van de dataroom niet intuïtief en eenvoudig overkomt, moeten de deelnemers aan een project meer moeite doen om de bestanden te uploaden, op te slaan en te beheren. Dit kan de doorstroming van het project belemmeren en vertragen.
De prijs van een virtuele dataroom hangt sterk af van de provider. Testen van het product en vaststellen van geschiktheid van de dataroom voor een specifiek project is mogelijk door de dataroom 30 dagen gratis op proef te nemen.
Veel providers bieden virtuele datarooms met een maandabonnement en flexibele opzegtermijnen. Drooms is de enige provider die de mogelijkheid biedt om een virtuele dataroom te kopen die 100% online is. Via de Online Shop kan een kleine dataroom voor 10 gebruikers worden geopend voor slechts € 129 per maand. Vaste tarieven zijn eveneens beschikbaar. Sommige providers hebben gepersonaliseerde aanbiedingen waarin rekening wordt gehouden met zaken zoals hoeveel data werd verbruikt in een maand en hoeveel gebruikers actief zijn in de dataroom, en met specifieke vereisten.
Misschien hebt u alleen gegevensopslag nodig of zoekt u naar verbeterde beveiligingsfuncties, zoals het gebruik van tweeledige verificatie.
Providers bieden verschillende niveaus van klantenondersteuning – sommige bieden 24 uur per dag, andere bieden een beperktere ondersteuning. Er zijn ook verschillen in hoe u contact kunt opnemen. Bepaalde providers bieden verschillende contactmethodes, van telefonisch tot Skype.
U zult minder geld willen besteden aan eenmalige projecten dan aan doorlopende en commercieel extra gevoelige projecten. U moet ook overwegen of voor uw projecten delen van bestanden zonder uitgebreide beveiligingsfuncties nodig hebt.
Afgezien van de bovengenoemde criteria moet u ook letten op de certificaten die de provider heeft. Als het gaat om gevoelige informatie zult u een geaccrediteerde provider willen gebruiken. Software review platformen zoals Capterra kunnen handig zijn om te zien wat andere gebruikers vinden van diverse dataroomproviders. Daar kunt u de positieve en negatieve kanten van de desbetreffende dataroom evalueren.
Overweeg ook verwijzingen – collega's of kunnen met u hun ervaringen met dataroomproviders voor specifieke projecten delen. Dit kan u meer inzicht geven of een bepaalde provider geschikt is voor uw project.
Met het bovenstaande in gedachten zult u de juiste dataroom kunnen vinden voor uw vertrouwelijke documenten en het succes van uw project.
Voor alle commerciële financiële transacties moet vertrouwelijke informatie worden gedeeld en voor deze tijdskritieke transacties kan het gebruik van datarooms nuttig zijn. Dit geldt zeker voor fusies en overnames – experts moeten zeer vertrouwelijke documenten aan elkaar doorgeven om behoorlijke due diligence te kunnen uitvoeren. In datarooms voor fusies en overnames worden efficiëntie en beveiliging een topprioriteit.
Een dataroom voor fusies en overnames helpt bij het beheer van de procesfasen, van de garantiefase tot naleving. De zogenaamde transactionele datarooms hebben belangrijke functies, zoals Q&A en vertaling van documenten in real-time.
Het ingebouwde Q&A-programma helpt experts om de vragen die u hen toestuurt snel te beantwoorden. De communicatie is sneller en duidelijker en leidt tot duurzamere communicatiestromen. Perikelen worden bijgehouden en vragen worden opgelost, zodat het proces van fusies en overnames kan worden voortgezet met volledig behoud van de vertrouwelijkheid.
De vertaling van documenten in real-time helpt u om eventuele algemene problemen in verband met fusies en overnames op te lossen. Er is geen taalbarrière – teksten worden in real-time vertaald, waardoor het begrip en de transparantie worden verbeterd. Bekijk de drie hoofdfasen en deliverables voor een succesvolle transactie in deze whitepaper.
Virtuele datarooms gebruiken verschillende beveiligingsmaatregelen om de veiligheid van gevoelige informatie te garanderen, waaronder encryptie, multi-factor authenticatie en gedetailleerde toegangscontroles. Deze maatregelen helpen onbevoegde toegang, datalekken en andere beveiligingsrisico's te voorkomen.
Op Drooms maken alle gegevensoverdrachten die plaatsvinden in hun dataroom gebruik van SSL-beveiligde verbindingen, die zijn versleuteld met AES 256-bit. Bovendien kan uw dataroom worden beveiligd met twee-factor authenticatie en andere individueel configureerbare toegangsbeperkingen.
Een virtuele dataroom stelt teams in staat om documenten te raadplegen en eraan samen te werken vanaf elke locatie, op elk moment
. Dit kan de efficiëntie verbeteren, de kans op fouten verkleinen en teams meer
naadloos laten samenwerken.
AI en machine learning kunnen in virtuele dataruimtes worden gebruikt om gegevensbeheerprocessen te automatiseren en te stroomlijnen. Deze technologieën kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om documenten automatisch te classificeren en te labelen, potentiële risico's of afwijkingen te identificeren en inzicht te bieden in gebruikersgedrag en documentgebruik. Dit kan tijd besparen en de kans op menselijke fouten verkleinen, terwijl het ook waardevolle inzichten verschaft in de gegevens die worden beheerd.
Bij een due diligence review is het belangrijk om alle economische, fiscale en juridische facetten van het betreffende doelbedrijf te analyseren. Dit vereist natuurlijk speciale zorg. Een virtuele dataroom is het perfecte platform voor dit proces, omdat het een gestructureerd en transparant proces garandeert. Met name de Q&A tool blijkt een praktisch hulpmiddel om snel de juiste antwoorden te krijgen op open vragen.
Drooms is de grootste aanbieder van virtuele datarooms in Europa. Naast het veilig afhandelen van vertrouwelijke bedrijfsprocessen zoals verkoop van commercieel vastgoed, fusies & overnames en NPL-transacties via zijn suite van producten, kan Drooms ook alle stadia van het gehele lifecycle-activabeheerproces op één platform in kaart brengen. Drooms biedt klanten daarmee de mogelijkheid om gevoelige documenten veilig op te slaan en te verwerken en transacties sneller en efficiënter te laten verlopen.
Als grootste aanbieder van datarooms wordt alle dataoverdracht uitsluitend via SSL-beveiligde connecties uitgevoerd en gecodeerd met AES 256-bit om maximale veiligheid te garanderen.
Drooms is an ISO 27001:2022 certified company committed to continuously improving security and meeting all necessary regulations. Both internal and external security audits are regularly conducted. The contractually agreed data processing takes place exclusively in Germany or Switzerland, and any relocation to another third country requires the customer’s consent. To secure access to data, Drooms offers various functions such as two-factor authentication and precise access controls that allow customers to retain control over their data.
Drooms FLEX:
Voor eenvoudige, kleinere transacties of eenvoudig en veilig online documentbeheer is ons self-serviceproduct Drooms FLEX het meest geschikt. Met Drooms FLEX kunt u uw dataroom zelfstandig opzetten en beheren op maandelijkse basis.
Drooms TRANSACTION:
Voor complexe transacties en due-diligenceprocessen raden we onze Drooms TRANSACTION-dataroom aan. Hier profiteert u van de voordelen van een complete software- en serviceoplossing uit één hand. Een Drooms klantsuccesmanager ondersteunt u 24/7 bij alle aspecten van uw virtuele dataroom. Daarnaast kunt u ook de diensten van ons vastgoed-serviceteam toevoegen. Ons deskundige team ondersteunt u tijdens de voorbereidingsfase van de transactie en controleert de inhoud van uw dataroom om ervoor te zorgen dat deze volledig, consistent en actueel is. Het team ondersteunt u ook bij het onderzoek en de sourcing van alle vermogens- en transactierelevante documenten ter voorbereiding van de due diligence.
Het is altijd raadzaam om een virtuele dataroom aan te schaffen wanneer uw bedrijf regelmatig vertrouwelijke informatie deelt met zakenpartners of klanten, of wanneer gevoelige gegevens veilig moeten worden opgeslagen en toegankelijk moeten zijn. Vooral in de vastgoedsector, maar ook in de juridische, wetenschappelijke, financiële en gezondheidssector kan de implementatie van een dataroom voordelig zijn.
Nee. Drooms werkt op bijna alle apparaten en vereist geen hardware/servers op locatie. Het enige vereiste is een webbrowser en internetconnectie. Daarnaast bieden we een aparte app voor iOS-apparaten die u kunt downloaden in de App Store.
Bij het zoeken naar de juiste aanbieder van datarooms moet u zich in de eerste plaats richten op zaken als beveiliging en gegevensbescherming. Vooral vragen als waar de servers zich bevinden, of de aanbieder ISO-gecertificeerd is en hoe er met AVG-kwesties wordt omgegaan, zijn belangrijk. Daarnaast is het aan te raden om informatie over verschillende dataroomaanbieders te verzamelen op verschillende reviewplatforms, zoals Capterra.
Heeft u vragen?
Vraag het ons!
