Un data room virtual es una solución como servicio (SaaS) creada específicamente para almacenar y compartir información empresarial confidencial de forma extremadamente segura. Los data rooms ofrecen funcionalidades específicas como la administración de permisos de acceso avanzados, módulo-flujo de Q&A (preguntas y respuestas), anotaciones y apuntes sobre los documentos, clasificación de los archivos con etiquetas y campos personalizados, analítica con informes sobre la actividad total de usuarios e información, así como la inserción marca de agua dinámica o la autenticación en múltiples factores.
Un data room es un lugar donde se almacenan documentos empresariales altamente confidenciales. El concepto se ha trasladado al mundo online; hoy en día, los data rooms virtuales son la herramienta más habitual y están sustituyendo cada vez más a las salas de datos físicas. Como el nombre sugiere, un data room virtual es una plataforma que se utiliza para almacenar documentos sensibles. El elemento virtual procede del hecho de que son accesibles desde cualquier lugar, siempre que haya conexión a Internet. Las empresas que tienen que realizar procesos de due diligence suelen utilizar data rooms virtuales.
También es útil en operaciones en la que se necesita la colaboración de varios departamentos de una misma empresa. Algunos ejemplos de esto son las transacciones de fusiones y adquisiciones (M&A) o inversiones en sociedades conjuntas, así como las comunicaciones entre miembros de la junta directiva, equipos de patentes, licencias, etc.
En esencia, un data room servirá de apoyo en todo tipo de proyectos que exijan que los documentos se almacenen, gestionen y compartan de forma segura y profesional. Encontrar al proveedor de data rooms adecuado es crucial para el éxito de un proyecto. Al elegir al proveedor correcto estará añadiendo un nivel de seguridad a los documentos confidenciales de su negocio. Esto contribuye también significativamente al éxito de la cooperación o transacción.
Aunque data rooms de diferentes proveedores pueden tener conceptos generales y funcionalidades similares, cada proveedor y cada data room tienen funciones que se adaptan a casos específicos. Cada usuario también tendrá sus propias expectativas y necesidades, de forma que puede resultar imposible indicar cuáles son las características más importantes de un data room virtual ya que dependerá del proyecto y de las necesidades del usuario.
No obstante, los data rooms virtuales tienen una función principal: subir, almacenar y gestionar múltiples archivos de forma fácil y segura. Los archivos pueden ser desde documentos hasta cartas de negocios, planos y diagramas; en un data room pueden ocurrir todo tipo de transferencias de información. Lo importante es que ocurra sin fisuras y con seguridad.
También es clave un uso intuitivo. Si el data room virtual tiene flujos de trabajo simples y fáciles de comprender, la experiencia del usuario será positiva. Esto, a su vez, desempeñará un papel importante en el éxito de las negociaciones. Si la configuración del data room no es intuitiva y fácil, los participantes en el proyecto tendrán que emplear más tiempo y esfuerzos a cargar, almacenar y gestionar los archivos. Esto puede obstaculizar y ralentizar el flujo del proyecto.
El coste de un data room virtual varía enormemente dependiendo del proveedor. Hay proveedores ofrecen versiones de prueba gratuitas. Esto da a los usuarios la oportunidad de probar el producto y tomar una decisión más adecuada sobre las capacidades del data room para su fin. Muchos proveedores ofrecen una cuota de suscripción mensual y plazos de servicio flexibles. Pero también hay tarifas planas disponibles. Algunos proveedores tienen ofertas personalizadas que tienen en cuenta aspectos como la cantidad de datos cargados en un mes y cuántos usuarios operan en el data room, así como otros requisitos específicos.
Existe una simple distinción entre almacenamiento en la nube estándar y un data room virtual. Para subir y compartir documentos no confidenciales, el almacenamiento en la nube normal puede ser una solución más rentable. Sin embargo, si está manejando información sensible, si necesita una gestión de autorizaciones compleja y funciones de Q&A (preguntas y respuestas) o gestionar grandes cantidades de documentación, la solución para usted es un data room virtual. Existe una simple distinción entre almacenamiento en la nube estándar y un data room virtual. Para subir y compartir documentos no confidenciales, el almacenamiento en la nube normal puede ser una solución más rentable. Sin embargo, si está manejando información sensible, si necesita una gestión de autorizaciones compleja y funciones de Q&A (preguntas y respuestas) o gestionar grandes cantidades de documentación, la solución para usted es un data room virtual.
Hay una distinción simple entre el almacenamiento en la nube estándar y una sala de datos virtual. Para cargar y compartir documentos no confidenciales, un almacenamiento en la nube normal puede ser una solución más rentable. Sin embargo, si maneja información confidencial, necesita funciones complejas de administración de derechos y preguntas y respuestas, y si maneja grandes cantidades de documentación, una sala de datos virtual es la solución que necesita.
El proveedor de sala de datos adecuado es auditado regularmente y garantiza la máxima seguridad en línea con los más altos estándares de seguridad según la certificación ISO 27001:2013 y el RGPD.
Quizá solo necesite almacenamiento, o esté buscando por funciones de seguridad avanzada, como el uso de autenticación en dos factores.
Los proveedores ofrecen diferentes niveles de atención al cliente; algunos las 24 horas, otros disponen de horas de contacto más limitadas. También existen diferencias en la forma en que puede contactarlos. Ciertos proveedores ofrecen una variedad de métodos de contacto, desde el teléfono hasta Skype.
No querrá gastar tanto dinero en proyectos único como en proyectos recurrentes o más dependientes del negocio. También tendrá que considerar si sus proyectos requieren compartir archivos sin funciones de seguridad reforzadas.
Además de los criterios mencionados arriba, también tendrá que prestar atención a los certificados de los proveedores. Debería optar por un proveedor acreditado en caso de manejar información sensible.
También debería tener en cuenta las recomendaciones: sus colegas y conocidos pueden poder compartir sus experiencias con proveedores de data rooms en términos de proyectos específicos. Esto le puede ayudar a comprender mejor si un proveedor específico es el adecuado para su proyecto.
Considerando todo lo anterior podrá encontrar el data room ideal para sus documentos confidenciales y el éxito general de su proyecto.
Todas las transacciones financieras corporativas requieren que se comparta información confidencial, y en estas situaciones en las que el tiempo es crucial, los data rooms pueden ser útiles. Esto es particularmente necesario en el caso de operaciones de M&A: los expertos necesitan intercambiar documentos altamente confidenciales para poder realizar una óptima due diligence. En data rooms para M&A, la eficiencia y la seguridad se convierten en una prioridad esencial.
Un data room para M&A ayuda a los usuarios a gestionar cada etapa del proceso, desde la fase de garantía hasta la de cumplimiento. Los llamados data rooms transaccionales incorporan importantes funcionalidades, como Q&A y traducción de documentos en tiempo real.
La herramienta de Q&A integrada permite a los expertos responder rápidamente a cualquier pregunta que se les envíe. La comunicación es más rápida, más clara y se traduce en un flujo de comunicaciones más sostenible. Los problemas se monitorizan y las preguntas se resuelven, avanzando el proceso de M&A con un mantenimiento total de la confidencialidad.
Con la traducción de documentos en tiempo real también puede ocuparse de los problemas que pueden presentar las operaciones de M&A a nivel global: el idioma ya no es una barrera. Los textos se traducen en tiempo real, mejorando la comprensión y la transparencia.
¿Tiene alguna duda?
