Une dataroom virtuelle ou data room est une solution en mode cloud spécialement conçue pour le stockage et le partage d’informations commerciales confidentielles. Une dataroom offre des fonctionnalités spécifiques telles que les permissions granulaires, l’outil Q&A, les notes et marque-pages ainsi que l’authentification à double facteur ou le filigrane dynamique. Bien que les datarooms virtuelles soient traditionnellement employées dans le cadre de transactions financières, IPO, ou bien la gestion du cycle de vie d’actifs immobiliers, leur utilisation s’est largement répandue à d’autres domaines d’application ces dernières années. Finalement, chaque opération nécessitant un partage sécurisé et maîtrisé de la documentation peut requérir l’utilisation d’une dataroom. De nos jours, les fournisseurs de datarooms mettent en place la technologie du machine learning dans leurs logiciels et étendent ainsi leur offre avec des outils comme la traduction automatique des documents, la recherche de findings (findings manager) et l’analyse automatisée des red flag.
Une dataroom est un endroit qui permet de stocker des documents commerciaux confidentiels. Les datarooms virtuelles constituent désormais la norme et remplacent de plus en plus les datarooms physiques.
Comme son nom le suggère, une dataroom virtuelle est un espace conçu pour conserver des documents sensibles. De par son côté virtuel, elle est également accessible de n’importe où, à condition de disposer d’une connexion Internet. Les entreprises qui ont besoin d’effectuer des procédures de due diligence ont généralement recours à des datarooms virtuelles. Celles-ci peuvent également faciliter la collaboration entre les différentes parties prenantes d’une entreprise. On citera à titre d’exemple les transactions M&A ou les joint-ventures, ou encore la communication entre les membres du conseil d’administration, le dépôt de brevets, l’octroi de licences, etc.
Une dataroom convient à tous les projets nécessitant un stockage, une gestion et un partage professionnels et sécurisés des documents.
La sélection d’un fournisseur de dataroom adéquat est cependant cruciale pour la réussite du projet. Outre qu’il ajoute un niveau de sécurité supplémentaire à vos documents confidentiels, le choix d’un fournisseur compétent contribue sensiblement à la réussite du projet de coopération ou de la transaction.
Bien que les différentes datarooms aient des concepts et des fonctionnalités globalement semblables, chaque fournisseur et chaque dataroom proposent des fonctions adaptées à un usage particulier. Et comme chaque utilisateur a également ses propres attentes et exigences, il est quasiment impossible de déterminer avec précision les caractéristiques les plus importantes d’une dataroom virtuelle : celles-ci dépendent effectivement du projet et de l’utilisateur.
Toutes les datarooms virtuelles partagent néanmoins une même fonctionnalité de base : elles doivent permettre de télécharger, de sauvegarder et de gérer – facilement et en toute sécurité – un certain nombre de fichiers, qu’il s’agisse de documents, de lettres commerciales ou de schémas. Une dataroom peut permettre le transfert de toutes sortes d’informations, à la condition, et c’est le plus important, que cette procédure se déroule de manière fluide et sécurisée.
L’intuitivité du système revêt également toute son importance. Une dataroom virtuelle dotée de flux de travail simples et faciles à comprendre est l’assurance d’une expérience d’utilisation positive, laquelle contribuera à son tour au succès des négociations. Si l’organisation de la dataroom n’est pas intuitive ou simple, les participants au projet devront consentir à des efforts supplémentaires pour télécharger, sauvegarder et gérer les fichiers. Ce qui peut entraver et ralentir le bon déroulement du projet.
Le coût d’une dataroom virtuelle dépend en grande partie du fournisseur. Un certain nombre de fournisseurs proposent des versions d’essai gratuites : les utilisateurs ont alors la possibilité de tester le produit et de décider en toute connaissance de cause si la dataroom convient à leur projet spécifique.
Un grand nombre de fournisseurs offrent des datarooms virtuelles, avec des frais d’abonnement mensuels et des délais de résiliation souples. Des tarifs forfaitaires sont cependant également disponibles. Certains fournisseurs proposent des offres personnalisées qui tiennent compte de divers critères, tels que la quantité de données consommées en un mois, le nombre d’utilisateurs de la dataroom ou d’autres exigences spécifiques.
Il existe une distinction simple entre un stockage en nuage standard et une data room virtuelle. Pour le téléchargement et le partage de documents non confidentiels, un stockage en nuage ordinaire peut être une solution plus rentable. Toutefois, si vous traitez des informations sensibles, si vous avez besoin de fonctions complexes de gestion des droits et de questions-réponses, et si vous gérez de grandes quantités de documents, une data room virtuelle est la solution qu'il vous faut.
Le prestataire de data room approprié est régulièrement audité et garantit une sécurité maximale conformément aux normes de sécurité les plus élevées selon la certification ISO 27001 :2013 et le RGPD.
Vous n’avez peut-être besoin que d’une fonction de stockage des données ou vous recherchez des fonctionnalités de sécurité renforcées, telles qu’un processus d’authentification à deux facteurs.
Les fournisseurs offrent différents niveaux d’assistance clientèle : certains sont disponibles 24 h/24, tandis que d’autres offrent un contact plus limité. L’accès à ces services peut également varier. Certains fournisseurs proposent diverses méthodes de contact, qui vont du téléphone à la connectivité Skype.
Fusions & acquisitions, levée de fonds, appel d’offre sont des cas d’utilisation typiques d’une dataroom. Souvent, il est aussi préférable de ne privilégier une approche dite « lifecycle », c’est-à-dire que la dataroom n’est pas utilisée pour un projet unique mais de façon continue. Vérifiez également si vos projets exigent le partage de fichiers sans fonctions de sécurité renforcées.
Outre les critères mentionnés ci-dessus, il est impératif de vérifier les certificats du fournisseur. Utilisez uniquement un fournisseur reconnu sur le marché lorsque les informations sont sensibles. Par ailleurs, les plateformes de revue de logiciels comme Capterra [lien] peuvent être utiles pour savoir ce que les autres utilisateurs pensent des divers fournisseurs. Vous serez ainsi mieux à même d’évaluer les aspects positifs et négatifs de la dataroom en question.
Reposez-vous également sur les recommandations de vos collègues ou de vos connaissances : ceux-ci pourront vous faire part de leur expérience des fournisseurs de dataroom dans le cadre de projets spécifiques. Cela vous permettra de mieux comprendre si un fournisseur particulier convient à votre projet.
Armé(e) de toutes ces informations, vous serez en mesure de trouver la bonne dataroom pour vos documents confidentiels et la réussite globale de votre projet.
Toutes les transactions financières d’entreprise exigent le partage d’informations confidentielles et les datarooms peuvent s’avérer utiles lorsque les délais sont très courts. Cela est particulièrement vrai pour les transactions M&A, où des documents extrêmement sensibles doivent circuler entre divers experts dans une optique de due diligence. Les datarooms M&A accordent une importance prioritaire à l’efficacité et la sécurité.
La dataroom M&A aide les utilisateurs à gérer chaque étape du processus, de la phase de garantie à la conformité. Ces datarooms « transactionnelles » s’accompagnent également de fonctions importantes, comme des outils Q&A et une traduction en temps réel des documents.
L’outil Q&A intégré permet aux experts de répondre rapidement aux questions qui leur sont posées. La communication est plus rapide et plus claire et se traduit par un flux d’échange plus viable. Cette approche permet d’assurer le suivi des problèmes et de répondre aux questions, tout en faisant avancer le processus. F&A et en maintenant une confidentialité complète.
La traduction des documents en temps réel vous permet de surmonter les problèmes éventuellement posées par les transactions M&A internationales. La langue n’est plus un obstacle et les textes sont traduits en temps réel, pour une compréhension et une transparence accrues.
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