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Una data room virtuale o, semplicemente, una data room, è una soluzione cloud specificatamente realizzata per la conservazione e la condivisione in sicurezza di informazioni commerciali riservate. Le data room sono dotate di funzioni specifiche tra cui le autorizzazioni di tipo avanzato, lo strumento per le domande e risposte (Q&A), le note e i segnalibri, l’autenticazione multifattoriale e l’applicazione di filigrane. Sebbene le data room virtuali vengano di solito utilizzate per le transazioni finanziarie, le offerte pubbliche iniziali (IPO) e per la gestione del ciclo di vita delle risorse immobiliari, nell’ultimo decennio si è assistito a uno sviluppo dei loro casi di utilizzo. Virtualmente, qualsiasi azienda che deve fare affidamento su una gestione sicura e mirata della sua documentazione può prendere in considerazione l’utilizzo delle data room. Attualmente, i fornitori di data room stanno integrando nei propri software la tecnologia di apprendimento automatico ampliando, in questo modo, la loro offerta per comprendere strumenti come la traduzione automatica dei documenti, la gestione dei risultati e l’analisi degli “allarmi rossi”.
Come il nome stesso suggerisce, una data room virtuale è il luogo dove è possibile conservare i documenti riservati. La componente “virtuale” deriva dal fatto che la data room, sempre che sia disponibile una connessione Internet, sarà accessibile ovunque ci si trovi. Le aziende che devono eseguire analisi di due diligence e gestione delle risorse nel corso del loro ciclo di vita si affidano, di solito, alle data room virtuali. Le data room si dimostrano utili anche per la collaborazione dei diversi soggetti aziendali interessati. È il caso, per esempio, delle operazioni di fusione e acquisizione (M&A) o di investimenti in joint-venture, ma anche della gestione delle comunicazioni fra i componenti di un consiglio di amministrazione, o delle procedure per la richiesta di brevetti e delle trattative per la concessione/acquisizione di licenze ecc.
In sostanza, le data room potranno essere utilizzate per qualsiasi tipo di progetto che richieda la conservazione, la gestione e la condivisione sicura e professionale dei documenti.
La scelta del fornitore di data room adatto è un elemento essenziale per il successo di un progetto, e la valutazione di quello più appropriato consentirà di proteggere con un livello di sicurezza maggiore i documenti aziendali riservati. Inoltre, contribuisce significativamente al successo della cooperazione o della transazione.
Il concetto generale e il funzionamento delle diverse data room può apparire simile, ma ogni fornitore e ogni data room prevede proprie funzioni applicabili a casi specifici. Ogni utente ha aspettative ed esigenze particolari e, quindi, è praticamente impossibile definire quali potrebbero essere le caratteristiche più importanti di una data room, in quanto sono strettamente connesse al progetto e all’utente.
Tuttavia, tutte le data room virtuali prevedono una funzione fondamentale per la trasmissione, il salvataggio e la gestione di più file in modo semplice e sicuro. Indipendentemente dal fatto che si tratti di documenti complessi o di comune corrispondenza commerciale e grafici, tutte le operazioni di trasferimento si verificheranno all’interno della data room. L’importante è che queste operazioni si svolgano in modo lineare e in sicurezza.
Un ruolo altrettanto importante lo gioca anche l’intuitività di utilizzo della data room. Se una data room virtuale ha un flusso di lavoro semplice e facile da comprendere, l’esperienza dell’utente sarà positiva. Questo, a sua volta, giocherà un ruolo importante nel successo delle negoziazioni. Se la procedura di impostazione della data room non è semplice e intuitiva, i partecipanti al progetto saranno meno facilitati durante i processi di trasmissione, salvataggio e gestione dei file, con un conseguente ritardo e rallentamento del flusso di lavoro del progetto.
I costi di una data room virtuale possono essere molto diversi e dipendono dal fornitore. La possibilità di accesso di prova gratuito per 30 giorni consente agli utenti di provare il prodotto e di assumere le decisioni migliori sull’idoneità di una data room specifica.
Molti fornitori offrono data room virtuali sotto forma di abbonamento mensile e con periodi di disdetta flessibili. Drooms è l’unico fornitore di data room che consente di acquistare totalmente on-line una data room virtuale. Tramite il Negozio on-line gli utenti interessati potranno aprire una data room di piccole dimensioni a 129 €/mese alla quale potranno accedere 10 utenti. Ma vi sono anche soluzioni a prezzo fisso. Alcuni fornitori propongono offerte personalizzate con soluzioni che tengono in considerazione la quantità mensile dei dati gestiti, il numero di utenti che opereranno nella data room e altri requisiti specifici.
Esiste una semplice distinzione tra un cloud storage standard e una data room virtuale. Per caricare e condividere documenti non riservati, un normale cloud storage può essere una soluzione più economica. Tuttavia, se avete a che fare con informazioni sensibili, se avete bisogno di funzioni di gestione dei diritti complesse e di Domande e Risposte e se state gestendo grandi quantità di documentazione, una data room virtuale è la soluzione che fa per voi.
Un provider di data room qualificato viene controllato regolarmente e garantisce la massima sicurezza in linea con i più alti standard di sicurezza secondo la certificazione ISO 7001:2013 e il GDPR.
Semplice memorizzazione dei dati, oppure presenza di funzioni di sicurezza di tipo avanzato, come l’autenticazione bifattoriale. Tra le altre funzioni disponibili le più richieste sono: lo strumento di domande e risposte Q&A, i rapporti dettagliati, la funzione di ricerca dei documenti avanzata, la traduzione dei documenti istantanea, note ed evidanziature e le soluzioni branding.
I vari fornitori offrono livelli diversi di Assistenza ai clienti – alcuni dei quali attivi 24 ore e in molteplici lingue – mentre altri prevedono possibilità di contatto più limitate, Inoltre, vi sono anche delle differenze nei metodi di contatto. Alcuni fornitori mettono a disposizione una gamma di tipologie di contatto che vanno dal telefono alla connessione Skype.
Probabilmente, quando si gestisce un progetto sporadico non si vorrà investire lo stesso importo che si è disposti a riconoscere per un progetto aziendale a lunga scadenza e associato a dati sensibili. Sarà quindi anche necessario valutare se i progetti che richiedono una condivisione dei file debbano prevedere la presenza o meno di funzioni di sicurezza avanzate.
Per una scelta migliore bisogna prendere in considerazione le certificazioni del fornitore. Quando si devono gestire dati sensibili, sarebbe opportuno affidarsi a un fornitore accreditato. Inoltre, potrebbero anche risultare utili le piattaforme per le valutazioni dei software, come Capterra, che consentono di accedere ai commenti espressi da altri utenti sui vari fornitori di data room. In questo modo sarà possibile valutare gli aspetti positivi e negativi della data room in questione.
Si dovrebbero anche prendere in considerazione eventuali referenti: i colleghi e i conoscenti possono essere un buon modo per condividere le loro esperienze con un determinato fornitore quando hanno dovuto gestire progetti specifici. Sarà così più facile rendersi conto se un particolare fornitore potrà soddisfare le esigenze specifiche del proprio progetto.
Tenendo presente quanto sopra, si sarà in grado di trovare la data room più adatta per la gestione della propria documentazione riservata e per il successo del progetto nel suo complesso.
Tutte le transazioni finanziarie aziendali richiedono la condivisione di informazioni riservate e, in queste situazioni critiche, può risultare utile l’utilizzo di una data room. In particolare, quando si tratta di fusioni e acquisizioni che prevedono la presenza di documenti altamente sensibili da condividere con i vari esperti che dovranno eseguire correttamente la fase di due diligence. Le priorità assolute di una data roomTutte le transazioni finanziarie aziendali richiedono la condivisione di informazioni riservate e, in queste situazioni critiche, può risultare utile l’utilizzo di una data room. In particolare, quando si tratta di fusioni e acquisizioni che prevedono la presenza di documenti altamente sensibili da condividere con i vari esperti che dovranno eseguire correttamente la fase di due diligence. Le priorità assolute di una data room M&A sono l’efficienza e la sicurezza.
Una data room per le M&A aiuta a gestire ogni fase del processo, da quella delle garanzie fino a quella della conformità. Le data room per le transazioni sono dotate di importanti funzioni tra cui quelle per le domande e risposte (Q&A) e per la traduzione dei documenti in tempo reale.
Lo strumento Q&A integrato consente agli esperti di rispondere rapidamente ai quesiti che vengono loro inviati. La maggiore rapidità e trasparenza delle comunicazioni contribuisce a rendere più sostenibile il flusso delle comunicazioni. I problemi verranno monitorati e sarà possibile fornire una soluzione ai quesiti facendo procedere il processo di M&A nel rispetto delle condizioni di riservatezza totale.
La traduzione in tempo reale della documentazione consente anche di gestire operazioni di fusione e acquisizione a livello internazionale. La lingua non sarà più un ostacolo: i testi verranno tradotti in tempo reale contribuendo a migliorarne la comprensione e la trasparenza. In questa ricerca è possibile verificare le tre fasi principali e le offerte che possono garantire il successo di una transazione.
Le data room virtuali utilizzano una serie di misure di sicurezza per garantire la sicurezza delle informazioni sensibili, tra cui la crittografia, l'autenticazione a più fattori e controlli di accesso dettagliati. Queste misure aiutano a prevenire accessi non autorizzati, violazioni dei dati e altre minacce alla sicurezza.
Su Drooms, tutti i trasferimenti di dati che avvengono nella data room utilizzano connessioni protette da SSL, crittografate con AES 256-bit. Inoltre, la data room può essere protetta con l'autenticazione a due fattori e altre restrizioni di accesso configurabili individualmente.
Una data room virtuale consente ai team di accedere ai documenti e di collaborare da qualsiasi luogo e in qualsiasi
momento. In questo modo è possibile migliorare l'efficienza, ridurre il rischio di errori e consentire ai team di lavorare insieme in modo più
fluido.
L'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico possono essere utilizzati all'interno delle sale dati virtuali per contribuire ad automatizzare e semplificare i processi di gestione dei dati. Ad esempio, queste tecnologie possono essere utilizzate per classificare ed etichettare automaticamente i documenti, identificare potenziali rischi o anomalie e fornire informazioni sul comportamento degli utenti e sull'utilizzo dei documenti. In questo modo è possibile risparmiare tempo e ridurre il rischio di errori umani, fornendo al contempo preziose informazioni sui dati gestiti.
In un'analisi di due diligence è importante analizzare tutti gli aspetti economici, fiscali e legali della società target. Naturalmente, ciò richiede una particolare attenzione. Una data room virtuale è la piattaforma perfetta per questo processo, in quanto garantisce un processo strutturato e trasparente. In particolare, lo strumento Q&A si rivela uno strumento pratico per ottenere rapidamente le risposte adeguate alle domande aperte.
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