Compliance – Code de conduite Drooms / Système d'alerte

Code de conduite Drooms

Notre « Code de conduite Drooms » constitue un élément important de notre organisation en matière de Compliance. Le groupe Drooms a défini ses valeurs fondamentales et ses normes éthiques, telles que l'intégrité et le respect de la loi, dans son Code de conduite Drooms. Notre culture d'entreprise est guidée par ces valeurs fondamentales.

Notre code d'entreprise fournit un cadre clair pour nos décisions et nos actions. La direction de Drooms et toutes les collaboratrices et collaborateurs doivent se conformer aux principes qui y sont énoncés et contribuer à ce que nous soyons dans notre travail quotidien à la hauteur de notre responsabilité d'entreprise et de nos normes éthiques.

Téléchargez ici le Code de conduite Drooms.

Procédure de signalement en matière de Compliance

Outre le Code de conduite Drooms, notre procédure de signalement en matière de Compliance constitue un élément important de notre système de gestion de la Compliance. Les comportements non éthiques, illégaux et irresponsables nuisent au groupe Drooms et à ses parties prenantes, à savoir les clients, les actionnaires, les prestataires de services, les partenaires et les collaborateurs et collaboratrices. C'est pourquoi la contribution des lanceurs d’alerte est un élément important dans la lutte contre les activités illégales et douteuses et de leur prévention.

Il existe plusieurs points de contact auxquels nos collaborateurs et collaboratrices, partenaires commerciaux, clients et prestataires de services peuvent s'adresser s'ils souhaitent signaler d'éventuelles violations de la Compliance en relation avec notre groupe.

En complément du point de contact général pour nos collaborateurs et collaboratrices, c'est-à-dire le signalement direct à leurs supérieurs immédiats ou les équipes juridique ou Infosec de Drooms, Drooms met également à la disposition des collaborateurs, collaboratrices et des autres parties prenantes un système électronique d'alerte. Cela permet une communication protégée entre le lanceur d’alerte et le bureau responsable pour les signalements de Compliance chez Drooms. Les lanceurs d’alerte décident alors eux-mêmes s'ils veulent donner leur nom ou rester anonymes.

Vers le système d’alerte électronique

Integrity Plattform

FAQ

Qui devrait utiliser notre système d’alerte ?

Tout collaborateur ou collaboratrice qui prend connaissance d'activités illégales ou douteuses doit utiliser notre système d'alerte s'il ou elle n'est pas en mesure d’aborder le sujet avec son responsable.

Mais aussi toute autre partie prenante de Drooms, c'est-à-dire un client, un actionnaire, un fournisseur de services, un partenaire, etc., qui prend connaissance d'actions illégales ou douteuses peut communiquer cette information par le biais de notre système d’alerte.

Ne pas agir et l'ignorer ne fera qu'accroître les dommages et la frustration face aux dérives.

Nous assurons qu'un comportement intègre n'entraînera aucun désavantage à aucun moment.

Toutefois, le système ne doit pas être utilisé pour fournir sciemment des alertes ou des informations fausses ou diffamatoires.

Quelles sont les irrégularités qui doivent être signalées par le biais de notre système d’alerte ?

La hotline peut être utilisée pour signaler des actes illégaux et des omissions concernant le groupe de sociétés Drooms, comme des informations sur des violations dans les domaines suivants :

  • Fraude et atteintes aux biens (comme le vol, la corruption et les avantages pécuniaires, l’escroquerie, la malversation),
  • Protection de la vie privée et des données à caractère personnel,
  • Violation de la confidentialité et des secrets d'affaires,
  • Conflit d'intérêts,
  • Violation du droit antitrust et/ou du droit de la concurrence ; violation des droits d'auteur ; violation des droits des marques,
  • Violations de la réglementation sur le blanchiment d'argent ; délits d'initiés,
  • Manipulation comptable,
  • Protection de l'environnement,
  • Santé, sécurité et sûreté au travail,
  • Harcèlement et discrimination sur le lieu de travail,
  • Violations de la sécurité des réseaux et des systèmes d'information.

 

Attention : Notre système d’alerte ne doit pas être utilisé pour les questions ou les réclamations concernant notre service d'assistance à la clientèle ou notre service d'assistance technique.

Dans ces cas, veuillez contacter :

  • Le service d'assistance à la clientèle (questions concernant les fonctions de la data room) :
  • Service d'assistance à la clientèle : customer-service@drooms.com; customer-service.intl@drooms.com
  • Service d'assistance à la clientèle DACH : +49 69 478 640 299
  • Service d'assistance à la clientèle UK : +44 203 823 6688
  • Service d'assistance à la clientèle France : +33 9 70 73 31 10
  • Service d'assistance à la clientèle Espagne : +34 910 78 17 88
  • E-mail DACH: customer-service@drooms.com
  • E-mail international : customer-service.intl@drooms.com

Technical Support (reporting errors and problems):

  • support@drooms.com; Tél : + 44 203 823 6688.

 

Notre système d’alerte n'est pas non plus un service d'urgence.

Comment soumettre des alertes ?

Les alertes peuvent être soumises via notre système électronique d’alerte ou par téléphone à notre hotline pour les lanceurs d'alerte.

Le lanceur d'alerte peut faire un signalement téléphonique via notre hotline pour les lanceurs d'alerte : +49 69 9999 8839, lundi à vendredi : 09h00 - 17h00

Nous recommandons de soumettre les alertes via notre système électronique d’alerte. L'accès au système électronique d’alerte via notre site Web n'est pas suivi. Vous pouvez donc soumettre un signalement de manière anonyme et il n'est pas possible de la retracer.

Vous pouvez également accéder à notre système électronique d’alerte par le biais du code QR suivant :

qr

Est-ce que les alertes peuvent être soumises de manière anonyme et qu'advient-il des données à caractère personnel si le lanceur d’alerte les a fournies ?

Oui, les signalements effectués via notre système électronique d’alerte sont anonymes si le lanceur d'alerte ne fournit pas de données à caractère personnel avec son signalement. Les signalements ne peuvent alors pas être tracés. Si le lanceur d’alerte le souhaite, il peut rester anonyme tout au long du processus et continuer à communiquer avec l'unité responsable de l’alerte Compliance chez Drooms.

Si le lanceur d’alerte fournit volontairement des données à caractère personnel lors de son signalement, le responsable du traitement des données est Drooms GmbH, Eschersheimer Landstr. 6, 60322 Frankfurt am Main, Allemagne. Vous pouvez joindre le délégué à la protection des données de Drooms GmbH à l'adresse dataprotection@drooms.com. Drooms GmbH utilise le système électronique d'alerte de LegalTegrity GmbH, Francfort, avec qui a été conclu un accord de traitement mandaté conformément à l'art. 28 du RGPD. Les données sont stockées et traitées en Allemagne. Le traitement a lieu uniquement dans le but d'enquêter sur l'incident et de pouvoir contacter le lanceur d’alerte en cas de questions. Selon le cas, le délai de conservation est basé sur les délais de prescription légaux en droit civil et pénal. Les données ne sont accessibles, au sein du groupe de sociétés Drooms, qu'aux personnes qui doivent avoir accès aux données pour pouvoir enquêter sur l'incident. Le lanceur d'alerte dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement ou de limitation, de portabilité des données et d'un droit d'opposition au traitement des données à caractère personnel le concernant, ainsi que du droit de recours auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données.

Que se passe-t-il après que le lanceur d’alerte nous a fourni des informations ?

Les signalements effectués via notre système d'alerte sont reçus par l'unité responsable des alertes Compliance, à savoir l'équipe Legal & Infosec de Drooms GmbH, où ils sont examinés en conséquence. Le lanceur d’alerte reçoit un message confirmant la réception de son signalement et sur le progrès/résultat de l'enquête dans les délais prescrits par la loi.

Même si le lanceur d'alerte reste anonyme et ne souhaite pas nous communiquer ses coordonnées, il peut communiquer avec nous via notre système électronique d’alerte et également poser des questions supplémentaires et recevoir des informations sur l'avancement de l'enquête. Lors du signalement, le lanceur d’alerte reçoit un code PIN individuel qu'il peut utiliser pour accéder à nouveau, de manière anonyme, au système électronique d’alerte et consulter les données relatives à son signalement et aux réponses que nous y avons apportées.

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