Drooms biedt meer geavanceerde functies dan hun vorige oplossing, dus de overgang van het team vereiste enige aanpassing. EMF Media ontdekte echter al snel dat het platform intuïtief was, met geavanceerde AI-functies zoals Auto Allocation en Auto Naming, die het documentbeheerproces aanzienlijk stroomlijnden. "In eerste instantie dachten we dat het even zou duren om te wennen, maar Drooms bleek erg gebruiksvriendelijk te zijn. We hadden het in een mum van tijd onder de knie", voegde Bentikouk toe.
Voor EMF Media waren gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid een topprioriteit vanwege de risicovolle overname. Met meer dan 60 betrokken partijen, waaronder C-level executives, juridische adviseurs en accountants, zorgde het machtigingsbeheersysteem van Drooms ervoor dat alleen geautoriseerde partijen toegang hadden tot specifieke documenten. De mogelijkheid om voor bepaalde groepen alleen-lezen machtigingen af te dwingen was bijzonder nuttig. "Het was voor ons van cruciaal belang om verschillende belanghebbenden verschillende toegangsniveaus te geven. Met Drooms konden we dat eenvoudig doen", aldus Bentikouk.
De mogelijkheid om documenten efficiënt te structureren en te indexeren was een groot voordeel voor EMF Media. De AI-aangedreven functies voor Auto Naming en Auto Allocation hielpen de dataroom overzichtelijk en goed georganiseerd te houden, wat tijdens het due diligence-proces kostbare tijd bespaarde. "Doordat alles automatisch werd geïndexeerd en correct werd benoemd, konden we ons concentreren op belangrijkere zaken", legt Bentikouk uit.
Een bijzonder opmerkelijke ervaring met de klantenservice van Drooms deed zich voor toen EMF Media met een urgent problem te maken kreeg. Het interne klantenteam was met vakantie en door een gemiste factuurbetaling werd de dataroom vier weken later verwijderd. Ondanks de bijna onmogelijke situatie wist de klantenservice van Drooms alle verloren gegevens snel te herstellen, waardoor de snelle responsiviteit en toewijding van Drooms duidelijk werd. "Het was een zeer stressvolle situatie en ik weet niet hoe, maar jullie hebben iets magisch voor elkaar gekregen", herinnert Bentikouk zich.
Door Drooms in te zetten, heeft EMF Media de veiligheid, professionaliteit en efficiëntie van zijn acquisitieadvies met succes verbeterd. Het gestructureerde documentbeheer, de robuuste beveiligingsfuncties en de betrouwbare klantenservice maakten Drooms tot de ideale oplossing voor het beheer van hoogwaardige transacties. Het bureau heeft nu vertrouwen in het afhandelen van toekomstige fusies en overnames met een betrouwbaar en geavanceerd dataroomplatform. "Drooms heeft de manier waarop we advies geven over acquisities positief veranderd", concludeert Bentikouk.
