Bien que Drooms offre des fonctionnalités plus avancées que l’outil précédemment utilisé, l’équipe s’est rapidement adaptée à la plateforme. Les fonctionnalités d’IA — notamment Auto Allocation et Auto Naming — ont considérablement simplifié la gestion documentaire. « Au début, nous pensions avoir besoin d’un temps d’adaptation, mais Drooms s’est révélé très simple d’utilisation. Nous avons pris le pli en un rien de temps », explique M. Bentikouk.
La sécurité et la confidentialité des données étaient des priorités absolues pour EMF Media. Plus de 60 parties prenantes — dirigeants, juristes, comptables — étaient impliquées dans le processus. Le système de gestion des permissions de Drooms a permis de garantir que seules les personnes autorisées puissent accéder à certains documents. La possibilité d’attribuer des droits en lecture seule à des groupes spécifiques s’est révélée particulièrement utile.
« Il était crucial pour nous d’attribuer différents niveaux d’accès selon les parties prenantes. Drooms nous a permis de le faire facilement », souligne M. Bentikouk.
La capacité à structurer et indexer efficacement les documents a constitué un avantage majeur. Les fonctionnalités de dénomination et d’attribution automatiques, dopées à l’IA, ont permis de maintenir une data room propre et organisée, faisant gagner un temps précieux lors de la due diligence.
« Le fait que tout soit automatiquement indexé et correctement nommé nous a permis de nous concentrer sur les sujets les plus importants », ajoute M. Bentikouk.
Un épisode marquant s’est produit lorsque l’équipe cliente interne était en congés : un paiement de facture manqué a entraîné la suppression de la data room quatre semaines plus tard. Malgré la difficulté de la situation, l’équipe support de Drooms a réussi à restaurer l’ensemble des données rapidement, faisant preuve d’un engagement et d’une réactivité exemplaires. « La situation était extrêmement stressante et, je ne sais pas comment, mais vous avez accompli un véritable miracle », se souvient M. Bentikouk.
En adoptant Drooms, EMF Media a pu renforcer la sécurité, le professionnalisme et l’efficacité de son accompagnement en matière d’acquisitions. La structuration avancée des documents, les fonctionnalités de sécurité robustes et la fiabilité du support client ont fait de Drooms la solution idéale pour gérer des transactions de grande valeur. L’agence aborde désormais ses futures opérations de M&A avec confiance, soutenue par une plateforme de data room performante et éprouvée.
« Drooms a changé positivement notre manière de conseiller nos clients en matière d’acquisitions », conclut M. Bentikouk.
