Drooms bietet deutlich erweiterte Funktionen als die bisherige Lösung, sodass der Übergang für das Team einige Anpassungen erforderte. EMF Media stellte jedoch schnell fest, dass die Plattform intuitiv zu bedienen ist und dank fortschrittlicher KI-Funktionen wie Auto Allocation und Auto Naming den Dokumentenmanagementprozess erheblich verschlankt. „Zunächst dachten wir, dass die Umstellung Zeit brauchen würde, aber Drooms erwies sich als sehr benutzerfreundlich. Wir hatten den Dreh schnell raus“, fügte Bentikouk hinzu.
Für EMF Media hatten Datensicherheit und Vertraulichkeit angesichts der hochkarätigen Akquisition oberste Priorität. Bei über 60 beteiligten Stakeholdern, darunter C-Level-Führungskräfte, Rechtsberater und Wirtschaftsprüfer, stellte das Berechtigungsmanagementsystem von Drooms sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente hatten. Besonders vorteilhaft war die Möglichkeit, für definierte Gruppen reine Leserechte zu vergeben. „Für uns war es entscheidend, verschiedenen Stakeholdern unterschiedliche Zugriffsebenen zu gewähren. Mit Drooms war das ganz einfach“, so Bentikouk.
Die Möglichkeit, Dokumente effizient zu strukturieren und zu indexieren, war für EMF Media ein wesentlicher Vorteil. Die KI-gestützten Funktionen Auto Naming und Auto Allocation trugen dazu bei, den Datenraum übersichtlich und gut organisiert zu halten, was während des Due-Diligence-Prozesses wertvolle Zeit sparte. „Da alles automatisch indexiert und korrekt benannt wurde, konnten wir uns auf strategisch wichtigere Themen konzentrieren“, erklärte Bentikouk.
Eine besonders bemerkenswerte Erfahrung mit dem Kundensupport von Drooms machte EMF Media, als das Unternehmen mit einem dringenden Problem konfrontiert war. Das interne Kundenteam war im Urlaub, und eine versäumte Rechnungszahlung führte dazu, dass der Datenraum vier Wochen später gelöscht wurde. Trotz dieser nahezu aussichtslosen Situation gelang es dem Kundenservice Team von Drooms, alle verlorenen Daten schnell wiederherzustellen und damit außergewöhnliche Reaktionsfähigkeit und Engagement zu beweisen. „Es war eine äußerst stressige Situation, und ich weiß nicht, wie Sie das geschafft haben, aber Sie haben ein Wunder vollbracht“, erinnert sich Bentikouk.
Durch den Einsatz von Drooms konnte EMF Media die Sicherheit, Professionalität und Effizienz seiner M&A Beratung deutlich steigern. Die strukturierte Dokumentenverwaltung, die robusten Sicherheitsfunktionen und der zuverlässige Kundensupport machten Drooms zur idealen Lösung für die Verwaltung hochwertiger Transaktionen. Die Agentur ist nun zuversichtlich, zukünftige M&A-Transaktionen mit einer vertrauenswürdigen und ausgereiften Datenraumplattform sicher abwickeln zu können. „Drooms hat die Art und Weise, wie wir M&A-Beratung leisten, positiv verändert“, fasst Bentikouk zusammen.
