En este caso, Drooms se utilizó con un único fin muy específico: centralizar la comunicación con
los acreedores durante la reestructuración financiera. Los retos clave quedaron claros desde el
principio: el control de versiones, la gestión granular de permisos y, sobre todo, la capacidad de
auditar el acceso a la documentación sensible hasta el nivel de cada acción individual.
«En una reestructuración financiera en la que intervienen múltiples partes externas, la falta de
una trazabilidad precisa genera inseguridad jurídica y operativa. En este proceso, eso era algo
que, sencillamente, no podíamos permitirnos», afirma Elena. Con Drooms, el equipo disponía
de una plataforma diseñada para minimizar esos riesgos, garantizando que cada acceso,
descarga o interacción con los documentos pudiera ser rastreada y documentada con total
rigor, respaldada por registros de auditoría detallados siempre que los procedimientos o las
comunicaciones fueran cuestionados.
Aunque la reestructuración en sí fue relativamente breve y, por lo tanto, difícil de cuantificar en
cifras exactas, Duro Felguera observó un aumento significativo de la eficiencia operativa en
comparación con herramientas genéricas como SharePoint. Elena señala que: «La eficiencia
operativa mejoró significativamente con Drooms. La reducción del tiempo dedicado a gestionar
el acceso, localizar documentos y generar informes de auditoría supuso un ahorro real en horas
de trabajo del equipo interno y, sobre todo, en la rapidez de respuesta a las solicitudes externas
de los abogados que requerían pruebas de quién accedió a qué y cuándo». El tiempo dedicado
a gestionar los derechos de acceso, buscar la documentación correcta y elaborar informes de
auditoría se redujo notablemente, lo que liberó recursos internos y aceleró las respuestas a las
solicitudes externas.
Esto resultaba especialmente importante en las interacciones con abogados y otros asesores,
que a menudo necesitaban pruebas rápidas y precisas sobre quién había accedido a qué
información y cuándo. «Cuando intervienen abogados, poder responder de forma rápida,
precisa y concisa genera confianza con terceros. Reduce el intercambio de correos electrónicos,
las llamadas y las disputas. Una respuesta rápida y precisa aumenta significativamente la
confianza de las partes externas». Desde la evaluación inicial y la firma del contrato hasta el
cierre, el proceso completo duró algo más de seis meses.
Aunque Duro Felguera no utilizó activamente las funcionalidades de IA de Drooms —como la
traducción, la anonimización o el AI Assistant— durante este proyecto en concreto, la dirección
a seguir está clara. «En este caso concreto, no las utilizamos; el proceso fue relativamente breve
y sencillo», afirma Elena. «Dicho esto, es una dirección que valoramos mucho. Se ajusta a
nuestro enfoque de optimización y, lo que es más importante, se adapta a nuestros requisitos
de seguridad y confidencialidad. El hecho de que la IA esté integrada en una plataforma que
consideramos 100 % segura es un verdadero facilitador».
La soberanía, sin embargo, era innegociable y, en última instancia, decisiva a la hora de elegir la
plataforma. «La soberanía digital fue un factor decisivo», afirma Elena. «Para nosotros, saber
dónde residen los datos es fundamental. El hecho de que Drooms sea una plataforma europea
sujeta a la normativa europea de protección de datos fue un elemento determinante. La
soberanía no es negociable en procesos de esta naturaleza. Añadiría que, aunque otras
plataformas puedan parecer más innovadoras con sus integraciones de IA, las empresas
deberían, en última instancia, dar mucha más importancia a la seguridad. Prefiero tener menos
funcionalidades y una presentación menos vistosa, pero una seguridad 100 % garantizada».
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