In questo caso, Drooms è stato utilizzato per uno scopo ben preciso: centralizzare la
comunicazione con i creditori durante la ristrutturazione finanziaria. Le sfide principali erano
chiare fin dall’inizio: controllo delle versioni, gestione granulare delle autorizzazioni e,
soprattutto, la capacità di verificare l’accesso alla documentazione sensibile fino a livello di
singola azione.
«In una ristrutturazione finanziaria che coinvolge più parti esterne, la mancanza di una
tracciabilità precisa genera incertezza legale e operativa. In questo processo, era
semplicemente qualcosa che non potevamo permetterci», afferma Elena. Con Drooms, il team
ha avuto a disposizione una piattaforma progettata per ridurre al minimo tali rischi, garantendo
che ogni accesso, download o interazione con i documenti potesse essere tracciato e
documentato con il massimo rigore, supportato da registri di audit dettagliati ogni volta che le
procedure o le comunicazioni venivano contestate.
Sebbene la ristrutturazione in sé sia stata relativamente breve e quindi difficile da quantificare
in termini numerici esatti, Duro Felguera ha osservato un aumento significativo dell’efficienza
operativa rispetto a strumenti generici come SharePoint. Elena osserva che: «L’efficienza
operativa è migliorata significativamente con Drooms. La riduzione del tempo dedicato alla
gestione degli accessi, alla ricerca dei documenti e alla generazione dei report di audit ha
rappresentato un risparmio concreto in termini di ore di lavoro del team interno e, soprattutto,
in termini di velocità di risposta alle richieste esterne da parte di avvocati che necessitavano di
prove su chi avesse consultato quali documenti e quando». Il tempo impiegato per gestire i
diritti di accesso, cercare la documentazione corretta e compilare i report di audit è diminuito
notevolmente, liberando risorse interne e accelerando le risposte alle richieste esterne.
Ciò era particolarmente importante nelle interazioni con avvocati e altri consulenti, che spesso
necessitavano di prove rapide e precise su chi avesse consultato quali informazioni e in quale
momento. «Quando sono coinvolti gli avvocati, la capacità di rispondere in modo rapido,
preciso e conciso contribuisce a instaurare un rapporto di fiducia con le terze parti. Riduce lo
scambio di e-mail, le telefonate e le controversie. Una risposta rapida e accurata aumenta
significativamente la fiducia delle parti esterne». Dalla valutazione iniziale e dalla stipula del
contratto fino alla chiusura, l’intero processo è durato poco più di sei mesi.
Sebbene Duro Felguera non abbia utilizzato attivamente le funzionalità di IA di Drooms, quali la
traduzione, la redazione o l’AI Assistant, nel corso di questo specifico progetto, la direzione da
seguire è chiara. «In questo caso specifico non le abbiamo utilizzate: il processo è stato
relativamente breve e lineare», afferma Elena. «Detto questo, è una direzione che apprezziamo
molto. È in linea con il nostro approccio all’ottimizzazione e, cosa importante, si adatta ai nostri
requisiti di sicurezza e riservatezza. Il fatto che l’IA sia integrata in una piattaforma che
consideriamo sicura al 100% è un vero fattore abilitante».
La sovranità, tuttavia, era un elemento non negoziabile e, in ultima analisi, determinante nella
scelta della piattaforma. «La sovranità digitale è stata un fattore decisivo», afferma Elena. «Per
noi, sapere dove risiedono i dati è fondamentale. Il fatto che Drooms sia una piattaforma
europea soggetta alla normativa europea sulla protezione dei dati è stato un elemento
determinante. La sovranità non è negoziabile in processi di questa natura. Aggiungerei:
sebbene altre piattaforme possano sembrare più innovative con le loro integrazioni di IA, le
aziende dovrebbero, in ultima analisi, prestare molta più attenzione alla sicurezza. Preferirei
avere meno funzionalità e un'estetica meno sofisticata, ma una sicurezza garantita al 100%».
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