Nachdem Sterr-Kölln & Partner verschiedene
Datenraumlösungen geprüft hatte, stieß man
auf Drooms. Im Gegensatz zu anderen
Anbietern war Drooms in der Lage, die großen
Datenmengen und die komplexe
Dokumentenstruktur zu bewältigen, die
dieses Projekt erforderte. Sterr-Kölln & Partner
war besonders beeindruckt von der
Unterstützung, die Drooms seinen Kunden
bietet: Das Drooms Customer Success Team
kümmerte sich um die komplette Einrichtung
des Datenraums, von dem Hochladen von
Dokumenten bis hin zur Organisation der
Dateien. Alles wurde von Anfang bis Ende von
Drooms abgewickelt. Das Endergebnis war
ein gut strukturierter und ausgefeilter
Datenraum, der direkt mit Käufern geteilt
werden konnte.
Ein weiterer Vorteil, der sofort herausstach,
war das leistungsstarke Q&A-Tool von Drooms.
Traditionell werden Fragen und Antworten bei
den Geschäftsabschlüssen entweder per
E-Mail oder mit Hilfe von Excel gestellt, was
Sicherheitsrisiken und Ineffizienzen mit sich
bringt. Mit Drooms können Fragen von
Bietern an die Fachexperten im Team
weitergeleitet und alle Antworten von
bestimmten Teammitgliedern überprüft
werden, bevor sie freigegeben werden. Alle
Fragen und Antworten werden innerhalb der
Plattform verwaltet. Dadurch wird der Prozess
gestrafft und das Potenzial für menschliche
Fehler, mehrere Gesprächsstränge, doppelte
Arbeit oder Verstöße gegen die Sicherheit
oder Vertraulichkeit eliminiert.
Trotz der großen Datenmenge
und der Vielzahl der beteiligten Akteure
wurde die Transaktion in nur 51 Tagen
abgeschlossen. Neben 17 Teilnehmern von
Sterr-Kölln & Partner und OSTWIND waren
mehr als 400 externe Nutzer aus den verschiedenen Interessensgruppen auf der
Drooms-Plattform aktiv. Mehr als 2.600 Fragen
wurden im Rahmen des Q&A-Prozesses
gestellt und beantwortet. Insgesamt wurden
mehr als eine Million Seiten in den Datenraum
hochgeladen. Das Angebot von Drooms
überzeugte vor allem durch seine
Benutzerfreundlichkeit. Auch ohne technische
Vorkenntnisse war die Benutzeroberfläche
einfach und intuitiv zu bedienen. Darüber
hinaus stand das Customer Success Team von
Drooms während des gesamten Prozesses
rund um die Uhr zur Verfügung, um Fragen zu
klären und Support zu leisten.
„Drooms Datenräume sind sehr
benutzerfreundlich, sodass jeder ohne großen
Schulungsaufwand mit dem Tool arbeiten
kann." - Julia Braun, Partnerin bei Sterr-Kölln &
Partner.
Da der Transaktionsprozess zeitkritisch war,
musste das Onboarding und die
Implementierung von Drooms schnell
erfolgen. In weniger als einer Woche wurden sämtliche Daten in den neuen Datenraum
integriert. Dabei wurden die Daten auf
Festplatten gespeichert, an Drooms geschickt
und dann vom Customer Success Team direkt
in den neuen Datenraum hochgeladen. In den
meisten Fällen lädt der Kunde seine
Dokumente direkt in seinen Datenraum hoch.
Aufgrund des großen
Dokumentationsvolumens und der zeitlichen
Beschränkungen dieses Projekts hat das
Drooms Customer Success Team diesen
Prozess übernommen.
Von dem Moment an, in dem die Daten an
Drooms gesendet wurden, war der Prozess für
den Kunden vollständig automatisiert, ohne
dass Sterr-Kölln & Partner weitere Ressourcen
investieren musste. Eine einschränkende
Datenvorauswahl war nicht nötig, da Drooms
ausreichend Speicherplatz für alle Daten
bereitstellte. So konnten im späteren Prozess
die Beteiligten selbst entscheiden auf welche
Daten sie zugreifen wollen. Drooms bot einen
hervorragenden Kundenservice – vom ersten
Kontakt bis zur Bereitstellung des
Datenraums verlief der Prozess reibungslos
und schnell.
Auch der Q&A-Prozess wurde schnell
ermöglicht. Das Customer Success Team
richtete Workflows ein, die bestimmte Fragen
an den richtigen Ansprechpartner oder die
zuständige Abteilung weiterleiten. Die
Antworten durchliefen dann einen
abschließenden Genehmigungsprozess, bevor
sie freigegeben wurden. Drooms ist die
einzige Lösung auf dem Markt, die ein Q&ATool mit diesem Funktionsumfang bietet. In
Anbetracht der großen Anzahl von Parteien,
die an diesem Prozess beteiligt sind, erwies
sich dieses Tool für Sterr-Kölln & Partner als
entscheidend.
„Das Customer Success Team hat uns
vorbildlich unterstützt. Durch den sehr guten
Support konnten wir unsere Zeit und
Aufmerksamkeit auf andere wichtige
Aufgaben im Transaktionsprozess
konzentrieren. Das Drooms-Team war sehr
reagibel – wann immer wir eine Frage
beantworten mussten, waren sie nur einen
Anruf oder eine E-Mail entfernt.“ - Julia Braun,
Partnerin bei Sterr-Kölln & Partner
Ohne Drooms wäre der erfolgreiche Abschluss
der von Sterr-Kölln & Partner betreuten
Transaktion in so kurzer Zeit nicht möglich
gewesen. Drooms hat der Kanzlei geholfen,
große Datenmengen zu verwalten und sie auf
ihrer Plattform einfach und zugänglich zu
strukturieren. Bei der Einrichtung der Lösung
stützte sich Sterr-Kölln & Partner auf das Customer Success Team von Drooms, das bei
der Organisation und dem Hochladen der
Dokumente behilflich war und bei jedem
Schritt unterstützte. Das Team richtete auch
Q&A-Workflows ein, die es der Kanzlei
ermöglichten, das große Volumen an Fragen
von Interessenten zu bewältigen. Sterr-Kölln &
Partner waren somit in der Lage, die Fragen
an die zuständigen Teams weiterzuleiten und
sie schnell zu beantworten, um das Interesse
der potenziellen Käufer hochzuhalten. Das
Ergebnis war ein reibungsloser und schneller
Verkauf von OSTWIND.
