Dopo aver valutato alcune soluzioni di data
room alternative, Sterr-Kölln & Partner ha
preso in considerazione Drooms. A differenza
di altri fornitori di data room, Drooms era in
grado di gestire la grande mole di dati e la
complessa strutturazione dei documenti che il
progetto richiedeva. Sterr-Kölln & Partner è
stata positivamente colpita dal livello di
assistenza ai clienti offerto da Drooms. Il
“Team per il successo del cliente” ha gestito
l’intera fase iniziale di creazione della data room, compresi il caricamento della
documentazione e l’organizzazione dei file.
Drooms ha gestito l’intero progetto dall’inizio
alla fine e questo ha consentito di creare una
data room ben strutturata, intuitiva e pronta
per essere condivisa con gli acquirenti.
Un altro aspetto che ha richiamato
immediatamente l’attenzione è stato il
potente strumento Q&A di Drooms. Di solito, il
processo di domande e risposte viene gestito
per e-mail o usando Excel che, tuttavia,
presentano rischi per la sicurezza e di
inefficienza. Con Drooms, le domande degli
acquirenti possono essere dirette a
componenti del team esperti in materia e
tutte le risposte, prima di essere inoltrate ai
richiedenti, possono essere analizzate da altri
membri specifici del team. L’intero processo di
domande e risposte viene così gestito
all’interno della piattaforma in modo lineare,
eliminando possibili errori umani, flussi di
conversazione multipli, duplicazione di azioni
o violazioni della sicurezza o della riservatezza.
Dato che il processo della transazione
richiedeva tempi stretti, la fase iniziale di
creazione della data room di Drooms doveva
essere rapida. Tutti i dati sono stati inseriti
nella data room in meno di una settimana. Il processo ha previsto l’archiviazione dei dati su
disco rigido, il loro invio a Drooms e, infine, il
loro caricamento diretto da parte del “Team
per il successo del cliente” nella nuova data
room. Nella maggior parte dei casi, il cliente
ha anche la possibilità di caricare
direttamente, e in modo autonomo, i
documenti nella propria data room. In
considerazione della grande mole di
documenti e dei vincoli temporali imposti dal
progetto, questo processo è stato gestito dal
“Team per il successo del cliente” di Drooms.
Dal momento della trasmissione dei dati a
Drooms, il processo è stato completamente
automatizzato senza che Sterr-Kölln & Partner
dovesse investire ulteriori risorse. Non è stata
necessaria una preselezione limitativa dei dati
in quanto Drooms ha fornito uno spazio di
archiviazione sufficiente per il trasferimento
completo di tutti i dati. Questo ha significato
che nei processi successivi tutte le parti
coinvolte potessero decidere autonomamente
a quali documenti accedere. Drooms ha
fornito un ottimo servizio di assistenza al
cliente a partire dal contatto iniziale per
l’adozione della data room e l’intero processo
si è svolto velocemente e senza problemi.
Anche il processo di domande e riposte (Q&A)
è stato attivato in tempi rapidi. Il “Team per il
successo del cliente” ha configurato un flusso
di lavoro che prevedeva l’assegnazione di
domande specifiche alla persona giusta o al
responsabile dipartimentale e risposte
soggette a una fase di approvazione prima del
loro inoltro al richiedente. Drooms è la sola
soluzione sul mercato che mette a
disposizione uno strumento Q&A così
completo. Se si prende in considerazione il
gran numero di parti coinvolte nel processo,
questo strumento si è dimostrato
fondamentale per Sterr-Kölln & Partner.
“Il ‘Team per il successo del cliente’ ci ha
fornito un supporto eccezionale che ci ha
consentito di concentrare il nostro tempo e
l’attenzione su altre aree importanti di questa
transazione. Il team di Drooms è stato
tempestivo ogni volta che avevamo necessità
di una risposta: sono stati sempre disponibili al
telefono o via e-mail”, ha affermato Julia
Braun, Partner di Sterr-Kölln & Partner.
Malgrado l’ampia mole di
dati e il numero di attori coinvolti, la trattativa
si è conclusa in solo 51 giorni. In aggiunta ai 17
partecipanti di Sterr-Kölln & Partner e di
OSTWIND, sulla piattaforma di Drooms sono
stati attivi più di 400 utenti esterni di altre parti interessate. Il processo Q&A ha visto la
formulazione di più di 2.600 domande e
conseguenti risposte. In totale, nella data
room sono stati caricati più di un milione di
documenti. L’offerta di Drooms ha
particolarmente colpito per la sua facilità
d’uso. Anche senza conoscenze tecniche
pregresse, l’interfaccia utente di Drooms è
intuitiva e facile da usare. Inoltre, per l’intera
durata del processo, il “Team per il successo
del cliente” di Drooms si è reso disponibile 24
ore al giorno per fornire chiarimenti e
supporto.
“Drooms è intuitivo e chiunque può lavorare
con questo strumento anche senza un
training particolare”, ha dichiarato Julia Braun,
Partner di Sterr-Kölln & Partner.
Senza Drooms, non sarebbe stato possibile
concludere con successo e in così poco tempo
la transazione gestita da Sterr-Kölln & Partner.
Drooms ha aiutato lo studio legale nella
gestione e la strutturazione di una grande
quantità di dati, organizzandoli nella sua
piattaforma accessibile e facile da usare. Per la
configurazione della sua soluzione, Sterr-Kölln
& Partner si è affidato al “Team per il successo
del cliente” di Drooms che lo ha aiutato nella
fase di organizzazione e caricamento dei documenti e assistendolo in ogni fase
successiva del progetto. Il team ha anche
impostato il flusso delle domande e risposte
(Q&A) consentendo allo studio legale di gestire
un grande volume di domande provenienti
dalle parti interessate. Il team di Sterr-Kölln &
Partner ha potuto indirizzare le domande agli
esperti del settore e fornire risposte rapide per
mantenere alto l’interesse dei potenziali
acquirenti. Il risultato finale è stata una vendita
rapida e senza problemi delle società
operative del Gruppo OSTWIND.
