Después de analizar diversas soluciones de
data room distintas, Sterr-Kölln & Partner
descubrió Drooms. A diferencia de otros
proveedores, Drooms podía encargarse de la
ingente cantidad de datos y compleja
estructuración de documentos que este
proyecto requería. Sterr-Kölln & Partner quedó
particularmente impresionado con el nivel de
atención al cliente que Drooms podía ofrecer.
Los equipos de atención al cliente y gestión de
proyecto de Drooms gestionaron la configuración íntegra del data room, incluida
la subida de documentos y la organización de
los archivos. Drooms se encargó de todo el
proceso de principio a fin. El resultado fue un
data room bien estructurado y sin fisuras, listo
para ser compartido con los compradores.
Otro beneficio que destacó inmediatamente
fue la potente herramienta de Q&A de
Drooms. Tradicionalmente, el proceso de Q&A
(preguntas y respuestas) durante la
formalización de acuerdos se hace por correo
electrónico o por medio de una hoja de Excel,
por lo que es un proceso ineficiente y
susceptible a riesgos de seguridad. Con
Drooms, las preguntas de los licitadores
pueden derivarse a los expertos en la materia
del equipo, y todas las preguntas pueden ser
revisada miembros concretos del equipo antes
de divulgarlas. Todas las preguntas y
respuestas, por tanto, se procesan dentro de la
plataforma. Esto optimiza el proceso y elimina
el potencial de error humano, los hilos
múltiples de conversación, el trabajo
duplicado y las vulneraciones de seguridad o
confidencialidad.
El acuerdo se cerró en tan solo 51
días a pesar de la enorme cantidad de datos y número de actores implicados. Además de los
17 participantes de Sterr-Kölln & Partner y
OSTWIND, hubo más de 400 usuarios externos
de las diversas partes interesadas activos en la
plataforma de Drooms. Se formularon y
respondieron más de 2600 preguntas durante
el proceso de Q&A. En total, se subieron más
de un millón de páginas al data room. La
solución de Drooms causó particular
impresión por su fácil usabilidad. Incluso sin
conocimientos técnicos previos, la intuitiva
interfaz del usuario era fácil de utilizar.
Además, el servicio de atención al cliente de
Drooms estuvo disponible día y noche durante
todo el proceso para aclarar cualquier
pregunta y dar soporte.
«Drooms es tan fácil de usar que cualquiera
puede empezar a trabajar con la herramienta
sin gran necesidad de formación» - Julia
Braun, asociada en Sterr-Kölln & Partner.
Dado que el proceso de la transacción tenía
unos plazos muy ajustados de tiempo, la
integración e implementación de Drooms tenían que ser rápidas. En menos de una
semana, todos los datos estaban integrados
en el nuevo data room. Para ello hubo que
almacenar los datos en dispositivos de
memoria físicos y enviarlos a Drooms para
que, a continuación, el equipo de gestión de
proyecto los subiera directamente al nuevo
data room. En la mayoría de los casos, el
cliente sube directamente los documentos a
su data room. Debido al gran volumen de
documentación y a las constricciones de
tiempo de este proyecto, el equipo de gestión
de proyecto de Drooms se hizo cargo de dicho
proceso.
Desde el momento en que los datos se
enviaron a Drooms, el proceso quedó
completamente automatizado para el cliente,
sin que Sterr-Kölln & Partner tuviera que
dedicarle más recursos. No fue necesario
realizar una preselección para limitar los datos,
ya que Drooms ofreció espacio de
almacenamiento suficiente para todos. Esto
significa que, más adelante en el proceso, los
participantes pudieron decidir por sí mismos a
qué documentos querían acceder. Drooms
ofreció un servicio de atención al cliente
excepcional, desde el contacto inicial hasta el
despliegue del data room, por lo que el
proceso se desarrolló sin obstáculos y
rápidamente.
El proceso de Q&A también se habilitó con
premura. El equipo gestor de proyecto
configuró procesos de trabajo que dirigirían
ciertas preguntas a la persona de contacto
adecuada o al departamento responsable, y
las respuestas pasarían por un proceso de
aprobación final antes de divulgarse. Drooms
es la única solución en el mercado que ofrece
una herramienta de Q&A con este nivel de
funcionalidad. Teniendo en cuenta el gran
número de partes involucradas en este
proceso, la herramienta demostró ser crucial
para Sterr-Kölln & Partner.
«El equipo de atención al cliente nos brindó
una asistencia ejemplar. Gracias a esto,
pudimos concentrar nuestro tiempo y
atención en otras tareas importantes en el
proceso de la transacción. El equipo de
Drooms fue sumamente atento; siempre que
necesitamos que nos respondieran a una
pregunta, lo teníamos disponible con tan solo
una llamada o correo electrónico» - Julia
Braun, asociada de Sterr-Kölln & Partner.
Sin Drooms, el cierre con éxito de la
transacción que gestionó Sterr-Kölln & Partner
no habría sido posible en tan poco tiempo.
Drooms ayudo al bufete a procesar la ingente
cantidad de datos y a estructurarlos de modo
simple y accesible en su propia plataforma.
Para configurar su solución, Sterr-Kölln & Partner se sirvió del equipo de gestión de
proyectos de Drooms a fin de ayudar a
organizar y subir los documentos y recibió
ayuda de este en cada paso del proceso. El
equipo también configuró los procesos de
trabajo de Q&A que permitieron al bufete
navegar por el gran volumen de preguntas de
las partes interesadas. El equipo de Sterr-Kölln
& Partner pudo dirigir las preguntas a los
expertos en la materia relevantes y
responderlas rápidamente para mantener alto
el interés de los potenciales compradores. El
resultado final fue una venta fluida y rápida de
OSTWIND.
