Après avoir évalué plusieurs solutions de
dataroom, Sterr-Kölln & Partner a découvert
Drooms. Contrairement à d'autres
fournisseurs, Drooms a démontré qu'il était
capable de gérer les volumes de données et la
structure complexe de ce projet. Sterr-Kölln &
Partner a été particulièrement impressionné
par le niveau d'assistance à la clientèle offert
par Drooms. Son équipe Drooms Customer
Success a géré la mise en place complète
d'une dataroom, incluant le téléchargement
de tous les documents et l'organisation des
fichiers. Drooms a tout pris en charge, du
début à la fin. Son équipe a créé rapidement
une dataroom parfaitement structurée avec
une grande attention au détail, prête au
partage pour tous les acheteurs.
Drooms se distingue aussi par un avantage clé
: la puissance de son outil de questionsréponses. Traditionnellement, les questionsréponses sont échangées par courriel ou des
fichiers Excel, ce qui les expose à des risques
et à des inefficacités. Sur une plateforme
Drooms, les questions des soumissionnaires
peuvent être transmises à des experts de
l'équipe client. Toutes les réponses sont
examinées par d'autres spécialistes du client
avant d'être diffusées. Toutes les questions et
réponses sont gérées au sein de la plateforme.
Cette approche unifiée rationalise le processus
et élimine les risques d'erreurs humaines,
limite le nombre de fils de conversation, évite
la duplication des efforts, ainsi que les risques
de violation de la sécurité ou de la
confidentialité.
Cette transaction a été
réalisée en 51 jours seulement, malgré le
volume impressionnant des données et le
nombre d'acteurs impliqués. Outre les 17
participants de Sterr-Kölln & Partner et
d'OSTWIND, plus de 400 utilisateurs externes
représentant différentes parties ont utilisé la
plateforme Drooms. Le processus de
questions-réponses a géré et répondu à 2 600
requêtes. Au total, plus d'un million de pages
ont été téléchargées dans la dataroom. La
solution Drooms a particulièrement impressionné par sa facilité d'utilisation.
Même lorsque les utilisateurs n'ont pas de
connaissances techniques, son interface
assure une utilisation toujours simple et
intuitive. En outre, l'équipe Drooms Customer
Success est restée disponible 24 heures sur 24.
Tout au long du processus, ils ont répondu aux
questions et apporté l'assistance attendue.
« Drooms est si facile à utiliser que n'importe
qui peut commencer à travailler avec l'outil
sans passer par une formation excessive » -
Julia Braun, associée de Sterr-Kölln & Partner.
Compte tenu des contraintes de temps du
projet, Drooms devait fournir une intégration
et une mise en œuvre très rapides. En moins
d'une semaine, toutes les données ont été
intégrées dans la nouvelle dataroom. Ce processus combine l'enregistrement des
données sur des disques durs, leur envoi à
Drooms, et leur téléchargement direct sur la
nouvelle dataroom par l'équipe Customer
Success. Dans la plupart des cas, le client
télécharge lui-même ses documents
directement dans sa dataroom. Mais compte
tenu du volume et des délais inhabituels de ce
projet, l'équipe Customer Success a pris en
charge ce processus.
Après l'envoi des données à Drooms, le
processus est entièrement automatisé et
Sterr-Kölln & Partner n'a pas eu besoin
d'investir dans d'autres ressources. Drooms
offre un espace de stockage suffisant pour
toutes les données et évite ainsi leur limitation
et l'étape de la pré-sélection. Par conséquent
pendant les processus ultérieurs, les parties
prenantes peuvent choisir indépendamment
et sans restriction tous les documents qu'elles
souhaitent consulter. Drooms assure un
service client remarquable. Du premier
contact au déploiement de la dataroom, le
processus s'est déroulé rapidement et sans
frictions.
La mise en place du processus de questionsréponses a aussi été rapide. L'équipe
Customer Success crée des flux de travail pour
diriger les questions vers le spécialiste ou le
service concerné. Les réponses sont soumises
à un processus d'approbation finale avant
d'être diffusées. Drooms est actuellement la
seule solution sur le marché qui offre un outil
Q&R avec un tel niveau de fonctionnalité.
Compte tenu du nombre de parties
impliquées dans ce projet, cet outil s'est avéré
crucial pour Sterr-Kölln & Partner.
« L'assistance de l'équipe Customer Success a
été exemplaire. Grâce à elle, nous avons pu
investir nos efforts et notre temps dans
d'autres tâches clés de la transaction. L'équipe
Drooms est très réactive. Pour chacune de
toutes nos questions, un seul coup de fil ou un
seul e-mail a toujours suffit » - Julia Braun,
associée de Sterr-Kölln & Partner.
Sans Drooms, cette transaction gérée par
Sterr-Kölln & Partner n'aurait pas été possible
dans des délais aussi contraignants. Avec
Drooms, Sterr-Kölln a pu traiter et structurer
d'importants volumes de données pour offrir
un accès et une exploitation simples sur une
plateforme unifiée. Lors de la mise en place de
sa solution, Sterr-Kölln & Partner s'est appuyé
sur l'équipe Drooms Customer Success pour
télécharger et organiser ses documents, qui
lui a apporté une assistance en continu à
chaque étape. Les flux de questions-réponses
mis en place ont permis de gérer avec
efficacité le nombre impressionnant de
questions posées par les parties intéressées. L'équipe de Sterr-Kölln & Partner a donc pu
canaliser les questions vers les experts
concernés et apporter des réponses rapides
afin de maintenir l'intérêt des acheteurs
potentiels au plus haut niveau possible. La
dataroom Drooms a ainsi largement contribué
à une transaction réussie, rapide et sans
frictions.