Drooms
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FAQ

Die FAQ enthalten häufig gestellte Fragen zu Drooms, die von der Registrierung bis hin zur Nutzung der Software weiterhelfen.

Allgemeines

Wer ist Drooms?

Drooms ist der führende Spezialist für Softwarelösungen und Serviceleistungen im Zusammenhang mit sensiblen Unternehmensdaten. Mit unserem eigens entwickelten virtuellen Datenraum ermöglichen wir unseren Kunden den kontrollierten Zugang zu hochvertraulichen Dokumenten über die eigenen Unternehmensgrenzen hinweg.

Was ist Drooms?

Drooms ist eine digitale Kommunikationsplattform, die den kontrollierten Zugang auch zu großen Mengen an hochvertraulichen Dokumenten ermöglicht. So können unterschiedliche interne und/oder externe Parteien je nach Berechtigung sicher Einsicht auf sensible Firmendokumente und Unterlagen nehmen.

Wie nutze ich Drooms?

Alle Nutzer, die zu einem Datenraum von Drooms eingeladen werden, erhalten eine diesbezügliche Einladungs-E-Mail. Für Erstnutzer von Drooms enthält die Einladung einen Link zu unserer Registrierungsseite. Nach der Registrierung werden die Nutzer automatisch zur Anmeldeseite für Drooms weitergeleitet (https://web.drooms.com). Damit Sie von allen Möglichkeiten profitieren, die Ihnen Drooms bietet, empfehlen wir unsere Video Tutorials.

Von wem habe ich den Zugang zum Datenraum erhalten?

Wir dürfen keine Informationen bezüglich unseres Kunden nennen. Sobald Sie den Datenraum betreten wird sich Ihnen aber höchstwahrscheinlich anhand der eingestellten Dokumente der Hintergrund erschließen.

Registrierung

Wieso wird mein Passwort nicht vom System akzeptiert?

Passwörter müssen mindestens 10 Zeichen haben, sowie:

  • Mindestens einen Großbuchstaben A-Z
  • Mindestens einen Kleinbuchstaben a-z
  • Mindestens ein Sonderzeichen
  • Mindestens eine Zahl 0-9
Wie kann ich mich registrieren?

Wenn Sie eine Einladung zum Datenraum erhalten haben, können Sie den Registrierungsprozess einfach mit einem Klick auf den Link ‚Registrierung‘ starten. Legen Sie ein Passwort fest und ergänzen Sie die Nutzerdaten, zum Schluss loggen Sie sich unter web.drooms.com in den Datenraum ein.

Ich habe mein Passwort vergessen.

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie unter folgendem Link ihr Passwort zurücksetzen: https://web.drooms.com/forgot-password

Ich habe keine Einladungsemail erhalten.

Falls Sie die Bestätigungs-E-Mail nicht innerhalb von 24 Stunden erhalten haben, überprüfen Sie zuerst Ihren Spam-Filter bzw. den Ordner, in dem unerwünschte Mails aufgefangen werden. Falls Sie Spam-Software verwenden, sollten Sie die Domain drooms.com zu Ihrer Liste genehmigter Absender hinzufügen. Damit gewährleisten Sie, dass wichtige Informationen zur Benutzung von Drooms Sie erreichen können. Gerne senden wir Ihnen die Einladung erneut zu. Sie erreichen uns unter der Rufnummer +49 (0)69 478 640 299 oder per Email an support@drooms.com.

Installation

Wie kann ich die Applikation Drooms installieren?

Folgen Sie einfach den im Installationsassistenten beschriebenen Schritten. Alle Schritte werden in der Kurzanleitung zur Installation erläutert.

Mir fehlen die Berechtigungen zur Installation.

Wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Administrator vor Ort.

Benutzung

Wie erhält man weitere Zugänge zu einem Drooms-Projekt?

Für die Freischaltung weiterer Zugänge wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner auf der Verkäuferseite.

Wie kann ich Dokumente drucken?

Zum Drucken nutzen Sie bitte die Druckfunktion im Kontextmenü oder die Schaltfläche „Drucken“ in der Dokumentanzeige oben (erscheint wenn die Maus darüber bewegt wird).

Ich kann die gewünschten Dokumente nicht ausdrucken.

Es kann sein, dass das Berechtigungsprofil keine Druckfreigabe vorsieht. Für die Erweiterung Ihrer Berechtigungen im Datenraum kontaktieren Sie bitte die Verkäuferseite.

Wie kann ich Dokumente speichern?

Zum Speichern nutzen Sie bitte die Speicherfunktion im Kontextmenü oder die Schaltfläche „Speichern“ in der Dokumentanzeige oben (erscheint wenn die Maus darüber bewegt wird).

Ich kann die gewünschten Dokumente nicht speichern.

Es kann sein, dass Ihr Berechtigungsprofil keine Speicherfreigabe vorsieht. Für die Erweiterung Ihrer Berechtigungen im Datenraum kontaktieren Sie bitte die Verkäuferseite.

Wie kann ich über neue Ereignisse informiert werden?

Mit der Funktion “Benachrichtigungen” oben rechts im Benutzermenü können Sie sich über neue und aktualisierte Dokumente im Datenraum informieren lassen.

Verfügt Drooms über eine Handy-App?

Die Drooms-Anwendung ist für iOS-Geräte zum Download verfügbar. Laden Sie sie einfach über den App Store herunter und prüfen, suchen, übersetzen, teilen, bearbeiten, erstellen und löschen Sie Dateien und Ordner ganz bequem von unterwegs.

Online Shop

Wie kann ich einen Account für den Drooms Onlineshop anlegen?

Um bei uns ein Onlineshop-Konto zu erstellen, klicken Sie bitte ganz oben rechts auf dem Bildschirm in der Kopfzeile auf „Sign in“ (Anmeldung) und anschließend auf „Register“ (Registrierung). Füllen Sie die Pflichtfelder aus und klicken Sie dann auf „Get Started now“ (Starten Sie jetzt). Daraufhin wird Ihnen eine Aktivierungs-E-Mail zugeschickt. Klicken Sie in dieser bitte auf die Schaltfläche „Activate your account“ (Zugang aktivieren), um Ihr Konto freizuschalten. Sie werden dann automatisch zur Anmeldeseite weitergeleitet.

Ich habe einen Account für den Onlineshop von Drooms angelegt, doch ich kann mich nicht anmelden. Was soll ich tun?

Falls Sie sich bereits für den Drooms Shop registriert haben, ist es möglich, dass Sie Ihr Konto noch nicht aktiviert haben. Bitte suchen Sie nach der Kontoaktivierungs-E-Mail, die wir Ihnen automatisch gesendet haben und schalten Sie Ihr Konto frei. Falls Sie diese E-Mail nicht erhalten haben, kontaktieren Sie bitte support@drooms.com.

Was soll ich machen, wenn ich mich mit der falschen E-Mail-Adresse registriert habe und ich mich jetzt nicht im Drooms Shop anmelden kann?

Falls Sie sich versehentlich mit der falschen E-Mail-Adresse registriert haben, kontaktieren Sie bitte support@drooms.com.

Welche Leistungen sind in dem Datenraum enthalten, den ich im Onlineshop bestellen kann, und wie viel kostet das?

Der Preis für den Datenraum „PRO“ beträgt 12,90 €* pro Nutzer und Monat. Mindestens zehn Nutzer sind in den Leistungen inbegriffen. Der Datenraum umfasst auch vier kostenlose Features:

• Branding

• Notes & Highlights

• Suche

• Zwei-Faktor-Authentifizierung

Weitere Informationen finden Sie auf der Shop Homepage: https://shop.drooms.com/home

*Wenn als Währung USD $, GBP £ oder CHF gewählt wurde, wird beim Kauf ein Anhaltswert als Preis angezeigt.

Ist der Datenraum „PRO“ inklusive Support durch Drooms?

Bei technischen Fragen können Sie unser Support-Team täglich rund um die Uhr unter der folgenden E-Mail-Adresse kontaktieren: support@drooms.com . Bitte beachten Sie, dass in den Leistungen nur ein Support per E-Mail enthalten ist.

Was ist der Unterschied zwischen den Webshop-Produkten „PRO“ und „Custom“?

Die beiden Datenräume unterscheiden sich hauptsächlich in der Art des enthaltenen Supports und somit auch im Preis. Beim „Custom“-Datenraum haben Kunden Anspruch auf umfassenden Support per E-Mail und Telefon, beim Produkt „PRO“ auf technischen Support per E-Mail. Es gibt darüber hinaus noch zusätzlich Leistungen, die im „Custom“-Datenraum enthalten sind, wie zum Beispiel Schulungen für Onboarding und Verwaltung. Eine kostenlose Vorbereitungszeit, unbeschränkte Nutzeranzahl und inbegriffene Datenraumarchive zählen zu den weiteren Vorteilen. Weitere Informationen erhalten Sie bei unserem Vertriebsteam unter: https://drooms.com/en/about/contact-us

Kann ich weitere Features hinzufügen und wie viel kostet das?

Ja, neben den vier kostenlosen Features, die bereits enthalten sind, können Sie Ihrem Datenraum noch folgende hinzufügen:

• Fragen & Antworten (Q&A)

• Index-Allokation • Dokumentenübersetzung

• Erweiterte Berechtigungen

Bitte beachten Sie, dass jedes weitere hinzugefügte Feature 5 € pro Nutzer und Monat kostet.

Kann ich Features, die ich für den Datenraum zugekauft habe, stornieren oder austauschen?

Nein, wenn Sie einmal zusätzliche Features gekauft haben, ist es nicht mehr möglich, sie zu entfernen oder auszutauschen.

Wie hoch ist die Mindest- und die Höchstanzahl an Nutzerlizenzen, die ich für den in Ihrem Webshop erhältlichen Datenraum kaufen kann?

Die Mindestanzahl der Nutzerlizenzen beträgt zehn und die Höchstzahl, die in ein und demselben Kaufvorgang erworben werden kann, ist 100.

Wo kann ich die Anzahl der ungenutzten Nutzerlizenzen finden, die ich in meinem „PRO“-Datenraum noch übrig habe?

Melden Sie sich im Shop an und klicken Sie auf den Reiter „Nutzerkonto“. In der Datenraum-Kachel können Sie dann die Zahl der noch ungenutzten Nutzerlizenzen sehen.

Kann ich die Anzahl meiner Nutzerlizenzen reduzieren? Wenn ja, wann tritt die Änderung in Kraft?

Ja, Sie können die Anzahl der Nutzerlizenzen bis auf die verbindliche Mindesthöhe von zehn senken. Diese müssen jedoch erst aus dem Datenraum entfernt werden. Wichtiger Hinweis: Bei einem Downgrade von Nutzerlizenzen während des laufenden Rechnungsmonats tritt die Änderung umgehend in Kraft, der Rechnungsbetrag wird aber erst bei der nächsten Rechnung reduziert.

Wie kann ich von meinem Datenraum „Free“ auf „PRO“ upgraden?

Gehen Sie in unserem Onlineshop auf die Seite „Nutzerkonto“ und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Upgrade to Pro“ (Auf Pro upgraden). Es öffnet sich dann ein Fenster mit den Upgrade-Optionen. Klicken Sie dann auf „Buy now“ (Jetzt bestellen). Schneidern Sie anschließend den Datenraum auf Ihre Bedürfnisse zu und gehen Sie dann zur Kasse. Alle Daten, die Sie im „Free“-Datenraum hochgeladen haben, stehen dann auch in der Upgrade-Version des Datenraums zur Verfügung. Bitte achten Sie darauf, dass Sie keinen völlig neuen Datenraum bestellen, falls Sie die Daten behalten wollen.

Mein kostenloser Testzeitraum ist abgelaufen. Kann ich immer noch meinen „Free“-Datenraum upgraden?

Ja, ein Upgrade des „Free“-Datenraums kann noch bis zu vier Wochen nach Ablauf des Testzeitraums erfolgen. Danach wird der Datenraum gelöscht.

Bekomme ich Geld zurück, wenn ich Nutzerlizenzen zwischen zwei Rechnungsdaten downgrade?

Nein, wir leiten keine Rückerstattung in die Wege, wenn Sie die Anzahl der Nutzerlizenzen reduzieren, die Sie besitzen. Dies gilt selbst bei einem Downgrade von Nutzerlizenzen an demselben Tag, an dem sie erworben wurden.

Welcher Unterschied besteht zwischen einem Downgrade der Nutzerlizenzen und der Sperrung von Nutzern?

Ein Downgrade von Nutzerlizenzen hat Auswirkungen auf den monatlich gezahlten Betrag. Die Sperrung von Nutzern wirkt sich nur auf den zum Datenraum gewährten Zugang aus. Das heißt konkret, dass Sie nach wie vor für die gesperrten (zeitweise eingeschränkten) Nutzer zahlen müssen. Um ein Downgrade von Nutzerlizenzen zu ermöglichen, müssen Sie allerdings zuerst den Zugang der betreffenden Nutzer zum Datenraum sperren (falls die jeweiligen Lizenzen genutzt werden). Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte den allgemeinen Geschäftsbedingungen für den Drooms Webshop.

Kann der Datenraumeigentümer geändert werden?

Ja, wenden Sie sich hierzu an unser Support-Team unter: support@drooms.com. Um einen neuen Datenraumeigentümer zuzuordnen, sollte die betreffende Person im Onlineshop registriert sein und eine Zahlungsmethode festgelegt haben.

Was passiert bei einem Upgrade auf den Datenraum „Custom“ mit der Rechnung?

Das Abonnement/ die Rechnungen für den Webshop werden eingestellt.

Wie lange ist der Abonnementszeitraum für den „PRO“-Datenraum?

Kunden des Datenraums „Pro“ erhalten jeden Monat zum gleichen Tag eine Rechnung für wiederkehrende Zahlungen. Wenn Sie zum Beispiel einen Datenraum am 25. Mai bestellt haben, würden Sie die nächste Rechnung am 25. Juni um 00:00 Uhr erhalten. Nur in besonderen Fällen, beispielsweise wenn Sie einen Datenraum am 31. eines Monats bestellt haben, würden Sie die Rechnung in den Monaten mit nur 30 Tagen jeweils am 30. erhalten. Eine Kündigung ist monatlich möglich!

Kann ich für eine demnächst fällige Rechnung die Währung ändern, in der ich bezahlen möchte?

Nein, die Währung, die Sie bei Ihrem allerersten Zahlungsprozess gewählt haben, ist als Standardwährung für alle Zahlungen eingestellt. Die Währung hängt zudem von dem Land der Rechnungsadresse ab.

Welche Zahlungsweisen können verwendet werden, damit der Bezahlvorgang erfolgreich abgewickelt werden kann?

Zurzeit unterstützen wir Zahlungen mit MasterCard, Visa und Paypal. Demnächst werden noch lokale Zahlungsmethoden verfügbar sein.

Ich habe im Shop mehrere Zahlungsmethoden eingerichtet. Welche ist die Standardmethode?

Die Standard-Zahlungsweise ist mit „Default“ (Standard) gekennzeichnet. Sie können jedoch jederzeit eine neue Zahlungsmethode hinzufügen und sie gleich oder später als „Standard“ kennzeichnen. Falls es nur eine Zahlungsweise gibt, muss diese die Standardmethode sein. Ihre Zahlungsweisen können Sie im Shop unter „Settings“ (Einstellungen) verwalten. Falls eine Kreditkarte als die erste oder als neue Standard-Zahlungsmethode ausgewählt wurde, ist eine Identitätsprüfung des Kunden mittels dem 3D Secure-Verfahren erforderlich.

Wie funktioniert 3D Secure?

Jeder Onlinehändler, der die Option einer Zahlung per Kreditkarte anbietet, muss das 3D Secure-Verfahren implementieren. Dabei handelt es sich im Grunde um eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, bei der die Eingabe eines Codes erforderlich ist, der dem Kunden von seiner Bank per SMS zugesandt wird.

Kann ich Zahlungsweisen löschen, die ich bereits eingerichtet habe?

Ja, gehen Sie bitte hierzu auf die Seite „Settings“ (Einstellungen) und wählen Sie dort in der Zahlungsmethodenkachel unter „More“ (Mehr) die verfügbare Option aus. Allerdings ist dies nur bei Zahlungsmethoden möglich, die nicht als „Standard“ gekennzeichnet sind. Wenn Sie daher eine Standard-Zahlungsmethode löschen möchten, legen Sie bitte erst eine andere Zahlungsweise als Standardmethode fest.

Was passiert, wenn eine wiederkehrende Zahlung wegen eines Fehlers nicht erfolgt?

Falls eine wiederkehrende Zahlung aus irgendeinem Grund nicht erfolgt, sperren wir automatisch alle Zugänge für Nutzer zur Plattform, bis die Zahlung beglichen wurde. In diesem Falle informieren wir Sie per E-Mail über die nächsten Schritte, die zu unternehmen sind. Sobald das Problem der Zahlungsmethode gelöst ist, versuchen Sie bitte noch einmal, die Zahlung durchzuführen, indem Sie auf der Seite „Billing“ (Abrechnung) auf „Retry“ (Wiederholen) klicken. Falls der Datenraum einen Monat nach einer nicht erfolgten wiederkehrenden Zahlung immer noch nicht bezahlt wurde, wird der Datenraum archiviert/ dauerhaft gelöscht.

Wo kann ich den Abrechnungsverlauf finden?

Die Seite „Abrechnung“ steht nur dem Datenraumeigentümer zur Verfügung. Melden Sie sich im Webshop an und klicken Sie auf den Reiter „Billing“ (Abrechnung) in der Navigationsleiste. Dort können Sie auf den Abrechnungsverlauf als PDF oder Excel-Tabelle zugreifen (vom ersten. Tag bis zur letzten gestellten Rechnung).

Wo kann ich das Datum der nächsten wiederkehrenden Rechnung finden?

Das Datum der nächsten Rechnung wird im Webshop unten auf der Seite „Nutzerkonto“ angezeigt.

Ist es möglich, die Rechnungsadresse zu ändern?

Ja, gehen Sie dazu auf die Seite „Settings“ (Einstellungen) und klicken dann im Zahlungsmethodenfenster auf „More“ (Mehr). Wählen Sie anschließend „Edit billing address“ (Rechnungsadresse bearbeiten) aus. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern.

Kann ein Datenraum vor dem Datum einer wiederkehrenden Rechnung storniert werden? Wenn ja, erhalte ich dann Geld zurück?

Ja, Sie können online auf der Seite „Nutzerkonto“ bei dem betreffenden Datenraum auf „More“ (Mehr) und dann auf „Cancel data room“ (Datenraum stornieren) klicken. Wir erstatten jedoch keine Gebühren zurück. Da Sie für den Datenraum im Voraus bezahlen, können Sie ihn bis zum Ende des Rechnungs- bzw. Abonnementszeitraums nutzen. Danach wird der Datenraum geschlossen und das Abonnement endet.

Kann ich einen stornierten Datenraum wieder aktivieren?

Ja, ein stornierter Datenraum kann ganz einfach wieder aktiviert werden, indem Sie auf der Seite „Nutzerkonto“ auf die Schaltfläche „Reactivate“ (Reaktivieren) klicken. Falls Sie aber den stornierten Datenraum nicht vor dem nächsten Rechnungsdatum (das neben der Schaltfläche „Reactivate“ (Reaktivieren) angezeigt wird) wieder aktivieren, wird der Datenraum geschlossen.

Kann ich einen geschlossenen Datenraum wieder aktivieren?

Ja, Sie können Ihren Datenraum noch bis zu vier Wochen nach der Schließung wieder aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche „Reactivate“ (Reaktivieren) klicken. In diesem Fall müssen Sie anschließend zur Kasse gehen und einen anteiligen Betrag bis zum nächsten Rechnungsdatum zahlen. Das Rechnungsdatum ändert sich nicht. Die Frist für die Reaktivierung eines Datenraums wird neben der Schaltfläche „Reactivate“ (Reaktivieren) in der Datenraumkachel angezeigt. Nach dieser Frist wird der Datenraum, falls er nicht wieder aktiviert wurde, gelöscht/ archiviert.

Kann ich einen unbezahlten Raum stornieren?

Nein, falls ein Raum nicht bezahlt und der Betrag nicht bis zum nächsten Rechnungsmonat beglichen wurde, wird das Abonnement automatisch storniert.