KI im Asset Management: Erst gehen lernen, dann laufen

Künstliche Intelligenz beweist zunehmend ihr transformatives Potenzial in der Vermögensverwaltung. Da sich die Transaktionszeiten im Immobilienbereich verlängern – kürzlich von durchschnittlich342 auf 363 Tage–, ist das Versprechen der KI, Prozesse zu beschleunigen, Erkenntnisse zu gewinnen und zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren, überzeugender denn je. Um diese Vorteile nutzen zu können, müssen Unternehmen jedoch nicht nur auf eine schnelle Einführung setzen, sondern vor allem auf eine intelligente Umsetzung und sinnvolle Veränderungen.

KI-Einführung: Wo stehen wir derzeit?

Die Investitionen in KI sind stark: Umfragen vom CFA Institute, BNY Mellon und EY zeigen, dass 70 bis 80 % der Vermögensverwalter in KI investieren, aber normalerweise nur ein Viertel ihre Fähigkeiten als ausgereift einschätzt oder sich bei der Nutzung von KI sehr sicher fühlt. Warum diese Diskrepanz? Die Erfahrung zeigt, dass KI zwar bei bestimmten Aufgaben wie der Dokumentenprüfung oder der Due Diligence super ist, eine breite, selbstbewusste Integration aber durch kulturelle und operative Herausforderungen gebremst wird, nicht nur durch technologische.

Wert schaffen: Wie KI in der Praxis wirkt

• Automatisierung von Routineaufgaben:KI ist derzeit am effektivsten bei der Automatisierung sich wiederholender manueller Arbeiten, wie beispielsweise dem Durchsuchen von Dokumenten für Due Diligence oder Compliance-Prüfungen. Dadurch werden Vermögensverwalter und Rechtsberater entlastet, sodass sie sich auf Analysen, Verhandlungen und Strategien konzentrieren können.
• Kürzere Abschlusszeiten: Mit KI-gesteuerten Plattformen kann man Infos viel schneller abrufen, organisieren und analysieren, was allein in der Due Diligence-Phase Wochen einspart. In der Praxis verkürzen KI-basierte Plattformen die Zeit für die Dokumentenprüfung um 50 % oder mehr.
• Kosten und Wettbewerbsfähigkeit:Durch die Optimierung der Vorarbeit konnten Unternehmen ihre Rechtskosten senken und mehr Deals gleichzeitig bearbeiten. In einigen Fällen wird KI jedoch eher zur Schau als aus praktischen Gründen eingesetzt – der Fokus muss auf messbaren Verbesserungen liegen, nicht auf Hype.

Grundlagen sind wichtig: Datenbereitschaft ist entscheidend

Trotz Fortschritten sind die meisten Firmen immer noch nicht wirklich „deal ready“. Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass etwa 60 bis 70 % der Kunden keine gut organisierten Unterlagen haben und ihre Infos nicht an einem zentralen Ort speichern. Deshalb dauert die eigentliche Vorbereitungsphase für einen Deal länger, weil erst die Unterlagen gesucht, überprüft und aktualisiert werden müssen. Die Immobilienbranche hat Probleme mit der Datenverwaltung, weil das Erfassen und Aktualisieren von Daten oft als nervige Verwaltungsarbeit unterschätzt wird. Fragmentierte und schlecht strukturierte Daten sind nach wie vor ein hartnäckiges Problem, das unter anderem folgende Schwierigkeiten mit sich bringt:

• Daten, die über mehrere, nicht miteinander verbundene Systeme gespeichert sind
• Es fehlt an Standards und klaren Regeln.
• Unzureichende Transparenz darüber, welche Unterlagen verfügbar sind (oder fehlen)

Ohne diese Grundlagen kann KI allein keine Wunderlösungen liefern – Daten müssen von Anfang an strukturiert und zentralisiert sein. Egal wie leistungsfähig ein KI-Tool auch sein mag, es ist nur so effektiv wie die Informationen, mit denen es arbeitet.

Die Rolle der KI bei der Beschleunigung von Geschäftsabschlüssen und darüber hinaus

KI ist zwar kein Allheilmittel, kann jedoch bestimmte aufwendige Prozesse erheblich beschleunigen. Zum Beispiel:

• KI-gestützte Dokumentenzusammenfassungen können die Due Diligence um bis zu 50 % beschleunigen, auch wenn die aktuellen Tools noch nicht 100 % genau sind und menschliche Überwachung brauchen, um die Ergebnisse zu checken. Die Überprüfung kann nur klappen, wenn das KI-Tool seine Quellen offenlegt.
• KI hilft dabei, Rechtskosten zu senken, indem sie Informationen zusammenstellt und strukturiert, damit Anwälte diese effizienter prüfen können.
• Das Pipeline-Management und die Validierung sind Schlüsselbereiche, in denen KI die Produktivität schrittweise steigern kann.

Trotzdem bleibt die KI-Halluzination (wenn KI ungenaue oder erfundene Inhalte macht) ein Problem, was zeigt, dass menschliche Überprüfung und Verantwortung in Arbeitsabläufen immer noch wichtig sind. Validierung, Kontext und ethisches Urteilsvermögen sind nach wie vor die Hauptstärken des Menschen. Technologie wird Entscheidungsträger nicht ersetzen, sondern ihnen helfen, sich auf den Aufbau von Beziehungen und Strategien zu konzentrieren.

Transparenz ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, nicht nur für interne Nutzer, sondern auch für Kunden und Aufsichtsbehörden. Vermögensverwalter müssen wissen, wie Entscheidungen getroffen wurden, welche Daten verwendet wurden und wo Einschränkungen oder Risiken bestehen.

Hindernisse überwinden: Vertrauen, Bewusstsein und Veränderungsmanagement

Viele Akteure im Immobiliensektor haben KI noch nicht vollständig eingeführt und führen dafür folgende Gründe an:

• Mangelndes Bewusstsein für verfügbare KI-Tools.
• Begrenzte interne Strukturen und Prozesse zur Unterstützung der KI-Implementierung.
• Misstrauen gegenüber KI-Plattformen, insbesondere solchen für Verbraucher wie ChatGPT, im Vergleich zu Lösungen für Unternehmen.
• Lange IT-Genehmigungsprozesse, die die schnelle Einführung neuer Technologien behindern.

Risikomanagement durch gründliche Bewertung der Tools, einschließlich der Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Ermittlung der Speicherorte von Daten und der Durchführung einer Due Diligence vor der Einführung sind wichtige bewährte Verfahren.

Erste Schritte: Empfehlungen für Vermögensverwalter

Um die Vorteile der KI voll auszuschöpfen, sollten sich Unternehmen auf folgende Grundsätze konzentrieren:

• Daten zentralisieren und standardisieren: Schaffen Sie eine„Single Source of Truth“mit strukturierter, aktueller Dokumentation.
• Investieren Sie in Data Governance: Starke Managementpraktiken bilden die Grundlage jeder erfolgreichen KI-Anwendung.
• Transparenz priorisieren: Verwenden Sie Plattformen, die Prüfpfade und eine klare Berichterstattung unterstützen.
• Setzen Sie sich realistische Ziele: Nutzen Sie KI da, wo sie echte Verbesserungen bringt, wie zum Beispiel bei der Verkürzung von Due-Diligence-Zeiten oder der Optimierung von Dokumentenprüfungen.
• Fördern Sie die menschliche Kontrolle: Beziehen Sie Menschen ein, um Ergebnisse zu überprüfen, zu validieren und zu erklären – und so Vertrauen und Zuversicht aufzubauen. Nutze Plattformen, auf denen die Quellen für die generierten Inhalte geteilt werden.
• Datenschutz gewährleisten: Verwenden Sie nur Plattformen, die nachweislich überfortschrittliche Sicherheitsmaßnahmenverfügen und zum Schutz vertraulicher Informationen entwickelt wurden.
• Setzen Sie spezielle Datenexperten ein: Einen eigenen Datenmanager einzustellen kann die Ergebnisse echt verbessern.

Fazit: Schrittweise Innovationen schaffen langfristigen Wert.

KI bietet der Vermögensverwaltung einen evolutionären Weg zu mehr Effizienz, besserer Kapitalbeschaffung und schnelleren, zuverlässigeren Geschäftsabschlüssen. Dieser Weg erfordert schrittweise Fortschritte, die auf einer soliden Dateninfrastruktur, menschlicher Aufsicht und branchenübergreifender Zusammenarbeit basieren.

Die Unternehmen, die den größten Mehrwert erzielen, werden diejenigen sein, die eine durchdachte KI-Integration mit einer starken Datenverwaltung und klaren Verantwortlichkeiten verbinden – und dabei bewusst Schritt für Schritt vorgehen, bevor sie sich in das Abenteuer stürzen. Wir bei Drooms sind weiterhin bestrebt, Vermögensverwalter auf diesem Weg zu unterstützen, indem wir eine sichere, benutzerfreundliche digitale Plattform bereitstellen, die für zukunftssichere Geschäftsabschlüsse und Vermögensverwaltungsabläufe ausgelegt ist. 

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