Ein virtueller Datenraum oder Datenraum ist eine Cloud-Lösung, die speziell für die sichere Speicherung und Weitergabe vertraulicher Geschäftsinformationen entwickelt wurde. Datenräume bieten spezifische Funktionen wie erweiterte Berechtigungen, Q&A-Tool, Notizen und Bookmarks sowie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Wasserzeichen. Obwohl virtuelle Datenräume traditionell für Finanztransaktionen, IPOs und Immobilien Lifecycle-Management genutzt werden, haben sich die Anwendungsfälle in den letzten zehn Jahren ausgeweitet. Potenziell sind Datenräume für jedes Unternehmen, das sich mit der sicheren Management seiner Dokumentation befasst, von Interesse. Heutzutage bauen Anbieter von Datenräumen zunehmend auf Maschine Learning Technologie und erweitern so ihr Angebot um Features wie die automatische Dokumentenübersetzung, Findings Manager und die automatische Red Flag Analyse.
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Alles, was Sie über virtuelle Datenräume wissen müssen
Was Sie bei der Auswahl eines Datenraumanbieters beachten sollten
Ein Datenraum ist ein Ort, an dem vertrauliche Geschäftsdokumente aufbewahrt werden. Dieses Konzept ist online gegangen – virtuelle Datenräume sind heutzutage die Norm und sind anstelle von physischen Datenräumen getreten.
Wie der Name vermuten lässt, ist ein virtueller Datenraum ein Ort, der zur Speicherung sensibler Dokumente dient. Sofern eine Internetverbindung besteht, kann der Datenraum jederzeit und überall abgerufen werden. Unternehmen, die eine Due Diligence-Prüfung ausführen müssen, verwenden normalerweise virtuelle Datenräume. Zudem dienen Datenräume auf vielfältige Weise der Zusammenarbeit zwischen Business Stakeholdern, zum Beispiel bei M&A-Transaktionen oder Joint Venture-Investitionen, bei Kommunikationen zwischen Vorstandsmitgliedern oder auch bei Patent- oder Lizenzverfahren, usw.
Im Grunde ist ein Datenraum sinnvoll für alle möglichen Projekte, die Sicherheit und Professionalität beim Speichern, Verwalten und Austauschen von Dokumenten erfordern.
Die Wahl eines geeigneten Datenraumanbieters ist ausschlaggebend für den Erfolg eines Projekts. Mit dem richtigen Provider fügen Sie Ihren vertraulichen Geschäftsdokumenten eine weitere Sicherheitsebene hinzu. Außerdem wirkt sich der richtige Datenraum positiv auf den Erfolg der Zusammenarbeit oder Transaktion aus.
Welche Funktionalitäten sollte ein Datenraum haben?
Auch wenn sich die Konzepte und Funktionalitäten unterschiedlicher Datenräume ähneln, hat doch jeder Provider und jeder Datenraum Funktionen, die auf bestimmte Anwendungsfälle zugeschnitten sind. Da jeder Nutzer zudem seine eigenen Erwartungen und Bedürfnisse mitbringt, ist es oftmals unmöglich, genau festzunageln, welches die wichtigsten Merkmale eines Datenraums sind – dies kommt ganz individuell auf das jeweilige Projekt und den betreffenden Nutzer an.
Dennoch haben virtuelle Datenräume eine bestimmte Kernfunktion: Das leichte und sichere Hochladen sowie Speichern und Verwalten zahlreicher Dateien. Bei den Dateien kann es sich um alles Mögliche handeln, von Dokumenten über Geschäftsschreiben bis hin zu Diagramme; in einem Datenraum können Informationen aller Art ausgetauscht werden. Wichtig ist, dass das Ganze reibungslos und sicher vonstattengeht.
Intuitive Handhabung steht in allen Fällen im Vordergrund. Bietet der virtuelle Datenraum einfache und leicht verständliche Workflows, wird das Nutzererlebnis positiv ausfallen, was wiederum zwangsläufig erhebliche Auswirkungen auf den Erfolg der Verhandlungen haben wird. Ist das Setup im Datenraum hingegen nicht intuitiv und einfach, müssen Projektteilnehmer größere Anstrengungen unternehmen, um Dateien hochzuladen, zu speichern und zu verwalten, was den Projektfluss behindern und verlangsamen kann.
Es gibt noch weitere nützliche Funktionalitäten, die berücksichtigt werden sollten:
Erweiterte Nutzerrechte, Automatisierungs-Tools, Audit-Protokoll und andere Reporting-Funktionen, Sicherheits-Features.
Erweiterte Nutzerrechte
In einem virtuellen Datenraum können Sie den Nutzern unterschiedliche Nutzerrechte einräumen. Sie können entscheiden, wer Dokumente ansehen, speichern oder editieren kann.
Automatisierungs-Tools
Provider haben die Automatisierung diverser Prozesse entwickelt. Diese Tools werden meist in Projekten eingesetzt, bei denen große Mengen an Dokumenten analysiert werden müssen. Mithilfe dieser automatisierten Prozesse können die Informationen für eine schnellere Analyse problemlos gefiltert werden.
Audit-Protokoll und andere Reporting-Funktionen
Die Nutzung des Datenraums kann auch mittels Audit-Protokollierung überwacht werden. Diese Funktion zeigt alle Nutzer an, die sich in den Datenraum eingeloggt haben, und informiert über deren Aktivitäten. Audit-Funktionen liefern detaillierte Informationen, die dazu beitragen, Unstimmigkeiten zu eliminieren und Compliance zu gewährleisten.
Sicherheits-Features
Datenräume bieten auch eine Reihe von Sicherheitsfunktionen. Dazu gehören Dokumenten-Backups und Zugriffsbeschränkungen für bestimmte Nutzer. Außerdem bieten virtuelle Datenräume sichere Serverstandorte zum Schutz vor Hacking.
Was kostet ein virtueller Datenraum?
Die Kosten eines virtuellen Datenraums sind abhängig vom jeweiligen Provider. Einige Anbieter bieten kostenlose Testversionen an. So können Nutzer das Produkt zunächst testen und eine fundierte Entscheidung über die Tauglichkeit des Datenraums für ein bestimmtes Projekt treffen.
Viele Provider bieten virtuelle Datenräume mit einer monatlichen Gebühr und flexiblen Kündigungsfristen an. Flatrates sind ebenfalls erhältlich. Manche Provider haben auch personalisierte Angebote im Programm, die individuelle Aspekte wie die monatlich in Anspruch genommene Datenmenge, die Anzahl der im Datenraum aktiven Nutzer, sowie spezifische Anforderungen berücksichtigen.
Es gibt einen bestimmten, einfachen Unterschied zwischen Standardspeicherung in der Cloud und einem virtuellem Datenraum: Zum Hochladen und Austauschen nicht-vertraulicher Dokumente kann eine herkömmliche Cloud-Speicherung durchaus die kosteneffektivere Lösung sein. Wenn Sie jedoch mit sensiblen Informationen umgehen, komplizierte Nutzerrechteverwaltung und Q&A-Funktionen benötigen oder große Mengen an Dokumenten verwalten, benötigen Sie einen virtuellen Datenraum.
Bei der Einschätzung der Kosten sollten Sie sich die folgenden drei Fragen stellen:
Welche Datenraumfunktionen
benötige ich?
Brauchen Sie vielleicht nur eine Datenspeicherung, oder benötigen Sie gesteigerte Sicherheitsfunktionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung?
Welche art von Kundenservice
benötige ich?
Provider bieten unterschiedlichen Level für Kundenservice – manche sind rund um die Uhr erreichbar, wogegen andere eine begrenzte Erreichbarkeit bieten. Außerdem gibt es Unterschiede bei der Art und Weise, in der Sie mit dem Provider in Kontakt treten können. Bestimmte Provider bieten eine Reihe von Kontaktmethoden - von Telefon bis hin zu Skype.
Welche Art von Projekten
will ich im Datenraum ausführen?
Für einmalige Projekte werden Sie weniger ausgeben wollen als für laufende oder besonders geschäftskritische Projekte. Außerdem müssen Sie abwägen, ob Dateien für Ihre Projekte ohne gesteigerte Sicherheitsfunktionen ausgetauscht werden können.
Wie finden Sie den Datenraum-Provider, der richtig für Sie ist?
Neben den oben aufgeführten Kriterien sollten Sie auch auf die Zertifizierungen der Provider achten. Für den Umgang mit sensiblen Informationen sollten Sie sich an einen anerkannten Provider halten. Ferner können Software-Bewertungsplattformen wie Capterra nützlich sein, um die Meinungen anderer Nutzer über unterschiedliche Datenraumanbieter herauszufinden. So haben Sie einen Überblick über die positiven und negativen Aspekte des betreffenden Datenraums.
Berücksichtigen Sie auch Empfehlungen – möglicherweise können Kollegen und Bekannte Ihnen von Erfahrungen mit Datenraumanbietern für spezifische Projekte berichten. So können Sie besser einschätzen, ob ein bestimmter Provider für Ihr Projekt geeignet ist.
Vor diesem Hintergrund dürften Sie in der Lage sein, den richtigen Datenraum für Ihre vertraulichen Dokumente und den Gesamterfolg Ihres Projekts zu finden.
Was ist ein Datenraum für M&A?
Alle Corporate Finance-Transaktionen erfordern den Austausch vertraulicher Informationen, und in diesen zeitkritischen Situationen können Datenräume durchaus nützlich sein. Besonders, was M&A-Deals angeht: Hier müssen hochsensible Dokumente unter Experten ausgetauscht werden, um eine ordnungsgemäße Due Diligence durchführen zu können. In M&A-Datenräumen stehen Effizienz und Sicherheit an oberster Stelle.
Ein Datenraum für M&A Transaktionen hilft Nutzern, jeden Schritt des Prozesses von der Gewährleistungsphase bis hin zur Compliance zu verwalten. Sogenannte Transaktionsdatenräume umfassen wichtige Funktionen wie Q&A und Dokumentenübersetzung in Echtzeit.
Mithilfe des integrierten Q&A-Tools können Experten alle an sie gerichteten Fragen schnell beantworten. Die Kommunikation ist schneller, klarer und führt zu einem nachhaltigeren Kommunikationsfluss. Probleme werden überwacht und Fragen gelöst, wodurch der M&A-Prozess unter Wahrung der vollen Vertraulichkeit zügig vorangetrieben wird.
Mit Dokumentenübersetzung in Echtzeit können Sie auch die Probleme bewältigen, die mit globalen M&A-Deals einhergehen: Sprache ist kein Hindernis mehr – Texte werden in Echtzeit übersetzt, wodurch Verständnis und Transparenz gefördert werden.
