1. Wann/wofür verwenden Sie Datenräume?
In Extenso Finance & Transmission are specialist consultants for property sales, M&A transactions, MBOs and financing, mainly for SMEs, their shareholders and directors. We are the leading French facilitators in the small market, i.e. transactions valued at between EUR 1-50 million. Over the past ten years, we have carried out almost 700 transactions, of which 60 were concluded in 2018. In this context, our company uses several Drooms data rooms to ensure the complete security of the huge volume of information that we manage in a fast, simple and efficient way. Beyond this, data rooms allow us to control the diffusion of information we hold, users can consult only the documents which their respective group is authorised to view, as defined by us.
2. Was sind in Ihrem Fall die größten Vorteile beim Einsatz von VDRs?
Durch die Nutzung eines Datenraums kann der Transaktions-Workflow natürlich effizienter verwaltet werden, insbesondere durch die Vermeidung von Arbeitssilos. Wenn der Käufer die Due Diligence abgeschlossen hat, kann ein Angebot abgegeben werden. Damit dies geschehen kann, muss der potenzielle Käufer in der Lage sein, schnell und von jedem Ort aus auf die Daten zuzugreifen. Bei Immobilienverkäufen müssen beispielsweise alle Dokumente, die das Unternehmen beschreiben, verfügbar und klar aufgelistet sein. Der Vorteil der Arbeit mit einem Datenraum besteht darin, dass die bereits intern verfügbaren Daten auch extern für einen Käufer mit nur wenigen Klicks zugänglich gemacht werden können. Der Datenraum ermöglicht es In Extenso, die Beziehung angemessen zu verwalten, zunächst zwischen In Extenso und seinem Kunden und dann zwischen In Extenso und dem/den Käufer(n).
3. What features do you use the most and why?
Wir kaufen Datenräume im Frühstadium von Transaktionen, wenn noch wenige Personen daran beteiligt sind, meist über den Online-Shop. Sobald eine Transaktion mehr Personal erfordert, besorgen wir uns die Lösung „Corporate“ oder „Enterprise“ mit allen Modulen, die wahren Mehrwert für den Transaktionszyklus bieten. In beiden Fällen sind die unserer Meinung nach nützlichsten Module die Aktivitätsberichte. Wir können einsehen, welche Dokumente aufgerufen wurden (oder nicht) und von wem – entweder den Käufern oder den Prüfern –, wann das passiert ist und wie lange sie geöffnet waren. So erhalten wir umfangreiche Transparenz und große Effizienz, besonders beim Verhandlungsmanagement.
4. Welche Funktionen sind Ihrer Ansicht nach die praktischsten oder innovativsten?
Neben den Berichten zu Benutzeraktivitäten spart die automatische Indexierung viel Zeit: Man kann Dateien einfach mittels Drag & Drop von der Festplatte in den Datenraum übertragen, wo sie dann automatisch indexiert und in Unterdateien angeordnet werden. So können wir uns sicher sein, dass die Architektur unserer Datenbank auch im Datenraum gespiegelt wird. Damit vermeiden wir doppelten Vorbereitungsaufwand. Auch dieQ&A-Funktion ist sehr praktisch, wenn Verhandlungen möglichst schnell voranschreiten sollen. Sie spart allen Beteiligten auf lange Sicht viel Geld.
5. Welchen Rat würden Sie Einsteigern zur Verwendung von VDR geben?
Datenräume sind meistens sehr intuitiv und man benötigt kein spezielles Fachwissen. Einen Tipp haben wir jedoch: Stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen aller Benutzergruppen schon während der Vorbereitungen festgelegt werden, noch bevor Sie Einladungen für den Zugriff auf den Datenraum verschicken. Sobald ein Benutzer einmal Zugriff hat, ist es oft schwierig, Berechtigungen im Nachhinein zu ändern und der betroffenen Partei dann erklären zu müssen, dass ein Dokument, auf das sie zuvor zugreifen konnte, jetzt nicht mehr zugänglich ist.
6. Würden Sie Drooms empfehlen?
Wir stiegen aus den oben genannten Gründen (intuitives System, Kontrolle, Geschwindigkeit usw.) für unseren Datenraumbedarf auf Drooms um. Ein weiterer riesiger Vorteil von Drooms ist der umfassende Support: Es sind rund um die Uhr mehrsprachige Projektmanager verfügbar, die die Arbeitsbedingungen in unserer Branche gut kennen. Außerdem können sie im Handumdrehen Kopien des Datenraums auf DVD oder einem USB-Speicher erstellen, die nach Abschluss eines Deals an alle beteiligten Stakeholder verschickt werden.
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