1. Quand / dans quel but utilisez-vous une Dataroom dans votre activité ?
In Extenso Finance & Transmission are specialist consultants for property sales, M&A transactions, MBOs and financing, mainly for SMEs, their shareholders and directors. We are the leading French facilitators in the small market, i.e. transactions valued at between EUR 1-50 million. Over the past ten years, we have carried out almost 700 transactions, of which 60 were concluded in 2018. In this context, our company uses several Drooms data rooms to ensure the complete security of the huge volume of information that we manage in a fast, simple and efficient way. Beyond this, data rooms allow us to control the diffusion of information we hold, users can consult only the documents which their respective group is authorised to view, as defined by us.
2. Quels sont les principaux avantages de l’utilisation d’une Dataroom dans votre travail ?
Using a data room obviously allows the transactional workflow to be managed with greater efficiency, in particular, by avoiding work silos. When the purchaser has completed the due diligence process, an offer can be made. In order for this to happen, the potential purchaser(s) need to be able to access the data quickly and from any location. For example, with property sales, all the documents describing the company must be available and clearly listed. The advantage of working with a data room is that the data already available internally, can also be made accessible externally to a purchaser in just a few clicks. In effect, the data room allows In Extenso to appropriately manage the relationship, firstly between In Extenso and its client and then, between In Extenso and the purchaser(s).
3. What features do you use the most and why?
We mainly purchase data rooms via the online shop for the purpose of preparing early stage transactions when relatively few people are involved. As soon as the transaction demands more personnel, we take the “Corporate”/ “Enterprise” solution with all the features that genuinely add value to the transaction lifecycle. In both cases, the features we find most useful are the activity reports. We can see which documents have been viewed (or not) and by whom, either the purchasers or the auditors, when this took place and for how long. This is certainly an advantage in terms of transparency and efficiency, especially when it comes to managing negotiations.
4. Quels outils de la Dataroom trouvez-vous les plus pratiques ? les plus innovants ?
Au-delà des rapports d’activités des utilisateurs, l’indexation automatique apporte un vrai gain de temps : un simple « glisser-déposer » des dossiers depuis le bureau de l’ordinateur vers la Dataroom, et cette dernière va les indexer en respectant les sous-dossiers. Ainsi, nous sommes certains que l’architecture mise en place lors de notre collecte de données sera respectée au sein de la dataroom, évitant ainsi toute redondance dans notre travail préparatoire. Le Q&A est également extrêmement pratique pour faire avancer les négociations en amont et faire ainsi économiser du temps - et donc de l’argent- à toutes les parties impliquées.
5. Quel conseil donneriez-vous à un débutant utilisant une Dataroom ?
L’utilisation est intuitive et ne requiert aucune connaissance poussée en informatique. Cependant, notre conseil utile se situe lors de la phase de préparation : assurez-vous d’avoir correctement défini les permissions des groupes d’utilisateurs avant de leur envoyer les invitations pour la dataroom. En effet, une fois l’utilisateur connecté, il est toujours plus délicat de devoir modifier a posteriori les permissions pour ensuite devoir justifier auprès de celui-ci pourquoi tel ou tel document qui était jusqu’à présent disponible, lui est à présent caché.
6. Recommanderiez-vous Drooms ?
Nous avons changé de fournisseur de Dataroom pour Drooms pour plusieurs raisons évoquées précédemment (intuitivité, contrôle, rapidité, etc.). Cependant, un des atouts majeurs de Drooms réside dans son réseau de support client. Ce dernier est composé de chargé de projets qui connaissent les conditions de travail de notre secteur, ils sont multilingues, disponibles 24/7. Surtout, ils peuvent rapidement rédiger des certificats de conformité Drooms qu’ils joignent aux copies DVD ou USB de la dataroom transmises aux différentes parties lorsqu’une transaction se termine.
Pour choisir la solution qui vous convient, pourquoi ne pas découvrir notre boutique en ligne?
