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Compliance – Drooms Code of Conduct / Hinweisgebersystem

Drooms Code of Conduct

Ein wichtiger Teil unserer Compliance Organisation ist unser Unternehmenskodex „Drooms Code of Conduct“. Die Drooms Unternehmensgruppe hat ihre Grundwerte und ethischen Normen wie Integrität und Gesetzestreue in ihrem Drooms Verhaltenskodex festgehalten. An diesen Grundwerten orientiert sich unsere Unternehmenskultur.

Unser Unternehmenskodex bietet einen klaren Rahmen für unsere Entscheidungen und Handlungen. Das Drooms Management und alle Mitarbeiter*innen müssen sich an die darin festgelegten Grundsätze halten und dazu beitragen, dass wir unserer unternehmerischen Verantwortung und unseren ethischen Standards bei der täglichen Arbeit gerecht werden.

Laden Sie den Drooms Code of Conduct hier herunter.

Compliance Meldeverfahren

Unser Compliance-Meldeverfahren ist neben dem Drooms Code of Conduct ein wichtiger Baustein unseres Compliance Management Systems. Durch unethisches, illegales und unverantwortliches Handeln wird der Drooms Unternehmensgruppe und seinen Stakeholdern, d. h. Kunden, Anteilseigner, Dienstleister, Partner und Mitarbeiter*innen, geschadet. Aus diesem Grund ist die Mithilfe durch Hinweisgeber ein wichtiger Baustein in der Bekämpfung und Prävention von illegalen und zweifelhaften Handlungen.

Es gibt mehrere Anlaufstellen, an die sich unsere Mitarbeiter*innen, Geschäftspartner, Kunden und Dienstleister wenden können, wenn sie auf mögliche Compliance Verstöße in Bezug auf unsere Unternehmensgruppe hinweisen wollen.

Neben der allgemeinen Anlaufstelle für unsere Mitarbeiter*innen, d.h. der direkten Meldung an ihre unmittelbaren Vorgesetzten oder an das Drooms Legal- oder Infosec-Team, stellt Drooms zusätzlich sowohl für Mitarbeiter*innen als auch für andere Stakholder ein elektronisches Hinweisgebersystem zur Verfügung. Dieses ermöglicht eine geschützte Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und der bei Drooms für Compliance Meldungen zuständigen Stelle. Hinweisgeber entscheiden dabei selbst, ob sie ihren Namen angeben oder anonym bleiben möchten.

Zum elektronischen Hinweisgebersystem

Integrity Plattform

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FAQ

Wer sollte unser Hinweisgebersystem nutzen?

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, der/die konkrete Kenntnis von illegalen oder zweifelhaften Handlungen erhält, sollte unser Hinweisgebersystem nutzen, wenn er/ sie das Thema nicht mit seinem/ ihrem Vorgesetzten besprechen kann.

Aber auch jeder andere Drooms-Stakeholder, d. h. Kunde, Anteilseigner, Dienstleister, Partner etc., der Kenntnis von illegalen oder zweifelhaften Handlungen erhält, kann diese Information über unser Hinweisgebersystem kommunizieren.

Durch Nichtbeachten und Ignorieren werden sowohl der Schaden als auch die Frustration über eine Fehlentwicklung nur größer.

Wir versichern, dass integres Verhalten zu keiner Zeit zu einer Benachteiligung führt.

Das System darf jedoch nicht dazu verwendet werden, wissentlich falsche oder verleumderische Hinweise oder Informationen abzugeben.

Welche Verstöße sollten über unser Hinweisgebersystem berichtet werden?

Über die Hotline können rechtswidrige Handlungen und Unterlassungen in Bezug auf die Drooms Unternehmensgruppe gemeldet werden, wie z.B. Informationen zu Verstößen in folgenden Bereichen:

  • Betrugs- und Vermögensdelikte (wie Diebstahl, Bestechungen und geldwerte Zuwendungen, Betrug, Unterschlagung)
  • Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten
  • Verletzung von Vertraulichkeit und Geschäftsgeheimnissen
  • Interessenkonflikte
  • Verletzung von Kartell- und/oder Wettbewerbsrecht; Verletzung von Urheberrecht; Verletzung von Markenrechten
  • Verstöße gegen Geldwäschevorschriften; Insiderhandel
  • Manipulation im Rahmen der Rechnungslegung
  • Umweltschutz
  • Gesundheit, Arbeitssicherheit und Betriebssicherheit
  • Mobbing und Diskriminierung am Arbeitsplatz
  • Verstöße gegen Sicherheit von Netz- und Informationssystemen

Achtung: Unser Hinweisgebersystem ist nicht zu verwenden für Fragen oder Reklamationen unseren Customer Support Service oder unseren Technical Support Service betreffend.

In diesen Fällen wenden Sie sich bitte an:

Technical Support (Fehlermeldungen):

Unser Hinweisgebersystem ist auch kein Notfall-Service.

Wie können Hinweise abgegeben werden?

Hinweise können über unser elektronisches Hinweisgebersystem oder telefonisch an unsere Hinweisgeber-Hotline abgegeben werden.

Der Hinweisgeber kann eine telefonische Meldung über unsere Hinweisgeber-Hotline anrufen: +49 69 9999 8839, Mo.-Fr.: 09-17 Uhr

Wir empfehlen, Hinweise über unser elektronisches Hinweisgebersystem abzugeben. Der Aufruf des elektronischen Hinweisgebersystems über unsere Webseite wird nicht getrackt, so dass Sie anonym Meldung abgeben können und eine Rückverfolgung nicht möglich ist.

Zugang zu unserem elektronischen Hinweisgebersystem erhalten Sie auch über folgenden QR-Code:

Können Hinweise anonym abgegeben werden und was passiert mit personenbezogenen Daten, wenn der Hinweisgeber diese angegeben hat?

Ja, Meldungen über unser elektronisches Hinweisgebersystem erfolgen anonym, wenn der Hinweisgeber bei seiner Meldung keine personenbezogenen Daten angibt. Meldungen können dann nicht zurückverfolgt werden. Auf Wunsch des Hinweisgebers kann er während des gesamten Prozesses anonym bleiben und trotzdem mit der bei Drooms für die Compliance-Meldung zuständigen Stelle kommunizieren.

Falls der Hinweisgeber bei der Meldung freiwillig personenbezogene Daten angibt, ist Verantwortlicher für die Verarbeitung dieser Daten die Drooms GmbH, Eschersheimer Landstr. 6, 60322 Frankfurt am Main, Deutschland. Den Datenschutzbeauftragten der Drooms GmbH erreichen Sie unter dataprotection@drooms.com. Drooms GmbH nutzt das elektronische Hinweisgebersystem von LegalTegrity GmbH, Frankfurt, mit der eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurden. Daten werden in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Eine Verarbeitung erfolgt nur für den Zweck der Untersuchung des Vorfalls und um den Hinweisgeber bei Rückfragen kontaktieren zu können. Die Speicherdauer orientiert sich je nach Fall an gesetzlichen zivilrechtlichen und strafrechtlichen Verjährungsfristen. Die Daten werden innerhalb der Drooms Unternehmensgruppe nur Personen zugänglich gemacht, die Zugang zu den Daten haben müssen, um den Vorfall untersuchen zu können. Der Hinweisgeber hat das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten sowie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzbehörde.

Was passiert, nachdem der Hinwiesgeber eine Information an uns gegeben haben?

Hinweise, die über unser Hinweisgebersystem gemeldet werden, gehen bei der für Compliance-Meldungen zuständigen Stelle, unserem Legal & Infosec Team der Drooms GmbH, ein und werden dort entsprechend geprüft. Der Hinweisgeber erhält innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen eine Meldung über den Eingang seines Hinweises und über den Fortgang/Ausgang der Untersuchung.

Selbst wenn der Hinweisgeber anonym bleibt und uns seine Kontaktdaten nicht mitteilen möchte, kann er über unser elektronisches Hinweisgebersystem mit uns kommunizieren und auch weiterführende Fragen stellen sowie Informationen über den Fortgang der Untersuchung erhalten. Der Hinweisgeber erhält bei seiner Meldung einen individuellen PIN, über den er anonym das elektronische Hinweisgebersystem erneut aufrufen und Daten zu seinem Hinweis und unsere Antworten darauf sehen kann.