Balancing security and efficiency in data rooms

Wie der Drooms AI Assistant die Vertraulichkeit gewährleistet

Zeit ist Geld – und bei M&A-Transaktionen sowie der Due Diligence im Immobilienbereich gilt das ebenso für die Datensicherheit. Die Einhaltung der DSGVO und des EU-KI-Gesetzes (EU AI Act) zu gewährleisten und gleichzeitig vertrauliche Deals zu sichern, wird immer komplexer. Unsere Plattformstatistiken für 2024 zeigen einen Anstieg des Seitenvolumens pro Transaktion um 18,2 %. Daher benötigen Unternehmen Lösungen, die nicht nur die Due Diligence und die Vorbereitung von Deals beschleunigen, sondern auch die Sicherheit vertraulicher Informationen gewährleisten. Hier kommt der Drooms AI Assistant ins Spiel: ein hochmodernes Tool, das Effizienz mit robustem Datenschutz verbindet und neue Standards für die Due Diligence setzt. Der Drooms AI Assistant geht auf die traditionellen KI-Sicherheitsherausforderungen ein und hält regulatorische Standards wie DSGVO oder das KI-Gesetz ein, um Unternehmen dabei zu unterstützen, intelligentere, schnellere und sicherere Entscheidungen zu treffen.

Warum ist Datenschutz bei M&A Transaktionen und anderen vertraulichen Deals wichtig?

Bei M&A- und Immobilientransaktionen werden große Mengen vertraulicher Informationen ausgetauscht. Finanzberichte, rechtliche Dokumente und sensible Vertragsbedingungen werden oft in virtuellen Datenräumen gespeichert, wo sie vor unbefugtem Zugriff, Datenlecks und Verstößen gegen die Compliance geschützt werden.

Die größten Herausforderungen

• Datengefährdung: Mit dem digitalen Austausch vertraulicher Daten steigt das Risiko von Datenschutzverletzungen. Während virtuelle Datenräume wie Drooms mit granularen Zugriffsrechten und Audit-Trails hervorragenden Schutz und Transparenz bieten, laden Buy-Side-Akteure oft Daten herunter und nutzen externe (KI-)Tools, die möglicherweise nicht konform sind.
• Einhaltung von Vorschriften: Die Nichteinhaltung von Vorschriften wie der General Data Protection Regulation (DSGVO) hat schwerwiegende Folgen für den Ruf und führt zu hohen Strafen. Die US-Börsenaufsichtsbehörde (SEC) hat kürzlich acht Wertpapierfirmen mit Geldstrafen in Höhe von insgesamt 63 Millionen Dollar belegt, weil sie ihren Mitarbeitern erlaubten, Geschäfte auf nicht konformen Plattformen zu tätigen.
• Operative Verzögerungen: Auf der anderen Seite verlangsamen zu komplexe Sicherheitsprozesse und traditionelle manuelle Dokumentenprüfungen die Due Diligence und die Vorbereitung von Deals. So besteht das Risiko, Chancen zu verpassen.

Um diese Herausforderungen zu meistern, müssen moderne Lösungen die Effizienz der KI für die Dokumentenprüfung mit den robusten Sicherheitsmaßnahmen direkt in die sichere Datenraumumgebung integrieren.

Warum externe KI-Tools im Vergleich zu sicheren Datenräumen versagen

Viele externe KI-Lösungen wie ChatGPT oder Deepseek werden in einer öffentlichen Cloud gehostet und sind nicht in der Lage, sensible Daten zu schützen. Häufige Fallstricke sind:

• Datenverarbeitung in einer öffentlichen Cloud: Öffentlich cloudbasierte KI-Plattformen nutzen gemeinsam genutzte, mandantenfähige Architekturen. Dies kann Bedenken hinsichtlich der Datenresidenz, der Souveränität und der Einhaltung von Vorschriften aufwerfen – insbesondere in Ländern, die ein lokales Datenhosting vorschreiben.
• Unbeabsichtigtes Datentraining: KI-Modelle von Drittanbietern verwenden Eingabedaten, um ihre Algorithmen kontinuierlich zu trainieren und zu verbessern. Dies kann dazu führen, dass vertrauliche Informationen in die Modellgewichte der KI eingebettet werden, was langfristige Sicherheitsrisiken birgt und eine echte Datenlöschung nahezu unmöglich macht.
• Keine Verwaltung der Zugriffsrechte:Datenräume bieten granulare Zugriffsrechte, die steuern, wer was wann sehen kann. Bei vielen KI-Plattformen fehlen in der Regel diese fein abgestuften Berechtigungseinstellungen, so dass ein unbefugter Zugriff auf vertrauliche Daten wahrscheinlicher ist.
• Keine Prüfpfade: Ohne umfassende Reporting-Funktionen wird es schwer, die Aktivitäten der Nutzer nachzuvollziehen, die Rechenschaftspflicht zu sichern und die Einhaltung von Vorschriften zu belegen – was bei regulierten M&A- und Immobilientransaktionen unerlässlich ist.
• Unzureichende Compliance-Maßnahmen: Viele öffentlich zugängliche KI-Plattformen bieten lediglich grundlegende Verschlüsselung und Zugangskontrollen, was sie für Transaktionen, die geistiges Eigentum, Geschäftsgeheimnisse oder persönliche Daten betreffen, unzureichend macht.

Im Gegensatz dazu arbeitet der Drooms AI Assistant vollständig innerhalb der sicheren Datenraumumgebung und gewährleistet die strikte Einhaltung von Zugriffsrechtskontrollen und Compliance-Anforderungen. Mit diesem Ansatz bleiben vertrauliche Deals vollständig in Ihrer Kontrolle und sind niemals den Sicherheitslücken ausgesetzt, die häufig bei öffentlichen externen KI-Lösungen auftreten.

Wie der Drooms AI Assistant die Sicherheit und Compliance verbessert

Der Drooms AI Assistant wurde von Grund auf entwickelt, um sowohl Effizienz als auch Datenschutz zu priorisieren. Folgend verändert er die Verwaltung vertraulicher Deals maßgeblich:

1. Sichere Datenraum-Integration

Im Gegensatz zu vielen KI-Lösungen, die Ihre Daten extern auf einer anderen Cloud-Plattform verarbeiten, ist der Drooms AI Assistant vollständig in den sicheren Drooms Datenraum integriert. Diese Integration stellt sicher, dass:

• Die Daten bleiben in-house: Der AI Assistant ist in den sicheren Datenraum von Drooms eingebettet. Die gesamte Verarbeitung erfolgt intern. So wird sichergestellt, dass sensible Daten niemals eine kontrollierte, verschlüsselte Umgebung mit Servern in Deutschland verlassen.
• Strenge Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Nutzer können auf die Daten und die KI-Funktionen zugreifen, wodurch das Risiko einer unbefugten Nutzung drastisch reduziert wird.

2. Datenschutz beim Training von KI-Modellen

Im Gegensatz zu vielen KI-Lösungen von Drittanbietern nutzt der Drooms AI Assistant die auf der Plattform verarbeiteten Daten nicht, um sein KI-Modell zu trainieren.

• Kein Datenleck:Ihre vertraulichen Informationen bleiben in ihrer sicheren Umgebung und werden niemals Teil eines KI-Trainingsdatensatzes. Ihre Daten können somit nicht durch KI-Inferenzen an Dritte gelangen.
• Bessere Kontrolle: Unternehmen behalten die volle Kontrolle über ihre Daten und stellen sicher, dass vertrauliche und sensible Informationen nicht versehentlich offengelegt oder in externen KI-Systemen wiederverwendet werden.

3. Einhaltung der DSGVO

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist in der heutigen digitalen Landschaft nicht mehr verhandelbar. Der Drooms AI Assistant hält sich an die strengen Standards der DSGVO:

• Datenschutz: Das System wurde unter Berücksichtigung des Datenschutzes entwickelt und behandelt persönliche und sensible Daten nach den höchsten Standards, die die DSGVO vorschreibt.
• Prüfpfade und Zustimmungsmanagement: Detaillierte Protokollierungs- und Zustimmungsmechanismen sorgen für vollständige Transparenz und Rechenschaftspflicht, die für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die rechtliche Prüfung von entscheidender Bedeutung sind.

4. Angleichung an das EU KI-Gesetz

Das kürzlich eingeführte EU-KI-Gesetz setzt neue Maßstäbe für die ethische und transparente Nutzung von KI. Zu den wichtigsten Aspekten des Gesetzes, die der Drooms AI Assistant berücksichtigt, gehören:

• Risikomanagement: Das System umfasst regelmäßige Risikobewertungen, um Schwachstellen zu identifizieren und die notwendigen Schutzmaßnahmen zu implementieren.
• Transparenz: Der AI Assistant nutzt die Retrieval-Augmented Generation (RAG), um direkt auf die Quelleninhalte zu verweisen. Das System zeigt genau an, woher die Daten stammen, erfüllt damit die Transparenzanforderungen des EU-KI-Gesetzes und gibt den Nutzern Einblick in die Entscheidungsfindung.
• Schutz der Nutzerrechte: Durch verständliche Erklärungen und kontextuelle Einblicke unterstützt der AI Assistant die Nutzer und sichert ihre Rechte gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

5. Erweiterte Sicherheitsprotokolle

Neben der Integration und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist der AI Assistant in unsere sichere Datenraumumgebung eingebettet, die modernste Sicherheitsmaßnahmen bietet:

• Verschlüsselung: Alle Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt und bieten so einen soliden Schutz vor Cyber-Bedrohungen.
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): MFA fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem es sicherstellt, dass nur verifizierte Nutzer auf wichtige Funktionen innerhalb des Datenraums zugreifen können.
• Regelmäßige Sicherheitsaudits: Kontinuierliche Überwachung und regelmäßige Audits tragen dazu bei, eine stabile Sicherheitslage aufrechtzuerhalten und mit den sich entwickelnden Bedrohungen der Cybersicherheit Schritt zu halten.

Effizienz trifft Sicherheit: Intelligentere und vertrauliche Workflows

Beim Drooms AI Assistant geht es nicht nur um Vertraulichkeit, sondern auch um die Beschleunigung von Workflows und die Beseitigung von Bottlenecks. Durch die Kombination von intelligenter Automatisierung und sicherer Verarbeitung können Fachleute schneller arbeiten, ohne das Risiko zu erhöhen.

Wichtige Produktivitätssteigerungen:

• Automatisierte Dokumentenprüfung: Der AI Assistant scannt, kategorisiert und extrahiert wichtige Erkenntnisse aus großen Mengen von Dokumenten in Echtzeit und reduziert so den manuellen Aufwand um bis zu 50%.
• Schnellere Due Diligence: Intelligente Datenextraktion hebt kritische Klauseln und Risiken hervor und optimiert so die Vorbereitung und Prüfung von Deals.
• Bessere Entscheidungsfindung: Sofortige Einblicke und kontextbezogene Verweise stellen sicher, dass die Nutzer die benötigten Informationen erhalten, ohne Berge von Unterlagen durchsuchen zu müssen.

Durch die Reduzierung zeitintensiver Aufgaben können sich Fachleute auf höherwertige strategische Analysen konzentrieren und gleichzeitig die volle Kontrolle über sensible Informationen behalten.

Warum sind Investitionen in sichere KI ein strategischer Vorteil?

In der heutigen wettbewerbsorientierten und stark regulierten Landschaft müssen Unternehmen ein Gleichgewicht zwischen Innovation und Risikomanagement finden. Sichere KI ist nicht nur eine Schutzmaßnahme, sondern auch ein „Business Enabler“. Deshalb sollten Entscheidungsträger die Einführung von KI in ihren Unternehmen priorisieren:

1. Wettbewerbsvorteil

• Unternehmen, die sichere KI einsetzen, beschleunigen den Abschluss von Deals und verschaffen sich so einen deutlichen Vorteil gegenüber Konkurrenten, die sich auf manuelle Prozesse oder unsichere KI-Modelle verlassen.
• Sichere KI ermöglicht schnellere, datengesteuerte Entscheidungen und positioniert Unternehmen als Marktführer.

2. Regulatorische Bereitschaft

• Die Einhaltung der DSGVO und des EU-KI-Gesetzes stellt sicher, dass Unternehmen kostspielige Bußgelder und Reputationsschäden vermeiden.
• Die frühzeitige Einführung von sicherer KI demonstriert das Engagement für verantwortungsvolle Innovation und zieht Investoren und Partner an.

3. Risikominderung

• Sichere KI minimiert die finanziellen und rechtlichen Risiken, die mit Datenschutzverletzungen und Compliance-Verstößen verbunden sind.
• Eine vertrauenswürdige KI-Lösung gibt den Beteiligten die Gewissheit, dass Vertraulichkeit und Sicherheit höchste Priorität haben.

4. Zukunftssichere Geschäftsabläufe

• Die Einführung von KI ist nicht mehr optional. Unternehmen, die KI nicht integrieren, werden bei der Effizienz und der Abwicklung von Deals zurückfallen.
• Eine frühzeitige Investition in sichere KI gewährleistet Stabilität, betriebliche Effizienz und langfristiges Wachstum.

Fazit

Angesichts der wachsenden Herausforderungen im Bereich der Datensicherheit und der zunehmenden Kontrolle durch Behörden ist die Einführung einer sicheren KI-Lösung wie dem Drooms AI Assistant nicht nur eine Option, sondern eine strategische Notwendigkeit. Unternehmen, die sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit in den Vordergrund stellen, werden in der Ära der digitalen Deals am besten aufgestellt sein.

Sind Sie bereit, KI in Ihren Deal-Prozess zu integrieren? Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren oder eine Demo anzufordern!