Una data room virtuale o, semplicemente, una data room, è una soluzione cloud specificatamente realizzata per la conservazione e la condivisione in sicurezza di informazioni commerciali riservate. Le data room sono dotate di funzioni specifiche tra cui le autorizzazioni di tipo avanzato, lo strumento per le domande e risposte (Q&A), le note e i segnalibri, l’autenticazione multifattoriale e l’applicazione di filigrane. Sebbene le data room virtuali vengano di solito utilizzate per le transazioni finanziarie, le offerte pubbliche iniziali (IPO) e per la gestione del ciclo di vita delle risorse immobiliari, nell’ultimo decennio si è assistito a uno sviluppo dei loro casi di utilizzo. Virtualmente, qualsiasi azienda che deve fare affidamento su una gestione sicura e mirata della sua documentazione può prendere in considerazione l’utilizzo delle data room. Attualmente, i fornitori di data room stanno integrando nei propri software la tecnologia di apprendimento automatico ampliando, in questo modo, la loro offerta per comprendere strumenti come la traduzione automatica dei documenti, la gestione dei risultati e l’analisi degli “allarmi rossi”.
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Che cos'è una data room?
Quali sono gli elementi da prendere in considerazione nella scelta della data room?
Una data room è un luogo nel quale conservare la documentazione aziendale riservata. Il concetto si è ora esteso alla sua gestione on-line. Le data room virtuali sono ormai una realtà in continuo sviluppo e possono sostituire in tutto e per tutto gli archivi fisici.
Come il nome stesso suggerisce, una data room virtuale è il luogo dove è possibile conservare i documenti riservati. La componente “virtuale” deriva dal fatto che la data room, sempre che sia disponibile una connessione Internet, sarà accessibile ovunque ci si trovi. Le aziende che devono eseguire analisi di due diligence e gestione delle risorse nel corso del loro ciclo di vita si affidano, di solito, alle data room virtuali. Le data room si dimostrano utili anche per la collaborazione dei diversi soggetti aziendali interessati. È il caso, per esempio, delle operazioni di fusione e acquisizione (M&A) o di investimenti in joint-venture, ma anche della gestione delle comunicazioni fra i componenti di un consiglio di amministrazione, o delle procedure per la richiesta di brevetti e delle trattative per la concessione/acquisizione di licenze ecc.
In sostanza, le data room potranno essere utilizzate per qualsiasi tipo di progetto che richieda la conservazione, la gestione e la condivisione sicura e professionale dei documenti.
La scelta del fornitore di data room adatto è un elemento essenziale per il successo di un progetto, e la valutazione di quello più appropriato consentirà di proteggere con un livello di sicurezza maggiore i documenti aziendali riservati. Inoltre, contribuisce significativamente al successo della cooperazione o della transazione.
Quali sono le funzioni che una data room dovrebbe offrire?
Il concetto generale e il funzionamento delle diverse data room può apparire simile, ma ogni fornitore e ogni data room prevede proprie funzioni applicabili a casi specifici. Ogni utente ha aspettative ed esigenze particolari e, quindi, è praticamente impossibile definire quali potrebbero essere le caratteristiche più importanti di una data room, in quanto sono strettamente connesse al progetto e all’utente.
Tuttavia, tutte le data room virtuali prevedono una funzione fondamentale per la trasmissione, il salvataggio e la gestione di più file in modo semplice e sicuro. Indipendentemente dal fatto che si tratti di documenti complessi o di comune corrispondenza commerciale e grafici, tutte le operazioni di trasferimento si verificheranno all’interno della data room. L’importante è che queste operazioni si svolgano in modo lineare e in sicurezza.
Un ruolo altrettanto importante lo gioca anche l’intuitività di utilizzo della data room. Se una data room virtuale ha un flusso di lavoro semplice e facile da comprendere, l’esperienza dell’utente sarà positiva. Questo, a sua volta, giocherà un ruolo importante nel successo delle negoziazioni. Se la procedura di impostazione della data room non è semplice e intuitiva, i partecipanti al progetto saranno meno facilitati durante i processi di trasmissione, salvataggio e gestione dei file, con un conseguente ritardo e rallentamento del flusso di lavoro del progetto.
Quanto costa una data room virtuale?
I costi di una data room virtuale possono essere molto diversi e dipendono dal fornitore. La possibilità di accesso di prova gratuito per 30 giorni consente agli utenti di provare il prodotto e di assumere le decisioni migliori sull’idoneità di una data room specifica.
Molti fornitori offrono data room virtuali sotto forma di abbonamento mensile e con periodi di disdetta flessibili. Drooms è l’unico fornitore di data room che consente di acquistare totalmente on-line una data room virtuale. Tramite il Negozio on-line gli utenti interessati potranno aprire una data room di piccole dimensioni a 99,00 €/mese alla quale potranno accedere 10 utenti. Ma vi sono anche soluzioni a prezzo fisso. Alcuni fornitori propongono offerte personalizzate con soluzioni che tengono in considerazione la quantità mensile dei dati gestiti, il numero di utenti che opereranno nella data room e altri requisiti specifici.
Qual'è la differenza tra cloud storage e data room virtuale?
La differenza fra una soluzione cloud storage e una data room virtuale è relativamente semplice da spiegare. Per la trasmissione e la condivisione di documenti non riservati, la soluzione più economicamente vantaggiosa potrebbe essere quella della semplice memorizzazione dei dati nel cloud, più comunemente chiamato cloud storage. Ma, quando si trattano informazioni sensibili, sarebbe opportuno orientarsi verso una soluzione che consenta di gestire diritti di accesso di tipo complesso e funzioni di Q&A oppure, in presenza di grandi quantità di documenti, sarebbe preferibile optare per l’attivazione di una data room virtuale dotata di ampie garanzie di sicurezza.
Tra gli standard di sicurezza riservati alle data room virtuali troviamo la certificazione ISO 27001:2013, volta a proteggere l'utente contro i rischi subiti dai dati e la conservaione dei dati nel territorio europeo in conformità con le norme relative al regolamento generale della protezione dei dati GDPR.
Come trovare il fornitore di data room più adatto?
Per una scelta migliore bisogna prendere in considerazione le certificazioni del fornitore. Quando si devono gestire dati sensibili, sarebbe opportuno affidarsi a un fornitore accreditato. Inoltre, potrebbero anche risultare utili le piattaforme per le valutazioni dei software, come Capterra, che consentono di accedere ai commenti espressi da altri utenti sui vari fornitori di data room. In questo modo sarà possibile valutare gli aspetti positivi e negativi della data room in questione.
Si dovrebbero anche prendere in considerazione eventuali referenti: i colleghi e i conoscenti possono essere un buon modo per condividere le loro esperienze con un determinato fornitore quando hanno dovuto gestire progetti specifici. Sarà così più facile rendersi conto se un particolare fornitore potrà soddisfare le esigenze specifiche del proprio progetto.
Tenendo presente quanto sopra, si sarà in grado di trovare la data room più adatta per la gestione della propria documentazione riservata e per il successo del progetto nel suo complesso.
Che cosa è una data room per le fusioni e acquisizioni (M&A)?
Tutte le transazioni finanziarie aziendali richiedono la condivisione di informazioni riservate e, in queste situazioni critiche, può risultare utile l’utilizzo di una data room. In particolare, quando si tratta di fusioni e acquisizioni che prevedono la presenza di documenti altamente sensibili da condividere con i vari esperti che dovranno eseguire correttamente la fase di due diligence. Le priorità assolute di una data room M&A sono l’efficienza e la sicurezza.
Una data room per le M&A aiuta a gestire ogni fase del processo, da quella delle garanzie fino a quella della conformità. Le data room per le transazioni sono dotate di importanti funzioni tra cui quelle per le domande e risposte (Q&A) e per la traduzione dei documenti in tempo reale.
Lo strumento Q&A integrato consente agli esperti di rispondere rapidamente ai quesiti che vengono loro inviati. La maggiore rapidità e trasparenza delle comunicazioni contribuisce a rendere più sostenibile il flusso delle comunicazioni. I problemi verranno monitorati e sarà possibile fornire una soluzione ai quesiti facendo procedere il processo di M&A nel rispetto delle condizioni di riservatezza totale.
La traduzione in tempo reale della documentazione consente anche di gestire operazioni di fusione e acquisizione a livello internazionale. La lingua non sarà più un ostacolo: i testi verranno tradotti in tempo reale contribuendo a migliorarne la comprensione e la trasparenza. In questa ricerca è possibile verificare le tre fasi principali e le offerte che possono garantire il successo di una transazione.
