Una data room virtuale o, semplicemente, una data room, è una soluzione cloud specificatamente realizzata per la conservazione e la condivisione in sicurezza di informazioni commerciali riservate. Le data room sono dotate di funzioni specifiche tra cui le autorizzazioni di tipo avanzato, lo strumento per le domande e risposte (Q&A), le note e i segnalibri, l’autenticazione multifattoriale e l’applicazione di filigrane. Sebbene le data room virtuali vengano di solito utilizzate per le transazioni finanziarie, le offerte pubbliche iniziali (IPO) e per la gestione del ciclo di vita delle risorse immobiliari, nell’ultimo decennio si è assistito a uno sviluppo dei loro casi di utilizzo. Virtualmente, qualsiasi azienda che deve fare affidamento su una gestione sicura e mirata della sua documentazione può prendere in considerazione l’utilizzo delle data room. Attualmente, i fornitori di data room stanno integrando nei propri software la tecnologia di apprendimento automatico ampliando, in questo modo, la loro offerta per comprendere strumenti come la traduzione automatica dei documenti, la gestione dei risultati e l’analisi degli “allarmi rossi”.