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Qué tener en cuenta al elegir un proveedor de data rooms

Un data room virtual es una solución cloud creada específicamente para almacenar y compartir información empresarial confidencial de forma segura. Los data romos ofrecen características específicas como la administración de permisos avanzados, herramienta de Q&A, notas y resaltos, así como la marca de agua  o la autenticación en múltiples factores. 
 
Los uso tradicionales de los data romos virtuales son las transacciones financieras, la gestión de activos inmobiliarios, etc, sin embargo, durante la última década su uso se ha ido expandiendo a multitud de sectores para cubrir distintas necesidades. Hoy en día, cualquier sector empresarial preocupado por la seguridad en la gestión de su información y documentación utiliza los data romos para gestionas de forma segura y eficaz su información. 
 

Actualmente los proveedores de data romos están desarrollando tecnología de machine learning (o aprendizaje automático) para incluir en su software herramientas tales como la traducción automática de documentos,  gestión  automatizada de hallazgos, riesgos y oportunidades.

Todo lo que necesitas saber sobre los data rooms virtuales

Un data room es un lugar donde se almacenan documentos empresariales confidenciales. El concepto se ha trasladado al mundoonline; hoy en día, los data rooms virtuales son la herramienta más habitualy están sustituyendo cada vez más a las salas de datos físicas. Como el nombre sugiere, un data room virtual es una plataformaque se utiliza para guardar documentos sensibles. El elemento virtual procede del hecho de que son accesibles desde cualquier lugar, siempre que haya conexión a Internet. Las empresas que tienen que realizar procesos de due diligence suelen utilizar data rooms virtuales. 
 
También es útil en operaciones en la que se necesita la colaboración de varios departamentos de una misma empresa. Algunos ejemplos de esto son las transacciones de fusiones y adquisiciones (M&A) o inversiones en sociedades conjuntas, así como las comunicaciones entre miembros de la junta directiva, equipos de patentes, licencias, etc.
 
En esencia, un data room servirá de apoyo en todo tipo de proyectos que exijan que los documentos se almacenen, gestionen y compartan de forma segura y profesional. Encontrar al proveedor de data rooms adecuado es crucial para el éxito de un proyecto. Al elegir al proveedor correcto estará añadiendo un nivel de seguridad a los documentos confidenciales de su negocio. Esto contribuye también significativamente al éxito de la cooperación o transacción.
What to consider when choosing a data room provider? What is a data room?
What is a data room? What functionality should a data room have?

¿Qué funcionalidades debe tener un data room?

Aunque data rooms diferentes pueden tener conceptos generales y funcionalidades similares, cada proveedor y cada data room tienen funciones que se adaptan a casos específicos. Cada usuario también tendrá sus propias expectativas y necesidades, de forma que puede resultar imposible indicar cuáles son las características más importantes de un data room virtual ya que dependerá del proyecto y de las necesidades del usuario.

No obstante, los data rooms virtuales tienen una función principal: subir, guardar y gestionar múltiples archivos de forma fácil y segura. Los archivos pueden ser desde documentos hasta cartas de negocios y diagramas; en un data room pueden ocurrir todo tipo de transferencias de información. Lo importante es que ocurra sin fisuras y con seguridad.

También es clave un uso intuitivo. Si el data room virtual tiene flujos de trabajo simples y fáciles de comprender, la experiencia del usuario será positiva. Esto, a su vez, desempeñará un papel importante en el éxito de las negociaciones. Si la configuración del data room no es intuitiva y fácil, los participantes en el proyecto tendrán que emplear más tiempo y esfuerzosa subir, guardar y gestionar los archivos. Esto puede obstaculizar y ralentizar el flujo del proyecto.

VDR Functionality slider 0 - More functionalities (EN)

Existen otras funcionalidades que también deben tenerse en cuenta:

Permisos avanzados, herramientas de automatización, registro de auditoría y otras funciones informativas, funciones de seguridad.

VDR Functionality slider 1 - Advanced permissions (FR)

Permisos avanzados

En un data room virtual usted puede conceder diferentes tipos de permisos a los usuarios. Puede elegir quién podrá ver, imprimir, guardar o editar los documentos.

 

VDR Functionality slider 2 - Automation tools (FR)

Herramientas de automatización

Los proveedores han desarrollado herramientas de automatización para varios procesos. Estas herramientas suelen utilizarse en proyectos que exigen el análisis de grandes cantidades de documentos. Con los procesos automatizados, la información puede filtrarse fácilmente para un análisis más rápido.

 

VDR Functionality slider 3 - Audit log (FR)

Registro de auditoría y otras funciones informativas

También puede monitorizar el uso del data room con los registros de auditoría. Esta función muestra qué usuarios se han conectado al data room, así como información sobre sus actividades. Las funciones de auditoría ofrecen esta información detallada, que ayuda a eliminar las inconsistencias y a asegurar el cumplimiento de las normativas.

 

VDR Functionality slider 4 - Security (FR)

Funciones de seguridad

Los data rooms también cuentan con una serie de funciones de seguridad. Dichas funciones van desde crear copias de seguridad de documentos hasta facilitar a los usuarios solo un acceso limitado a los documentos. Además, los data rooms virtuales también ofrecen localizaciones de servidores seguras para evitar la piratería.

 

¿Cuánto cuesta un data room virtual?

El coste de un data room virtual varía enormemente dependiendo del proveedor. Hay proveedores ofrecen versiones de prueba gratuitas. Esto da a los usuarios la oportunidad de probar el producto y tomar una decisión más adecuada sobre la aptitudd del data room para un proyecto específico.

Muchos proveedores ofrecen data rooms virtuales con una cuota de suscripción mensual y plazos de servicio flexibles. Pero también hay tarifas planas disponibles. Algunos proveedores tienen ofertas personalizadas que tienen en cuenta aspectos como la cantidad de datos cargadosen un mes y cuántos usuarios operan en el data room, así como otros requisitos específicos.

Existe una simple distinción entre almacenamiento en la nube estándar y un data room virtual. Para subir y compartir documentos no confidenciales, el almacenamiento en la nube normal puede ser una solución más rentable. Sin embargo, si está manejando información sensible, si necesita una gestión de autorizaciones compleja y funciones de Q&A (preguntas y respuestas) o gestionar grandes cantidades de documentación, la solución para usted es un data room virtual.

Cuando esté evaluando los costes,
deberá responder a estas tres preguntas:

¿Qué funciones necesito en el data room?

Quizá solo necesite almacenamiento, o esté buscando por funciones de seguridad avanzada, como el uso de autenticación en dos factores.

¿Qué tipo de atención al cliente
y servicios necesitaré?

Los proveedores ofrecen diferentes niveles de atención al cliente; algunos las 24 horas, otros disponen de horas de contacto más limitadas. También existen diferencias en la forma en que puede contactarlos. Ciertos proveedores ofrecen una variedad de métodos de contacto, desde el teléfono hasta Skype.

¿Con qué tipo de proyectos
trabajaré en el data room?

No querrá gastar tanto dinero en proyectos únicos como en proyectos continuos o más dependientes del negocio. También tendrá que considerar si sus proyectos requieren compartir archivos sin funciones de seguridad reforzadas.

How do you find the right data room provider?

¿Cómo encontrar el proveedor
de data rooms adecuado?

Aparte de los criterios mencionados arriba, también tendrá que prestar atención a los certificados de los proveedores. Debería optar por un proveedor acreditado en caso de manejar información sensible. Además, las plataformas de revisión de software como Capterra [enlace] pueden ser útiles para descubrir lo que otros usuarios han comentado sobre diversos proveedores de data rooms. Entonces estará en disposición de evaluar los aspectos positivos y negativos del data room en cuestión.

También debería tener en cuenta las recomendaciones: sus colegas y conocidos pueden poder compartir sus experiencias con proveedores de data rooms en términos de proyectos específicos. Esto le puede ayudar a comprender mejor si un proveedor específico es el adecuado para su proyecto.

Considerando todo lo anterior podrá encontrar el data room ideal para sus documentos confidenciales y el éxito general de su proyecto.

¿Qué es un data room para M&A?

Todas las transacciones financieras corporativas requieren que se comparta información confidencial, y en estas situaciones en las que el tiempo es crucial, los data rooms pueden ser útiles. Esto es particularmente cierto en el caso de  operaciones de M&A: los expertos necesitan intercambiarse documentos altamente confidenciales para poder realizar una buena due diligence. En data rooms de M&A, la eficiencia y la seguridad se convierten en una prioridad esencial.

Un data room para M&A ayuda a los usuarios a gestionar cada etapa del proceso, desde la fase de garantía hasta la de cumplimiento. Los llamados data rooms transaccionales incorporan importantes funciones, como Q&A y traducción de documentos en tiempo real.

La herramienta de Q&A integrada permite a los expertos responder rápidamente a cualquier pregunta que se les envíe. La comunicación es más rápida, más clara y se traduce en un flujo de comunicaciones más sostenible. Los problemas se monitorizan y las preguntas se resuelven, avanzando el proceso de M&A con un mantenimiento total de la confidencialidad.

Con la traducción de documentos en tiempo real también puede ocuparse de los problemas que pueden presentar las operaciones de M&A a nivel global: el idioma ya no es una barrera. Los textos se traducen en tiempo real, mejorando la comprensión y la transparencia.

 

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What is a data room for M&A? About data rooms