Un data room virtual es una solución como servicio (SaaS) creada específicamente para almacenar y compartir información empresarial confidencial de forma extremadamente segura. Los data rooms ofrecen funcionalidades específicas como la administración de permisos de acceso avanzados, módulo-flujo de Q&A (preguntas y respuestas), anotaciones y apuntes sobre los documentos, clasificación de los archivos con etiquetas y campos personalizados, analítica con informes sobre la actividad total de usuarios e información, así como la inserción marca de agua dinámica o la autenticación en múltiples factores.
Los data rooms virtuales son de alto valor en Due Diligence para fusiones o adquisiciones (M&A), la gestión de activos inmobiliarios, salidas a bolsa, restructuraciones, reporting corporativo, cumplimiento del marco legal y regulatorio, auditorías, selección de proveedores, gestión de proyectos y colaboración entre diferentes partes entre otros. Sin embargo, durante la última década su uso se ha ido expandiendo a multitud de sectores para cubrir distintas necesidades. Hoy en día, cualquier sector empresarial preocupado por la seguridad en la gestión de su información y documentación utiliza los data rooms para gestionar de forma segura y eficaz su información.
Proveedores de data rooms como Drooms han evolucionado exponencialmente siendo pioneros en la incorporación de tecnología de última generación como inteligencia artificial, aprendizaje automático, búsquedas milimétricas a través de tecnología de reconocimiento de caracteres, herramientas legaltech con control de versiones y trabajo en el propio documento como una suite de office, mensajería automática, traducción multidioma en tiempo real, automatización de cargas de información y tareas complejas así como otras que detectan hallazgos, riesgos y oportunidades.