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¿Qué tener en cuenta al elegir un proveedor de data room?

Un data room virtual es una solución como servicio (SaaS) creada específicamente para almacenar y compartir información empresarial confidencial de forma extremadamente segura. Los data rooms ofrecen funcionalidades específicas como la administración de permisos de acceso avanzados, módulo-flujo de Q&A (preguntas y respuestas), anotaciones y apuntes sobre los documentos, clasificación de los archivos con etiquetas y campos personalizados, analítica con informes sobre la actividad total de usuarios e información, así como la inserción marca de agua dinámica o la autenticación en múltiples factores.

Los data rooms virtuales son de alto valor en Due Diligence para fusiones o adquisiciones (M&A), la gestión de activos inmobiliarios, salidas a bolsa, restructuraciones, reporting corporativo, cumplimiento del  marco legal y regulatorio, auditorías, selección de proveedores, gestión de proyectos y colaboración entre diferentes partes entre otros. Sin embargo, durante la última década su uso se ha ido expandiendo a multitud de sectores para cubrir distintas necesidades. Hoy en día, cualquier sector empresarial preocupado por la seguridad en la gestión de su información y documentación utiliza los data rooms para gestionar de forma segura y eficaz su información.

Proveedores de data rooms como Drooms han evolucionado exponencialmente siendo pioneros en la incorporación de tecnología de última generación como inteligencia artificial, aprendizaje automático, búsquedas milimétricas a través de tecnología de reconocimiento de caracteres, herramientas legaltech con control de versiones y trabajo en el propio documento como una suite de office, mensajería automática, traducción multidioma en tiempo real, automatización de cargas de información y tareas complejas así como otras que detectan hallazgos, riesgos y oportunidades.

Todo lo que necesita saber sobre los data rooms virtuales

Un data room es un lugar donde se almacenan documentos empresariales altamente confidenciales. El concepto se ha trasladado al mundo online; hoy en día, los data rooms virtuales son la herramienta más habitual y están sustituyendo cada vez más a las salas de datos físicas. Como el nombre sugiere, un data room virtual es una plataforma que se utiliza para almacenar documentos sensibles. El elemento virtual procede del hecho de que son accesibles desde cualquier lugar, siempre que haya conexión a Internet. Las empresas que tienen que realizar procesos de due diligence suelen utilizar data rooms virtuales.

También es útil en operaciones en la que se necesita la colaboración de varios departamentos de una misma empresa. Algunos ejemplos de esto son las transacciones de fusiones y adquisiciones (M&A) o inversiones en sociedades conjuntas, así como las comunicaciones entre miembros de la junta directiva, equipos de patentes, licencias, etc.

En esencia, un data room servirá de apoyo en todo tipo de proyectos que exijan que los documentos se almacenen, gestionen y compartan de forma segura y profesional. Encontrar al proveedor de data rooms adecuado es crucial para el éxito de un proyecto. Al elegir al proveedor correcto estará añadiendo un nivel de seguridad a los documentos confidenciales de su negocio. Esto contribuye también significativamente al éxito de la cooperación o transacción.

What to consider when choosing a data room provider? What is a data room?
What is a data room? What functionality should a data room have?

¿Qué funcionalidades debe tener un data room?

Aunque data rooms de diferentes proveedores pueden tener conceptos generales y funcionalidades similares, cada proveedor y cada data room tienen funciones que se adaptan a casos específicos. Cada usuario también tendrá sus propias expectativas y necesidades, de forma que puede resultar imposible indicar cuáles son las características más importantes de un data room virtual ya que dependerá del proyecto y de las necesidades del usuario.

No obstante, los data rooms virtuales tienen una función principal: subir, almacenar y gestionar múltiples archivos de forma fácil y segura. Los archivos pueden ser desde documentos hasta cartas de negocios, planos y diagramas; en un data room pueden ocurrir todo tipo de transferencias de información. Lo importante es que ocurra sin fisuras y con seguridad.

También es clave un uso intuitivo. Si el data room virtual tiene flujos de trabajo simples y fáciles de comprender, la experiencia del usuario será positiva. Esto, a su vez, desempeñará un papel importante en el éxito de las negociaciones. Si la configuración del data room no es intuitiva y fácil, los participantes en el proyecto tendrán que emplear más tiempo y esfuerzos a cargar, almacenar y gestionar los archivos. Esto puede obstaculizar y ralentizar el flujo del proyecto.

¿Cuánto cuesta un data room virtual?

El coste de un data room virtual varía enormemente dependiendo del proveedor. Hay proveedores ofrecen versiones de prueba gratuitas. Esto da a los usuarios la oportunidad de probar el producto y tomar una decisión más adecuada sobre las capacidades del data room para su fin.

Muchos proveedores ofrecen una cuota de suscripción mensual y plazos de servicio flexibles. Pero también hay tarifas planas disponibles. Algunos proveedores tienen ofertas personalizadas que tienen en cuenta aspectos como la cantidad de datos cargados en un mes y cuántos usuarios operan en el data room, así como otros requisitos específicos.

Existe una simple distinción entre almacenamiento en la nube estándar y un data room virtual. Para subir y compartir documentos no confidenciales, el almacenamiento en la nube normal puede ser una solución más rentable. Sin embargo, si está manejando información sensible, si necesita una gestión de autorizaciones compleja y funciones de Q&A (preguntas y respuestas) o gestionar grandes cantidades de documentación, la solución para usted es un data room virtual.

Existe una simple distinción entre almacenamiento en la nube estándar y un data room virtual. Para subir y compartir documentos no confidenciales, el almacenamiento en la nube normal puede ser una solución más rentable. Sin embargo, si está manejando información sensible, si necesita una gestión de autorizaciones compleja y funciones de Q&A (preguntas y respuestas) o gestionar grandes cantidades de documentación, la solución para usted es un data room virtual.

How do you find the right data room provider?

¿Cómo encontrar el proveedor de data rooms adecuado?

Además de los criterios mencionados arriba, también tendrá que prestar atención a los certificados de los proveedores. Debería optar por un proveedor acreditado en caso de manejar información sensible.

También debería tener en cuenta las recomendaciones: sus colegas y conocidos pueden poder compartir sus experiencias con proveedores de data rooms en términos de proyectos específicos. Esto le puede ayudar a comprender mejor si un proveedor específico es el adecuado para su proyecto.

Considerando todo lo anterior podrá encontrar el data room ideal para sus documentos confidenciales y el éxito general de su proyecto.

¿Qué es un data room para M&A?

Todas las transacciones financieras corporativas requieren que se comparta información confidencial, y en estas situaciones en las que el tiempo es crucial, los data rooms pueden ser útiles. Esto es particularmente necesario en el caso de operaciones de M&A: los expertos necesitan intercambiar documentos altamente confidenciales para poder realizar una óptima due diligence. En data rooms para M&A, la eficiencia y la seguridad se convierten en una prioridad esencial.

Un data room para M&A ayuda a los usuarios a gestionar cada etapa del proceso, desde la fase de garantía hasta la de cumplimiento. Los llamados data rooms transaccionales incorporan importantes funcionalidades, como Q&A y traducción de documentos en tiempo real.

La herramienta de Q&A integrada permite a los expertos responder rápidamente a cualquier pregunta que se les envíe. La comunicación es más rápida, más clara y se traduce en un flujo de comunicaciones más sostenible. Los problemas se monitorizan y las preguntas se resuelven, avanzando el proceso de M&A con un mantenimiento total de la confidencialidad.

Con la traducción de documentos en tiempo real también puede ocuparse de los problemas que pueden presentar las operaciones de M&A a nivel global: el idioma ya no es una barrera. Los textos se traducen en tiempo real, mejorando la comprensión y la transparencia.

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What is a data room for M&A? About data rooms