Compliance – Codice di condotta Drooms / Sistema di segnalazione

Codice di condotta Drooms

Una parte importante della nostra organizzazione di compliance è il nostro codice aziendale “Codice di condotta Drooms”. Il gruppo aziendale Drooms ha stabilito nel suo codice di condotta Drooms i propri valori fondamentali e le norme etiche, come l'integrità e il rispetto della legge. La nostra cultura aziendale s’ispira a questi valori fondamentali.

Il nostro codice di condotta fornisce un quadro chiaro per le nostre decisioni e azioni. La Direzione di Drooms e tutti/e i/le collaboratori*trici devono attenersi ai principi fondamentali qui stabiliti e contribuire affinché nel lavoro quotidiano possiamo tenere fede alla nostra responsabilità imprenditoriale e ai nostri standard etici.

Si prega di scaricare qui il Codice di condotta Drooms.

Procedura di segnalazione di compliance

La nostra procedura di segnalazione di compliance, insieme al Codice di condotta Drooms, costituisce un elemento importante del nostro sistema di gestione di compliance. Agendo in modo non etico, illegale e irresponsabile, il gruppo di società Drooms e i propri stakeholder, ossia clienti, azionisti, fornitori di servizi, partner e collaboratori*trici sono danneggiati. Per questo motivo l’ausilio del segnalatore costituisce un elemento importante nella lotta e nella prevenzione di azioni illegali e dubbie.

Esistono diversi uffici di riferimento ai quali cui i/le nostri/e collaboratori*trici, partner commerciali, clienti e fornitori di servizi possono rivolgersi se desiderano segnalare possibili violazioni di compliance in relazione al nostro gruppo.

Oltre all’ufficio di riferimento generale per i/le nostri/e collaboratori*trici, vale a dire le segnalazioni dirette ai loro superiori diretti o al Legal o Infosec Team di Drooms, Drooms mette a disposizione, tanto a collaboratori*trici quanto agli stakeholder, un sistema elettronico di segnalazione. Questo permette una comunicazione protetta tra il segnalatore e l’ufficio competente in Drooms responsabile delle segnalazioni di compliance. I segnalatori decidono autonomamente se desiderano fornire il proprio nominativo oppure rimanere anonimi.

Al sistema elettronico di segnalazione

Piattaforma Integrity

Inviare una segnalazione

FAQ

Chi dovrebbe utilizzare il nostro sistema di segnalazione?

Ogni collaboratrice e ogni collaboratore che viene direttamente a conoscenza di azioni illegali o dubbie dovrebbe utilizzare il nostro sistema di segnalazione se non può discutere la questione con il proprio supervisore.

Tuttavia anche ogni altro stakeholder di Drooms, vale a dire clienti, azionisti, fornitori di servizi, partner, ecc., che viene a conoscenza di azioni illegali o dubbie può comunicare queste informazioni tramite il nostro sistema di segnalazione.

Il non considerare e l'ignorare un evento non faranno che aumentare il danno e la frustrazione di uno sviluppo negativo.

Assicuriamo che un comportamento integro non sarà mai pregiudizievole.

Il sistema non può tuttavia essere utilizzato per inviare segnalazioni o informazioni consapevolmente false o diffamatorie.

Quali violazioni dovrebbero essere segnalate attraverso il nostro sistema di segnalazione?

Atti illeciti e omissioni riguardo al gruppo Drooms possono essere segnalati tramite la linea dedicata ad esempio informazioni relative a violazioni nei seguenti ambiti:

  • Reati di frode e reati patrimoniali (come furto, corruzione e donazioni in denaro, frode, appropriazione indebita)
  • Tutela della privacy e dei dati personali
  • Violazione della riservatezza e di segreti commerciali
  • Conflitti di interesse
  • Violazione del diritto dei cartelli e/o della concorrenza: violazione del diritto d’autore; violazione dei diritti di marchi
  • Violazione delle norme antiriciclaggio; insider trading
  • Manipolazione nell’ambito della rendicontazione
  • Tutela dell'ambiente
  • Salute, sicurezza del lavoro e sicurezza aziendale
  • Mobbing e discriminazione nel luogo di lavoro
  • Violazioni contro la sicurezza di sistemi di rete e informatici

Attenzione: il nostro sistema di segnalazione non va usato per domande o reclami riguardanti il nostro servizio di assistenza clienti o il nostro servizio di assistenza tecnica.

In questi casi si prega di contattare:

Servizio di assistenza tecnica: (messaggi di errore):

Il nostro servizio di segnalazione non è un servizio di emergenza.

Come si possono inviare le segnalazioni?

Le segnalazioni possono essere inviate tramite il nostro sistema elettronico di segnalazione o telefonicamente, utilizzando la nostra linea dedicata alle segnalazioni.

Il segnalatore può fare una segnalazione chiamando la nostra linea dedicata alle segnalazioni. +49 69 9999 8839, dal lunedì al venerdì: dalle 9:00 alle 17:00.

Consigliamo di inviare le segnalazioni tramite il nostro sistema elettronico di segnalazione. La chiamata del sistema elettronico di segnalazione tramite il nostro sito web non viene tracciata, è possibile inviare segnalazioni in modo anonimo e il tracciamento non è possibile.

L’accesso al nostro sistema elettronico di segnalazione avviene tramite il seguente codice QR:

Le segnalazioni possono essere inviate in forma anonima? Che cosa succede ai dati personali se il segnalatore li ha indicati?

Sì, le segnalazioni tramite il nostro sistema elettronico di segnalazione sono effettuate in forma anonima se il segnalatore non fornisce i propri dati personali al momento della segnalazione. I messaggi non possono quindi essere rintracciati. Se il segnalatore lo desidera, può rimanere anonimo durante l'intero processo e continuare a comunicare con l’ufficio competente per le segnalazioni di compliance in Drooms.

Se il segnalatore fornisce volontariamente i propri dati personali al momento della segnalazione, il responsabile del trattamento di tali dati è Drooms GmbH, Eschersheimer Landstr. 6, 60322 Francoforte sul Meno, Germania È possibile contattare il responsabile della protezione dei dati presso Drooms GmbH all'indirizzo dataprotection@drooms.com. Drooms GmbH utilizza il sistema elettronico di segnalazione di LegalTegrity GmbH, Francoforte, con cui è stato stipulato un contratto di trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 GDPR. I dati sono archiviati ed elaborati in Germania. Il trattamento avviene solo a scopo di analisi del caso e per consentire di contattare il segnalatore per eventuali domande. La durata della memorizzazione si basa, a seconda del caso, sui termini di prescrizione legali in materia di diritto civile e penale. I dati possono essere resi accessibili all’interno del gruppo Drooms solo a persone che devono avere accesso ai dati per poter analizzare il caso. Il segnalatore ha il diritto di informazione, rettifica, cancellazione o limitazione, trasmissibilità dei dati e revoca del consenso al trattamento dei dati personali che lo riguardano oltre a un diritto di reclamo presso l’autorità competente.

Che cosa succede dopo che il segnalatore ci ha inviato un’informazione?

Le segnalazioni che sono state effettuate attraverso il nostro sistema di segnalazione vengono ricevute dall’ufficio competente per le comunicazioni di compliance, il nostro Legal & Infosec Team presso Drooms GmbH, e vengono verificate di conseguenza. Il segnalatore riceve una notifica della ricezione della sua segnalazione e dello stato di avanzamento/esito dell'indagine entro i termini di legge.

Anche se il segnalatore rimane anonimo e non desidera fornirci i suoi dati di contatto, lo stesso può comunicare con noi tramite il nostro sistema elettronico di segnalazione e anche porre ulteriori domande, oltre a ricevere informazioni sullo stato di avanzamento dell'indagine. Al momento della segnalazione, il segnalatore riceve un PIN personale, che può utilizzare per richiamare nuovamente in modo anonimo il sistema elettronico di segnalazione e visualizzare i dati sulla sua segnalazione e le nostre risposte.