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Minimiser les risques juridiques grâce à la digitalisation : pourquoi la bonne data room est importante

Minimiser les risques juridiques grâce à la digitalisation : pourquoi la bonne data room est importante

May 10, 2024

La sécurité des données n’a jamais été aussi primordiale, notamment dans le cadre des transactions. Avec des réglementations strictes comme le RGPD dictant le cadre de protection des données et de la vie privée, les entreprises sont obligées de réévaluer leur infrastructure numérique. Cet article explore comment la digitalisation, lorsqu'elle est exécutée avec les bons outils, tels que le bon fournisseur de data room, peut considérablement minimiser les risques juridiques, fiabiliserla protection des données et garantir une conformité transparente dans l'ensemble de vos opérations.

L’importance de la protection des données et de la conformité au RGPD

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) constitue une norme essentielle pour maintenir l'intégrité et la sécurité des données lors de la préparation des transactions. Alors que les entreprises s’appuient de plus en plus sur les plateformes numériques pour traiter des informations sensibles, l’impératif de respecter les normes du RGPD ne peut être sous-estimé. Il ne faut pas non plus minimiser les sanctions réglementaires liées au non-respect du RGPD, qui peuvent atteindre 4 % du chiffre d'affaires mondial annuel ou 20 millions d'euros (le montant le plus élevé étant retenu).

L'utilisation d'une data room numérique sécurisée répond aux risques juridiques spécifiques qui peuvent compromettre une transaction. Voici quelques-uns des principaux risques juridiques atténués grâce à une digitalisation efficace, ainsi que les rapports de transparence et d'utilisation qui en résultent :

  • Violation de la confidentialité : la confidentialité est cruciale pour les transactions commerciales et la divulgation non autorisée d'informations sensibles peut entraîner de graves répercussions juridiques.
  • Le vol de données : le risque de vol de données constitue une préoccupation juridique importante pour les entreprises stockant des informations sensibles et peut avoir de graves conséquences.
  • Non-respect des lois sur le transfert des données : avec des réglementations différentes en matière de protection des données selon les juridictions, le transfert de données au-delà des frontières peut exposer les entreprises à des risques de non-conformité.
  • Responsabilités postérieures à la transaction : des conflits juridiques peuvent survenir après la transaction, dans lesquels les acheteurs ou les vendeurs pourraient être tenus responsables si certaines preuves du droit de vendre, de la capacité d'acheter ou des processus de diligence raisonnable n'étaient pas respectés.

La localisation est important lorsqu'il s'agit de serveurs

Au cœur de la stratégie de sécurité de Drooms se trouvent des serveurs propriétaires géo redondants situés en Europe, garantissant que toutes les données sont stockées conformément aux lois strictes de l'UE sur la protection des données. En hébergeant les données sur des serveurs sécurisés et en stockant les données en Europe – notamment en Allemagne et en Suisse – Drooms garantit que le traitement des données répond aux normes les plus élevées en matière de confidentialité et de sécurité. Cette conformité ne consiste pas seulement à suivre les lois ; il s'agit d'instaurer la confiance avec les parties prenantes et de maintenir la réputation des entreprises en tant qu'entités sécurisées et fiables dans un paysage numérique volatile.

Fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger vos données

La data room Drooms constitue la référence en matière de sécurité des données pour les transactions grâce à sa suite complète de fonctionnalités de sécurité avancées. Les serveurs géo redondants et sécurisés sont complétés par des connexions SSL robustes et un cryptage AES 256 bits, qui protègent les données pendant le transfert, empêchant ainsi tout accès non autorisé ou violation de données.

De plus, Drooms propose des paramètres d'autorisations avancés, permettant aux clients de contrôler avec précision l'accès aux informations sensibles. Ceci est soutenu par des capacités de reporting étendues qui permettent une surveillance et un audit continus de toutes les activités de la data room, jusqu'au niveau du document.

Conclure des transactions en toute confiance

La sécurisation des données de transaction après la transaction est aussi cruciale que leur protection pendant les phases de préparation et de due diligence. Avec la nouvelle archive en ligne Drooms, l'assurance de l'intégrité des données s'étend au-delà de la conclusion d'un accord. Cette solution innovante élimine la dépendance traditionnelle aux archives physiques telles que les DVD et les clés USB, qui sont susceptibles d'être endommagées, perdues et compromises par des failles de sécurité. Ils ne sont pas non plus durables.

Au lieu de cela, toutes les données critiques de transaction sont conservées sur des serveurs européens sécurisés et privés, alimentés à 100 % par des énergies renouvelables. L'archive en ligne Drooms permet un accès immédiat et à tout moment aux données archivées, garantissant ainsi la conformité aux exigences légales et réglementaires sans les vulnérabilités physiques. Cela rationalise non seulement la prochaine transaction, lorsque la data room peut être réouverte pour un nouveau cycle de due diligence, mais réduit également considérablement les risques de responsabilité et de sécurité. Il élimine également les émissions supplémentaires de CO2 et les déchets électroniques créés par la production et le transport des supports de stockage physiques.

Conclusion

Adopter la digitalisation avec une data room virtuelle avancée améliore considérablement la protection et la gestion des données transactionnelles sensibles, minimisant ainsi efficacement les risques juridiques. Grâce à des mesures de sécurité avancées et à des processus rationalisés par des solutions numériques, Drooms protège chaque étape, de la préparation de la transaction à l'archivage post-transaction. Cette approche garantit non seulement l'intégrité et la sécurité complètes des données, mais facilite également un accès rapide et sécurisé aux informations pertinentes pour la transaction.

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