Een revolutie in transactiebeheer: omarm digitale veiligheid en efficiëntie met online archieven
Bedrijven stellen steeds hogere eisen aan het beheer van documenten in digitale archieven. Gevoelige informatie moet veilig, efficiënt en permanent worden opgeslagen.
Traditionele methoden voor het opslaan van transactiedocumenten, zoals het gebruik van USB-sticks, zijn nog steeds gangbaar. Ze zijn echter inefficiënt en onveilig, omdat deze fysieke gegevensdragers bijvoorbeeld verloren kunnen gaan, ongemerkt gekopieerd of gemanipuleerd kunnen worden. Om dit te voorkomen is de opslag van deze USB-sticks tijdrovend, wat leidt tot hoge opslagkosten. Het Online Archief voor Transacties biedt een gecentraliseerd digitaal platform dat de veiligheid en toegankelijkheid van documenten verbetert, de kosten verlaagt en een positieve bijdrage levert aan duurzaamheid.
"Ondanks jarenlange discussies over de noodzaak van meer digitalisering in de vastgoedsector, zijn USB-sticks die in brandvrije kluizen worden bewaard nog steeds de standaard methode nadat transacties zijn afgerond. Met ons online archief zullen onze klanten, maar ook advocaten en notarissen in de toekomst kosten besparen en efficiënter werken," zegt Alexandre Grellier, medeoprichter en CEO van Drooms.
Om deze reden hebben wij Drooms Online Archief ontwikkeld. We innoveren de manier waarop transactiedocumenten worden opgeslagen en beheerd. Het cloudgebaseerde systeem vervangt conventionele fysieke gegevensdragers zoals USB-sticks en biedt een veilige, efficiënte en duurzame oplossing voor de langdurige opslag van documenten.
Duurzaamheid door online archivering
Volgens Informatiedienst Wissenschaft vonden er in 2022 ongeveer 866.000 vastgoedtransacties plaats in Duitsland. Ervan uitgaande dat voor elke transactie minstens twee gegevensdragers werden gebruikt, hadden alleen al vorig jaar meer dan 1,5 miljoen USB-sticks van de stortplaats kunnen worden gered door over te schakelen op het online archief.
Door af te zien van fysieke gegevensdragers, verminderen we het elektronisch afval en de bijbehorende CO2-uitstoot aanzienlijk. Dit maakt het Online Archief een milieuvriendelijker alternatief dat ook de efficiëntie en veiligheid verhoogt.
Een belangrijke stap naar digitalisering
Het potentieel voor het transformeren van bedrijfsprocessen door middel van digitale procedures is nog niet volledig benut. Digitalisering en hoge veiligheidsnormen zijn vooral belangrijk in de juridische sector. Nina Horbach, partner bij avocado Rechtsanwälte in Frankfurt en notaris/commissaris, weet dit uit eigen ervaring:
"Het feit dat ik me, op verzoek van de partijen bij de akte, geen zorgen meer hoef te maken over de veilige opslag van gegevens na een transactie is een merkbare opluchting. Ingewikkelde en langdurige stappen voor de bewaring zouden niet langer nodig zijn, zodat het team van mijn notaris zich ook primair zou kunnen richten op de verwerking van transacties. De digitale beschikbaarheid van gegevens vergemakkelijkt niet alleen de afhandeling in het dagelijkse juridische werk, maar bespaart ook tijd en kosten en biedt het notariskantoor meer opslagruimte in de kluis of stalen kast waarin ook mijn akten worden bewaard," aldus Nina Horbach.
Als cloud-gebaseerde oplossing maakt het Drooms Online Archief het mogelijk om transactiedocumenten langdurig en veilig op te slaan - zelfs na de feitelijke transactie. De gegevens zijn niet alleen gemakkelijker toegankelijk en opnieuw te activeren, maar ook veiliger.
Welke voordelen biedt het Drooms Online Archief voor transacties?
- Veiligheid en betrouwbaarheid: Je documenten worden opgeslagen op geo-redundante servers in Europa, die de hoogste veiligheidsnormen garanderen.
- Kostenbesparingen: Geen fysieke gegevensdragers en opslag meer nodig. U bespaart tijd en geld.
- Duurzaamheid: Vermindering van CO2-uitstoot door het vermijden van plastic en elektronisch afval.
- Eenvoudige toegang: overal toegang tot documenten dankzij gecentraliseerd beheer en veilige toegangscontrole.
- Langdurige documentbeveiliging: Uw documenten kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd en zijn betrouwbaar beveiligd voor toekomstige transacties of juridische geschillen.
Zo werkt het:
- Order form: Request Online Archive from the project settings page of your data room.
- Activering: Ons team controleert je aanvraag.
- Archivering: Je dataroom is nu gearchiveerd en kan niet meer worden bewerkt.
- Toegang: Je hebt toegang tot je digitaal gearchiveerde dataroom via je account, in dezelfde weergave als voorheen, behalve dat het nu gelabeld is als "gearchiveerd". We bieden archivering aan voor een periode van 1-10 jaar, met de optie om te verlengen.
Het online archief betekent een belangrijke vooruitgang in documentbeheer. Het lost de problemen van fysieke gegevensdragers op en combineert veiligheid, efficiëntie en duurzaamheid. Dit zorgt ervoor dat u ideaal bent uitgerust voor de toekomst van transactiedocumentatie.
LOntdek meer over de voordelen van Online Archief voor uw transacties: https://drooms.com/online-archive/
