Sei ragioni per cui le data room dovrebbero essere standard nella professione legale

08. Agosto 2017 | Drooms Italy

I rapporti fra clienti e avvocati o consulenti legali sono importanti e coinvolgono numerose comunicazioni e condivisioni di documenti. A loro volta, queste si basano sulla fiducia in quanto le informazioni condivise sono, spesso, di natura sensibile. Questo significa che la professione legale, per la gestione della documentazione, deve dotarsi di adeguati canali di comunicazione. La soluzione più comunemente utilizzata per queste operazioni sono i sistemi di gestione elettronica dei documenti. Essi consentono la libera condivisione ed eliminano la necessità di trasmissione fisica dei documenti. I software cloud come Dropbox sono un’opzione relativamente comune ma, in molte situazioni, le data room professionali offrono benefici superiori. Qui prenderemo in esame le sei ragioni per le quali le data room come Drooms NXG sono, per la professione legale, un’alternativa migliore rispetto ai software cloud generici.


La sicurezza come prima priorità

Negli studi legali, la sicurezza della gestione della documentazione è un elemento particolarmente importante. Quando si ha la necessità di dover documentare tutto, dalle telefonate alle riunioni con i clienti su temi sensibili, il rischio di far cadere le informazioni in mani sbagliate è una preoccupazione davvero vitale. L’uso della posta elettronica, delle chiavette USB o il trasferimento fisico dei documenti può rivelarsi una vera minaccia, in quanto potrebbe consentire a malintenzionati di venire in possesso della documentazione trasmessa.

La soluzione è il trasferimento dei documenti in una data room sicura. A Drooms, per esempio, le informazioni vengono completamente criptate e la funzione di autenticazione bifattoriale consente di renderne molto più sicuro l’accesso.

Migliorare la collaborazione fra gli specialisti

Nella professione legale il lavoro di squadra è un fattore essenziale. Per esempio, gli avvocati specializzati in transazioni lavorano spesso in team e richiedono regolarmente la collaborazione degli altri membri del team che non sempre sono necessariamente colleghi presenti nello stesso ambiente di lavoro – per esempio, gli avvocati specializzati in fusioni e acquisizioni (M&A) dovranno interfacciare con esperti fiscali o consulenti esterni dello studio.

Le data room garantiscono le condizioni che prevedono la collaborazione con queste persone, e questo grazie agli strumenti avanzati per la gestione delle autorizzazioni e per il flusso di lavoro, come le Note e le Evidenziature.

Le data room consento al gruppo di leggere, stampare, salvare e modificare documenti. Le autorizzazioni per poter eseguire queste operazioni non solo possono essere applicate a tutti i documenti, ma anche a cartelle e/o a documenti specifici, per assegnare individualmente alle sole persone autorizzate l’accesso agli stessi. In questo modo, si avrà la certezza che le modifiche dei documenti potranno essere apportate unicamente dagli amministratori della data room, lasciando però la possibilità agli altri componenti del gruppo di leggerli. Quando vi sono più persone che collaborano allo stesso documento, si possono anche attivare le funzioni di evidenziazione, di commento e di classificazione in base all’importanza dei documenti (il cosiddetto “Red Flag Report”).

Accesso alle informazioni in qualsiasi momento e ovunque ci si trovi

In genere, la reazione a una richiesta del cliente non sempre si limita all’orario di ufficio canonico. Tuttavia, l’uso dei vecchi archivi fisici, ampiamente usati in passato, non consentiva di accedere alle informazioni in qualsiasi momento e ovunque ci si trovasse. Inoltre, per evitare i rischi di compromettere la sicurezza delle informazioni, era richiesta la presenza di una persona che fosse fisicamente responsabile dell’archivio.

Con l’applicazione Drooms NXG si potrà invece accedere ai documenti da qualsiasi parte del mondo. L’applicazione funziona su dispositivi mobili e sui PC da scrivania, con la possibilità di optare per una versione per navigatore Web.

Costruire relazioni durature con i propri clienti

Una buona relazione fra avvocato e cliente deve basarsi sulla fiducia. La costruzione di rapporti efficaci e basati sulla fiducia potrebbe risultare difficile quando non è sostenuta da canali di comunicazione appropriati.

Le capacità sopra delineate delle nostre data room possono contribuire alla costruzione di queste fiducia. Inoltre, la si potrà ulteriormente migliorare con la facile organizzazione e gestione dei documenti in un formato strutturato.

Drooms NXG è dotato di un potente strumento di indicizzazione che semplifica l’accesso e la condivisione delle informazioni, con la conseguente percezione dei clienti di sentirsi più valorizzati e coinvolti. Inoltre, le comunicazioni più particolareggiate consentiranno alle persone coinvolte di essere aggiornate su ogni documento caricato o scaricato nella o dalla data room.

Le comunicazioni efficienti e informative aiutano ad assicurare che le relazioni vengano costruite su una base di mutua comprensione.

Branding: applicazione della propria immagine aziendale a una data room

Quando si interfaccia con i clienti, è importante fare leva sulla propria immagine aziendale. Ogni volta che un cliente aprirà la data room, nella sua intestazione potrà apparire anche il logo dello studio legale a cui si appartiene.

I software cloud generici non attribuiscono una particolare importanza a questo aspetto. Con una data room si ha invece la possibilità di integrare anche questo strumento di rappresentanza. Ogni data room potrà contenere loghi e immagini per rafforzare l’identità aziendale dello studio.

Garanzia di conformità

Naturalmente, quando si parla di documentazione e di comunicazioni, alla base del rapporto fra studio legale e cliente vi è il rispetto della conformità. Per continuare a soddisfare le norme di conformità, le comunicazioni devono essere trasparenti e adeguarsi alle normative legali in vigore.

Grazie alla funzione di generazione di rapporti dettagliati, Drooms NXG sarà in grado di monitorare le attività svolte nella data room, consentendo così a chiunque di visualizzare tutte le attività e le modifiche eseguite.

I rapporti fra avvocato e cliente si basano sostanzialmente sulla fiducia e la modalità di gestione dei dati e delle comunicazioni può avere un elevato impatto sui risultati. Quanto più efficienti e organizzate saranno le comunicazioni dello studio legale, tanto migliori saranno i risultati emergenti dal rapporto instaurato nel suo complesso.

Quando si devono costruire robuste relazioni fra avvocato e cliente, le sei ragioni qui sopra delineate sono la dimostrazione dell’utilità di scegliere una data room diversa dalle altre. Pertanto, iniziate oggi stesso a lavorare con Drooms NXG per migliorare la vostra gestione dei dati e i rapporti con i vostri clienti.