Perché scegliere una data room virtuale?

20. Aprile 2017 | Drooms Italy

Il cloud ora è ovunque e, spesso, lo consideriamo un dato di fatto. In effetti, i servizi cloud non sono tutti uguali. Se ne può scegliere uno qualunque quando si devono conservare le fotografie delle ultime vacanze – anche se consigliamo di non farlo! – ma, quando si tratta di informazioni commerciali, non si dovrebbe mai conservarle e condividerle in modo acritico. Ed è qui che entrano in gioco le data room virtuali (VDR); le VDR offrono un livello di protezione più elevato per le informazioni che devono rimanere riservate.


Il rapido declino delle data room fisiche

Nel passato, con il termine “data room” si intendevano i locali fisici destinati all’archivio documentale nel quale veniva conservata la documentazione delle transazioni di fusione e acquisizione (M&A). Un venditore raccoglieva le informazioni rilevanti per la trattativa e invitava i compratori a prenderne visione e ad analizzarle. In quanto responsabile dell’organizzazione del locale e delle altre strutture, il venditore doveva anche considerare i costi associati alla convocazione delle persone interessate che, spesso, provenivano da diverse parti del mondo.

Gli avvocati, i consulenti e gli altri specialisti di due diligence erano soliti dedicare settimane all’analisi della documentazione presente in questi locali. A volte, al venditore veniva richiesto di mettere a disposizione eventuale documentazione mancante o più aggiornata, il che, di per sé, richiedeva ulteriori costi e tempi.

Le data room virtuali fanno risparmiare tempi e costi

Un tempo aveva senso parlare di data room fisiche ma, ora, la rivoluzione digitale ha contribuito alla veloce scomparsa di una pratica commerciale costosa e che richiedeva molto tempo. I benefici della digitalizzazione nel settore delle transazioni sono davvero evidenti.

Le VDR non sono altro che degli archivi digitali per la condivisione dei documenti. Sono diverse dalle comuni e note soluzioni cloud in quanto consentono un trasferimento e un’archiviazione delle informazioni particolarmente sicuri che, di solito, sono governati da attenti diritti di gestione dell’utente.

Sebbene le data room si siano molto sviluppate per supportare i processi delle transazioni, la casistica di utilizzo del software SaaS copre tutte le situazioni che richiedono l’adozione di un software per la gestione e la condivisione della documentazione che sia particolarmente sicuro. Questo intervento si concentra soprattutto su una casistica che esula dal processo di due diligence.

Se non si è sicuri se una VDR sia un qualcosa di adatto ai propri scopi aziendali, il suggerimento qui di seguito riportato potrebbe essere d’aiuto. Gli utenti più esperti hanno anche a disposizione altre risorse.

Il cloud è virtualmente onnipresente, ma non tutti i servizi cloud sono uguali.

Il cloud non è sufficiente per il livello direttivo/dirigenziale (C-Suite)

Il politologo americano P. W. Singer afferma: “Il novantasette percento delle società Fortune 500 è stato violato [in un attacco cibernetico]”. Indipendentemente dall’attività svolta, una società produce un’enorme quantità di dati che devono essere conservati in sicurezza. Sebbene la sicurezza informatica sia un tema che coinvolge le attività commerciali a ogni livello gerarchico, come già detto un intervento precedente, quello che è più particolarmente coinvolto è il livello direttivo/dirigenziale (C-Suite).

La condivisione di presentazioni PowerPoint, di relazioni e di cifre aziendali tra i membri di una giunta esecutiva (o con un investitore!) non dovrebbe essere fatta in modo acritico. In queste situazioni sarà pertanto necessario trovare una soluzione cloud sicura, con rigide regole di gestione dei diritti degli utenti.

Come mettere al sicuro la documentazione disponibile per le operazioni di reperimento di capitali

Le startup che sono alla ricerca di finanziamenti devono sempre avere a disposizione le proprie informazioni aziendali. Gli offerenti potrebbero dover accedere alla documentazione in momenti diversi e si vorrà sempre avere la sicurezza di quali informazioni saranno disponibili, e a chi. Inoltre, si dovrebbero assegnare ai vari utenti diversi livelli di autorizzazione sulla base del ruolo che ricoprono e di come si desidera supportare l’investimento.

Solo una VDR professionale sarà in grado di gestire la documentazione in un modo corretto. L’utilizzo di una soluzione cloud tradizionale, senza l’assegnazione di precisi diritti per la gestione degli utenti, potrebbe anche mettere a rischio l’operazione.

Comunicazioni fra avvocato e cliente

I consulenti legali devono fare tutto quanto è nelle loro possibilità per proteggere la riservatezza dei loro clienti. In un’era di sconvolgimento digitale, devono essere competenti anche nel campo tecnologico e questo significa avere la consapevolezza di come e dove vengono conservate le informazioni dei propri clienti. I consulenti legali più conservatori proteggono ancora le informazioni in una cassaforte fisica, ma si tratta di una pratica che presenta più di uno svantaggio.

Per esempio, quando sarà necessario revisionare o condividere un particolare documento, oppure quando una delle parti ha una richiesta o un’esigenza specifica, è importante poter accedere rapidamente alle informazioni. Inoltre, grazie alle tecnologie di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è ora possibile scorrere rapidamente il contenuto dei documenti.

Il fatto di non avere a portata di mano la documentazione del cliente può portare a perdite di tempo e una chiamata alle 7 di sera alla propria segretaria chiedendole di fare una scansione di un particolare documento è anch’essa una condizione davvero fuori dai tempi. Le VDR consentono di accedere alla documentazione in sicurezza, in un qualsiasi momento e da remoto.

La proprietà intellettuale è una delle risorse più preziose

La proprietà intellettuale (PI) è una risorsa fondamentale e la sua perdita può essere una vera rovina per qualsiasi azienda. Don Fancher, di Deloitte, in una recente indagine afferma: “La gestione dei rischi quando si ha a che fare con segreti commerciali, disegni, piani o know-how proprietari che portano vantaggi economici e competitivi a un’organizzazione comprende spesso la quantificazione di come la perdita di tale PI potrebbe influire sull’attività aziendale stessa, sulle strategie di come identificare e affrontare gli avversari e sulla costruzione di una protezione difendibile della custodia della catena di dati per affrontare future minacce digitali di sottrazione della PI”.

Il mantenimento del controllo della PI è, quindi, una delle chiavi fondamentali di ogni organizzazione. Una VDR è uno strumento che consente di controllare l’accesso al materiale della PI. Funzioni come il reporting granulare e l’applicazione di filigrane diminuiscono il rischio di furti e creano un deterrente per le persone all’interno dell’azienda che intendono sottrarre le informazioni. Ogni attività svolta in una VDR sarà sempre tracciabile e questo è un grande vantaggio a favore degli utenti più attenti alla riservatezza delle informazioni.

La casistica relativa all’utilizzo di una VDR è molto ampia. Un’organizzazione che deve gestire informazioni aziendali riservate nel modo più sicuro, versatile ed efficace dovrebbe prenderla in considerazione. Le soluzioni cloud sono ovunque, ma non sono tutte uguali!