La mise en œuvre d'une procédure innovante d'hébergement centralisé des données issues de documents numériques et physiques va établir de nouvelles normes pour la gestion moderne des données.
La société de placements immobiliers UBS Real Estate Kapitalanlagegesellschaft mbH (UBS Real Estate), prestataire de fonds immobiliers ouverts, optimise de façon durable la gestion internationale des documents par la centralisation de l'ensemble de ses données. Grâce à un nouveau processus, le contrôle des données au niveau européen sera fortement simplifié et un nouveau standard international sera introduit pour la mise à disposition des données : ce nouveau processus assure ainsi pour chaque type de document des circuits d'information raccourcis, une coordination simplifiée entre les différents sites européens ainsi qu'une profondeur et une qualité d'information jusqu'alors inconnues.
Par le passé, les documents originaux du parc immobilier d'UBS Real Estate étaient stockés de façon décentralisée dans les différents sites européens. Suite à un projet qui devrait se poursuivre à long terme et qui vise la mise en œuvre d'un processus innovant de gestion des données, la centralisation de la documentation autour des biens fonciers a été entamé il y a environ un an. Pour ce faire, UBS Real Estate bénéficie du soutien de Drooms, un des prestataires leaders des solutions d'espace de données et spécialiste dans le domaine de la sécurité des données. À la base du développement et de la mise en œuvre réussis de cette gestion des processus de données innovante se trouvent notamment la collaboration étroite et la vaste expertise des deux entreprises.
Grâce au nouveau processus, les documents d'UBS Real Estate seront désormais stockés dans un « entrepôt opérationnel » physique. Les documents sont à la disposition, sous forme numérique, de manière simultanée et permanente, d'un groupe d'utilisateurs sélectionnés, dans une dataroom virtuelle sécurisée. Grâce à cette nouvelle solution, UBS Real Estate réalise le stockage structuré de ses documents pour lesquels il existe une obligation de conservation légale , stockage qui, outre la nouvelle visibilité, simplifie énormément la cession de biens immobiliers stockés de manière décentralisée.
La transparence élevée de cette méthode moderne de stockage permet une réaction rapide aux conditions actuelles du marché. La préparation interminable – durant des semaines et même parfois des mois – de documents en lien avec une transaction pour des prospects potentiels appartient désormais au passé. À l'aide de l'espace de données permanent et virtuel, il est désormais possible de mettre à la disposition du marché les biens fonciers dans des temps très réduits.
