FAQ

Le FAQ contient les questions fréquemment posées concernant l´inscription, la mise en place et l´usage de Drooms.

Général

Qui est Drooms?

Le groupe Drooms est le premier fournisseur et spécialiste européen de la dataroom électronique.

Que fait Drooms?

Drooms est une dataroom virtuelle permettant l’accès contrôlé à de grandes quantités de documents confidentiels. Différents intervenants internes et/ou externes peuvent ainsi, en fonction de leurs droits, visualiser en toute sécurité les informations sensibles d’une entreprise ou des documents confidentiels.

Comment utiliser Drooms?

Tous les utilisateurs invités à une data room Drooms reçoivent une invitation par email. Pour les nouveaux utilisateurs Drooms, l’email d'invitation comprendra un lien vers notre page d'inscription. Une fois inscrits, les nouveaux utilisateurs seront dirigés vers la page de connexion Drooms (https://web.drooms.com). Afin de découvrir et profiter de toutes les fonctionnalités de Drooms, nous vous invitons à consulter les manuels d´utilisation mis à votre disposition.

Pourquoi ai-je reçu une invitation ?

Pour des raisons de confidentialité, nous ne pouvons donner aucune information sur le contenu de la dataroom. Lorsque vous entrerez dans la dataroom, la consultation des documents devrait vous permettre d’identifier les raisons pour lesquelles vous avez été invité.

Inscription

Comment m´inscrire ?

Une fois l’invitation reçue, vous pouvez commencer votre inscription en cliquant sur le lien contenu dans l’email. Il vous suffit de définir votre mot de passe, actualiser vos informations personnelles et accepter les conditions d´utilisation afin d’accéder à votre data room sur web.drooms.com.

J´ai oublié mon mot de passe.

Visitez notre page d´accueil https://web.drooms.com/forgot-password pour définir un nouveau mot de passe.

Mon mot de passe n´est pas accepté, pourquoi ?

Doit comporter au moins 10 caractères et :

  • Au moins une majuscule A-Z
  • Au moins une minuscule a-z
  • Au moins un caractère spécial
  • Au moins un chiffre 0-9
Je n´ai pas reçu mon invitation.

Si vous n´avez pas reçu votre invitation d´ici 24 heures, vérifiez vos spams. Si vous avez un logiciel anti-spam, le domaine drooms.com devrait être ajouté à la liste des expéditeurs autorisés. Ainsi, vous pourrez recevoir des informations importantes concernant Drooms. Nous pouvons également vous renvoyer l´invitation, contactez-nous par email support@drooms.com ou par téléphone +49 (0)69 478 640 299.

Mise en place

Comment mettre en place Drooms ?

Suivez simplement les instructions décrites par setup wizard vous guidant lors de l´installation. Vous pouvez également lire le « Drooms acces et utilisation » mis à votre disposition pour expliquer en détails les différentes étapes relatives à l´inscription et la mise en place de Drooms.

Je n´ai pas l´autorisation d´installer Drooms.

Contactez votre département informatique. Vous pouvez également télécharger le document „Drooms Client Installation & Configuration Requirements“ qui contient des explications techniques sur la configuration nécessaire pour la mise en place de Drooms.

Utilisation

Comment obtenir des accès supplémentaires ?

Pour obtenir des accès supplémentaires, pour vos collègues par exemple, vous devez contacter votre interlocuteur qui vous a donné accès à la dataroom.

Comment imprimer des documents ?

Utilisez la fonction "Imprimer" du menu contextuel.

Je ne peux pas imprimer les documents, pourquoi ?

Vous n´avez peut-être pas la permission d´imprimer. Pour obtenir cette permission, merci de contacter votre interlocuteur qui vous a donné accès à la dataroom.

Comment enregistrer des documents ?

Utilisez la fonction "Télécharger" du menu contextuel.

Je ne peux pas enregistrer les documents, pourquoi ?

Vous n´avez peut-être pas la permission d´enregistrer. Pour obtenir cette permission, merci de contacter votre interlocuteur qui vous a donné accès à la dataroom.

Comment puis-je être informé des changements effectués dans la dataroom ?

Vous pouvez régler la fréquence de vos notifications depuis votre profil (en cliquant sur votre nom en haut à droite) pour être informé(e) d´éventuels changements effectués dans la dataroom (documents chargés, point d´index supprimés, etc…). Ces emails de notifications peuvent être reçus de manière immédiate, régulière ou hebdomadaire à votre convenance.

Est-ce que Drooms est disponible en application mobile ?

L'application Drooms est disponible en téléchargement sur les appareils iOS. Il suffit de la télécharger via l'App Store pour afficher, rechercher, traduire, partager, modifier, créer et supprimer des fichiers et des dossiers lors de vos déplacements.

Online Shop

Comment créer un compte dans la boutique en ligne Drooms?

Pour créer un compte dans la boutique en ligne, veuillez cliquer sur "Sign in" (Se connecter), dans le coin supérieur droit de l'écran (en-tête). Cliquez ensuite sur "Register" (S'inscrire). Renseignez les informations obligatoires et cliquez sur "Get Started now" (Commencer maintenant). Un e-mail d'activation vous sera automatiquement envoyé. Pour activer votre compte, vous devez cliquer sur le bouton "Activate your account" (Activer votre compte). Vous serez redirigé vers la page d'indentification.

J'ai créé un compte dans la boutique en ligne de Drooms, mais je n'arrive pas à me connecter. Que dois-je faire ?

Si vous êtes déjà inscrit dans la boutique Drooms, il est possible que vous n'ayez pas encore activé votre compte. Veuillez chercher dans votre boîte de réception l'e-mail d'activation de compte que nous vous avons automatiquement envoyé et activez votre compte. Si vous n'avez pas reçu cet e-mail, veuillez contacter support@drooms.com.

Que dois-je faire si j'ai enregistré une adresse e-mail erronée et que je ne peux pas me connecter à la boutique Drooms ?

Si vous avez enregistré une adresse e-mail erronée, veuillez envoyer un e-mail à support@drooms.com.

Que comprend la dataroom achetée sur la boutique en ligne et combien coûte-t-elle ?

Le prix de la dataroom PRO est de 12,90 €* par utilisateur/mois. La capacité minimale fournie est de 10 utilisateurs. La dataroom PRO offre quatre fonctionnalités gratuites :

• Personnalisation de la marque

• Notes & Points clés

• Recherche

• Authentification à deux facteurs

Vous trouverez d'autres informations sur la page d'accueil de la boutique : https://shop.drooms.com/home

* Pour les devises sélectionnées, telles que USD $, GBP £ ou CHF, le prix indicatif est indiqué lors de l'achat.

Le support Drooms est-il inclus dans ma dataroom PRO ?

Vous pouvez contacter notre équipe d'assistance technique tous les jours de la semaine, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an, à l'adresse e-mail suivante : support@drooms.com . Veuillez noter que seule l'assistance par e-mail est incluse.

Quelle est la différence entre le produit offert par la boutique en ligne PRO et la dataroom personnalisée ?

La principale différence réside dans le prix et le type de support inclus. La dataroom personnalisée donne droit à une assistance complète par e-mail et par téléphone, tandis que les clients PRO bénéficient d'une assistance technique par e-mail. En outre, des services supplémentaires sont inclus pour les clients de la dataroom personnalisée, tels que l'intégration et la formation des administrateurs. Le temps de préparation gratuit, le nombre illimité d'utilisateurs et l'archivage de la dataroom font partie des autres avantages inclus. Pour en savoir plus, contactez notre équipe commerciale : https://drooms.com/en/about/contact-us

Puis-je ajouter des fonctionnalités supplémentaires et combien coûtent-elles ?

Oui. En plus des quatre fonctionnalités gratuites fournies, vous pouvez ajouter les fonctionnalités suivantes à votre dataroom :

• Q&R

• Attribution d'index

• Traduction des documents

• Autorisations avancées

Veuillez noter que chaque fonctionnalité ajoutée coûte 5 euros par utilisateur/mois.

Puis-je annuler ou échanger des fonctionnalités pour ma dataroom ?

Non, il n'est pas possible de supprimer ou d’échanger une ou plusieurs fonctionnalités supplémentaires après leur achat.

Quel est le nombre minimum et maximum de licences d'utilisateur que je peux acheter pour la dataroom offerte dans votre boutique en ligne ?

Le nombre minimum de licences d'utilisateur est de 10. Vous pouvez acheter jusqu'à 100 utilisateurs au cours d'une même procédure de paiement.

Où est indiqué le nombre de licences d'utilisateur encore disponibles dans ma dataroom PRO ?

Vous devez vous connecter à la boutique en ligne et cliquer sur l'onglet "Compte". Le nombre de licences d'utilisateur encore disponibles est indiqué dans la vignette Dataroom.

Puis-je réduire le nombre de licences d'utilisateur déjà achetées ? Quand cette modification prend t-elle effet ?

Oui, vous pouvez réduire le nombre de licences d'utilisateur au minimum obligatoire de 10. Toutefois, elles doivent d'abord être retirées de la dataroom. Il est important de noter que si vous réduisez le nombre de licences d'utilisateur pendant le mois de facturation en cours, le changement sera immédiatement appliqué, mais il sera seulement répercuté sur la facture suivante.

Comment puis-je transformer ma dataroom gratuite en dataroom PRO ?

Allez sur la page "Compte" de notre boutique en ligne et cliquez sur le bouton "Upgrade to Pro" (Passer à la version Pro). Une fenêtre affichera les options de mise à niveau. Cliquez sur "Buy now" (Acheter maintenant). Personnalisez votre dataroom, puis passez à la section Paiement. Toutes les données téléchargées dans la dataroom gratuite seront disponibles dans la dataroom PRO. Veuillez vous assurer que vous ne réservez pas une dataroom entièrement nouvelle si vous souhaitez conserver les données.

Mon essai gratuit est terminé. Puis-je encore mettre à niveau ma dataroom gratuite ?

Oui. La mise à niveau de la dataroom gratuite reste possible pendant quatre semaines après la fin de la période d'essai. Ensuite, la dataroom est supprimée.

Puis-je obtenir un remboursement lorsque je réduis le nombre de licences d'utilisateur entre deux dates de facturation ?

Non, nous n'effectuons pas de remboursement lorsque vous réduisez le nombre de licences d'utilisateur. Nous ne remboursons pas non plus les licences d'utilisateur résiliées le jour même de leur achat.

Quelle est la différence entre la suppression d'une licence d'utilisateur et le blocage d'un utilisateur ?

La suppression d'une licence d'utilisateur affecte le montant payé sur une base mensuelle. Le blocage d'un utilisateur n'affecte que l'accès à la dataroom. Cela signifie que les utilisateurs bloqués (temporairement) continuent d'être facturés. Pour supprimer une licence d'utilisateur, vous devez premièrement bloquer le ou les utilisateurs concernés de la dataroom (et uniquement pour des licences en cours d'utilisation). Pour plus d'informations, veuillez consulter les conditions générales de la boutique.

Est-il possible de changer le propriétaire de la dataroom ?

Oui. Pour cela, veuillez contacter notre équipe d'assistance : support@drooms.com. Pour attribuer un nouveau propriétaire à votre dataroom, il doit être enregistré dans la boutique en ligne et avoir un mode de paiement défini.

Que se passe-t-il au niveau de la facturation lorsque je choisis la dataroom personnalisée ?

L'abonnement/ facturation de la boutique en ligne s'arrête.

Quelle est la durée de l'abonnement à la dataroom PRO ?

Les clients de la dataroom PRO sont facturés mensuellement, le même jour, pour les paiements périodiques. Par exemple, si vous avez acheté une dataroom le 25 mai, vous recevrez la prochaine facture le 25 juin à 00h00. Dans des cas particuliers, par exemple si vous avez acheté une dataroom le 31 du mois, vous serez facturé le 30 pendant les mois de 30 jours.

Puis-je changer la monnaie de paiement pour une prochaine facture ?

Non, la devise choisie lors du premier paiement est définie comme devise par défaut pour tous les autres paiements effectués. La devise dépend du pays de l'adresse de facturation.

Quels sont les modes de paiement acceptés ?

Actuellement, nous acceptons les paiements par cartes Mastercard, Visa et par PayPal. D'autres méthodes de paiement locales seront ajoutées prochainement.

J'ai sélectionné plusieurs méthodes de paiement dans la boutique. Quel est le mode de paiement par défaut ?

Le mode de paiement par défaut est indiqué par la mention "Default" (par défaut). Vous pouvez, à tout moment, ajouter un autre mode de paiement et le sélectionner comme mode "par défaut" ou le faire plus tard. S'il n'y a qu'un seul mode de paiement, il sera obligatoirement le mode par défaut. Vous pouvez gérer les modes de paiement sur la page "Settings" (Paramètres) de la boutique. Si le premier ou le nouveau mode de paiement par défaut est enregistré comme carte de crédit, le client devra confirmer son identité à l'aide d'un processus de sécurité en 3D.

Comment fonctionne la sécurité 3D ?

Toute entreprise de commerce en ligne qui offre une option de paiement par carte de crédit doit mettre en place une sécurité 3D. Il s'agit en fait d'un processus d'authentification à deux facteurs qui nécessite la saisie d'un code envoyé par SMS par la banque du client.

Puis-je supprimer des modes de paiement déjà configurés ?

Oui, vous pouvez le faire en sélectionnant l'option affichée sous "More" (Plus) dans la vignette Modes de paiement, sur la page "Settings" (Paramètres). Cela n'est possible que si le mode choisi n'est pas le mode de paiement par défaut. Si vous souhaitez supprimer un mode de paiement par défaut, définissez d'abord un autre mode de paiement "par défaut".

Que se passe-t-il si un paiement périodique échoue ?

Si un paiement périodique échoue pour quelque raison que ce soit, nous limitons automatiquement l'accès de tous les utilisateurs à la plateforme jusqu'à ce que le paiement soit effectué. Dans ce cas, vous serez informé par courriel des prochaines étapes à suivre. Après l'élimination de la cause de non-paiement, veuillez faire le paiement en cliquant sur "Retry" (Réessayer) sur la page "Billing" (Facturation). Si un paiement périodique n'est pas effectué un mois après la date prévue, la dataroom sera supprimée de manière permanente.

Où est affiché l'historique de la facturation ?

La page de la facturation n'est accessible qu'au propriétaire de la dataroom. Vous devez vous connecter à la boutique en ligne et cliquer sur l'onglet "Billing" (Facturation) dans la barre de navigation. L'historique de la facturation est disponible aux formats PDF et Excel (du 1er jour à la dernière facture).

Où est affichée la prochaine date de facturation périodique ?

La prochaine date de facturation est affichée au bas de la page "Compte" de votre boutique en ligne.

Est-il possible de changer l'adresse de facturation ?

Oui, allez à la page "Settings" (Paramètres), cliquez sur "More" (Plus) dans la fenêtre du mode de paiement et sélectionnez "Edit billing address" (Modifier l'adresse de facturation). N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications !

Une dataroom peut-elle être annulée avant la date de facturation périodique ? Puis-je obtenir un remboursement ?

Oui, vous pouvez annuler votre dataroom en cliquant sur le bouton "More" (Plus) de la page "Compte", puis en sélectionnant l'option "Cancel data room" (Annuler la dataroom) pour la dataroom voulue. Toutefois, l'annulation ne doit droit à aucun remboursement. Comme vous payez à l'avance, vous pouvez utiliser la dataroom jusqu'à la fin de la période de facturation/abonnement. Après cela, la dataroom sera fermée et l'abonnement prendra fin.

Puis-je réactiver une dataroom annulée ?

Oui, vous pouvez réactiver une dataroom annulée en cliquant simplement sur le bouton "Reactivate" (Réactiver) sur la page "Compte". Si vous ne réactivez pas la dataroom annulée avant la prochaine date de facturation (affichée à côté du bouton "Réactiver"), la dataroom sera fermée.

Puis-je réactiver une dataroom fermée ?

Oui, vous pouvez toujours réactiver votre dataroom quatre semaines après sa fermeture en cliquant sur le bouton "Reactivate" (Réactiver). Vous devrez alors payer au prorata jusqu'à la prochaine date de facturation. La date de facturation ne change pas. La date limite de réactivation d'une dataroom est affichée à côté du bouton "Reactivate" (Réactiver) sur la vignette de la dataroom. Après cette date, si elle n'est pas réactivée, la dataroom sera supprimée.

Puis-je annuler une dataroom non payée ?

Non, si la facture d'une dataroom impayée n'est pas payée avant le mois de facturation suivant, l'abonnement sera automatiquement annulé.