In Extenso Référence

Marc Sabaté est Directeur Général chez In Extenso Finance & Transmission

1. Quand / dans quel but utilisez-vous une Dataroom dans votre activité ?

In Extenso Finance & Transmission est spécialisé dans le conseil en cessions, acquisitions, transmissions et financement principalement auprès de PME, de leurs actionnaires et de leurs dirigeants. Nous sommes le 1er intervenant français du small market, c’est-à-dire des transactions comprises entre 1 et 50 millions d’euros. Près de 700 transactions ont été réalisées depuis 10 ans, dont 60 en 2018. Dans ce contexte, notre entreprise utilise plusieurs Datarooms Drooms pour partager en toute sécurité l’énorme flux d’informations que nous devons gérer, dans un délai de temps réduit, et ce de manière simple et efficace. De plus, les Dataroom nous permettent de contrôler la diffusion de ces informations : les utilisateurs consultent uniquement les documents pour lesquels leur groupe respectif ont les permissions, définies par nos soins.

2. Quels sont les principaux avantages de l’utilisation d’une Dataroom dans votre travail ?

Clairement, l’utilisation d’une Dataroom permet de gérer efficacement le workflow d’une transaction, notamment en évitant toute redondance. Après que l’acquéreur a effectué sa Due Diligence, ce dernier fera une offre indicative. Pour cela, le(s) acheteur(s) potentiel(s) a/ont donc besoin d’avoir accès aux données rapidement et depuis n’importe quel endroit. Par exemple en phase de cession, il faut que tous les documents qui décrivent l’entreprise soient disponibles et clairement répertoriés. L’avantage de travailler avec une Dataroom tient en ce que les données qui sont déjà disponibles en interne, sont ainsi externalisables aux acquéreurs en seulement quelques clics. De fait, la dataroom permet à In Extenso de gérer étroitement la relation premièrement entre In Extenso et son client, puis dans un second temps entre In Extenso et le(s) acquéreur(s).

3. Quel module utilisez-vous le plus et pourquoi ?

Nous achetons beaucoup de Datarooms en ligne pour préparer des transactions qui sont encore à un stade embryonnaire et pour lesquels encore relativement peu de personnes sont concernées. Par contre, dès que la transaction implique plusieurs acteurs, nous prenons alors la solution « Enterprise » avec tous les modules qui apportent une vraie valeur ajoutée à la transaction. Dans les deux cas, les modules que nous trouvons les plus utiles sont les rapports d’activités : nous pouvons ainsi voir quels document ont été consultés (ou non) par quels acquéreurs ou auditeurs, à quel moment et pour quelle durée. Cela constitue un avantage certain en termes de transparence et d’efficacité, notamment pour mener les négociations en toute connaissance de cause.

4. Quels outils de la Dataroom trouvez-vous les plus pratiques ?  les plus innovants ?

Au-delà des rapports d’activités des utilisateurs, l’indexation automatique apporte un vrai gain de temps : un simple « glisser-déposer » des dossiers depuis le bureau de l’ordinateur vers la Dataroom, et cette dernière va les indexer en respectant les sous-dossiers. Ainsi, nous sommes certains que l’architecture mise en place lors de notre collecte de données sera respectée au sein de la dataroom, évitant ainsi toute redondance dans notre travail préparatoire. Le Q&A est également extrêmement pratique pour faire avancer les négociations en amont et faire ainsi économiser du temps - et donc de l’argent-  à toutes les parties impliquées.

5. Quel conseil donneriez-vous à un débutant utilisant une Dataroom ?

L’utilisation est intuitive et ne requiert aucune connaissance poussée en informatique. Cependant, notre conseil utile se situe lors de la phase de préparation : assurez-vous d’avoir correctement  défini les permissions des groupes d’utilisateurs avant de leur envoyer les invitations pour la dataroom. En effet, une fois l’utilisateur connecté, il est toujours plus délicat de devoir modifier a posteriori les permissions pour ensuite devoir justifier auprès de celui-ci pourquoi tel ou tel document qui était jusqu’à présent disponible, lui est à présent caché.

6. Recommanderiez-vous Drooms ?

Nous avons changé de fournisseur de Dataroom pour Drooms pour plusieurs raisons évoquées précédemment (intuitivité, contrôle, rapidité, etc.). Cependant, un des atouts majeurs de Drooms réside dans son réseau de support client. Ce dernier est composé de chargé de projets qui connaissent les conditions de travail de notre secteur, ils sont multilingues, disponibles 24/7. Surtout, ils peuvent rapidement rédiger des certificats de conformité Drooms qu’ils joignent aux copies DVD ou USB de la dataroom transmises aux différentes parties lorsqu’une transaction se termine.

 

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