Révolutionner la gestion des transactions : Online Archive au service de la sécurité et de l'efficacité numériques
Les exigences en matière de gestion des documents dans les archives digitales sont de plus en plus importantes pour les entreprises. Les informations sensibles doivent être stockées de manière sûre, efficace et durable.
Les méthodes traditionnelles de stockage des documents de transaction, comme l'utilisation de clés USB, restent une pratique courante. Elles sont toutefois inefficaces et peu sûres, car ces supports de données physiques peuvent par exemple être perdus, copiés à l'insu de tous ou manipulés. Pour éviter cela, le stockage de ces clés USB est coûteux, ce qui entraîne des frais de stockage élevés. La fonction Online Archivepour les transactions offre une plateforme digitale centralisée qui améliore la sécurité et l'accessibilité des documents tout en réduisant les coûts et en contribuant au développement durable.
"Malgré des années de discussions sur la nécessité d'une plus grande digitalisation dans le secteur de l'immobilier, les clés USB conservées dans des coffres-forts ignifugés restent une pratique courante après la conclusion des transactions. Grâce à notre fonction d’archive en ligne, nos clients, mais aussi les avocats et les notaires, économiseront à l'avenir des coûts et gagneront en efficacité", explique Alexandre Grellier, cofondateur et CEO de Drooms.
C'est la raison pour laquellenous avons développé notre Drooms Online Archive. Nous innovons ainsi dans le stockage et la gestion des documents de transaction. Le système basé sur le cloud remplace les supports physiques traditionnels comme les clés USB et offre une solution sûre, efficace et durable pour la conservation à long terme des documents.
L'Online Archive, une solution plus durable
Selon le service allemand d'information scientifique, environ 866.000 transactions immobilières ont eu lieu en Allemagne en 2022. Si l'on part du principe qu'au moins deux supports de données ont été utilisés pour chaque transaction, plus de 1,5 million de clés USB auraient pu être sauvées de la décharge rien que l'année dernière grâce à la transition versl’ Online Archive.
En renonçant aux supports de données physiques, nous réduisons considérablement les déchets électroniques et les émissions de CO2 qui y sont liées. Cela fait de l'Online Archive une alternative plus respectueuse de l'environnement, tout en augmentant l'efficacité et la sécurité.
Un pas important vers la digitalisation
Le potentiel de transformation des processus commerciaux par des méthodes digitales n'est pas encore épuisé. Dans le domaine juridique en particulier, la digitalisation et des normes de sécurité élevées sont d'une grande importance. Nina Horbach, associée chez avocado Rechtsanwälte à Francfort, notaire et membre d’un conseild’administration, le sait par expérience :
" En tant que notaire, ne plus avoir à m’occuper de la conservation sécurisée des données après une transaction à la demande des parties del'acte allégerait considérablementma tâche. Les étapeslongues et compliquées liées àla conservation des données seraient supprimées, de sorte que mon équipe de notaires pourrait elle aussi se concentrer principalement sur le traitement des transactions. La disponibilité numérique des données facilite non seulement leur maniement dans notre quotidien juridique, mais permet aussi d'économiser du temps et de l'argent et offre au notariat plus d'espace de stockage dans le coffre-fort ou l'armoire métallique dans lesquels mes actes sont également conservés", commente Nina Horbach.
En tant que solution basée sur le cloud, Drooms Online Archive permet de conserver les documents de transaction à long terme et en toute sécurité, même après la transaction elle-même. Les données sont non seulement plus facilement accessibles et réactivables, mais aussi plus sûres.
Quels sont les avantages de Drooms Online Archive pour les transactions ?
- Sécurité et fiabilité : vos documents sont stockés sur des serveurs géo-redondants en Europe, qui garantissent les normes de sécurité les plus élevées
- Économie de coûts : plus besoin de supports de données physiques ni de stockage. Vous économisez de l'argent et du temps.
- Durabilité : réduction des émissions de CO2 en évitant le plastique et les déchets électroniques.
- Accès facile : accès aux documents de n'importe où avec une gestion centralisée et un contrôle d'accès sécurisé.
- Sécurité des documents à long terme : vos documents ne peuvent pas être modifiés ou supprimés et sont sécurisés de manière fiable pour les transactions ou les litiges futurs.
Fonctionnement de l’Online Archive:
- Formulaire de demande : Demander et remplir le formulaire de commande.
- Activation : notre équipe examine votre demande.
- Archivage : votre espace de données est maintenant archivé et ne peut plus être modifié.
- Accès : vous pouvez accéder à votre data room archivée digitalement via votre compte, dans la même vue qu'auparavant, mais elle est désormais marquée comme "archivée". Nous proposons l'archivage pour une période de 1 à 10 ans, avec possibilité de prolongation.
L'Online Archive représente un progrès important dans la gestion des documents. Elle résout les problèmes liés aux supports de données physiques et allie sécurité, efficacité et durabilité. Grâce à Drooms, vous serez ainsi parfaitement équipé pour l'avenir de la documentation des transactions.
En savoir plus sur les avantages d’Online Archive pour vos transactions : https://drooms.com/online-archive/
