Dans le domaine de la gestion documentaire, les datarooms virtuelles (VDR) gagnent du terrain sur les services de partage de fichiers génériques. Pourquoi ? Quels sont les avantages des VDR pour les entreprises ?
Une gestion documentaire efficace et sécurisée joue un rôle clé dans les affaires. Le partage de fichiers sécurisé est particulièrement important pour la vérification préalable, où la rapidité et la sécurité sont des exigences essentielles. Comme la protection des données et la sécurité prennent de l'importance, une évolution vers des plateformes numériques fonctionnelles avec un chiffrement de haut niveau, au détriment des options de partage de fichiers génériques, est de plus en plus courante.
Une gestion de fichiers avec une approche centrée sur l'entreprise
Bien que les services de partage de fichiers génériques offrent certaines fonctions, leur infrastructure numérique n'est pas conçue pour une approche centrée sur les affaires.
En se centrant sur l'utilisateur, les VDR ont un avantage évident sur leurs concurrents traditionnels, où la sécurité, l'interface utilisateur (UI) et l'expérience (UX) sont prioritaires.
Nombre de leurs avantages sont immédiatement exploitables, lorsqu’un service et un support personnalisés sont disponibles. Un grand nombre de datarooms virtuelles offrent un support client complet 24 heures sur 24, sept jours sur sept, dans plusieurs langues.
Des systèmes sécurisés qui garantissent l'intégrité des données
Alors que les fournisseurs de partage de fichiers génériques ont tendance à se centrer sur la facilité du partage et la protection des fichiers pendant le transfert initial des données, les VDR offrent aussi une protection contre la modification des données, le traitement ou les pertes à long terme, sans compter une multitude de mesures de sécurité intégrées.
Pour ne citer qu'un exemple, en 2016, Dropbox a été forcé à admettre une fuite des mots de passe et des adresses e-mail concernant plus de 68 millions de ses utilisateurs.
Comme les datarooms virtuelles se concentrent sur la sécurité pendant et après les téléchargements, les violations de données sont moins probables.
Drooms a toujours traité avec le plus grand sérieux la confidentialité de ses clients et prend les mesures nécessaires pour la pérenniser.
- Drooms est certifié à la norme ISO 27001:2013
- Drooms et son logiciel sont conformes au règlement RGPD
- Les serveurs à haute disponibilité de Drooms sont uniquement gérés et maintenus par Drooms GmbH à Francfort
- Les services clients et techniques sont gérés par le personnel de Drooms
- Fonction de sauvegarde automatique des données et acceptation automatique d’un NDA lors de l'inscription.
- Des analyses détaillées en temps réel jusqu'à la dernière page de chaque document sont disponibles
- Accord individualisé des droits de révision, impression et/ou stockage au niveau des utilisateurs et des documents
- Processus d'authentification multi-niveau avec PIN et SMS en standard
L'authentification à deux facteurs et des autorisations avancées permettent de gérer les personnes qui ont un droit d'accès aux fichiers. Les autorisations en particulier permettent de contrôler les niveaux d'accès accordés, allant de la visualisation des fichiers à leur modification avec plusieurs options.
Des fonctions élargies pour répondre aux besoins professionnels
Le contrôle des accès et la gestion des fichiers est seulement un aspect des fonctions étendues des VDR. Bien que la facilité des téléchargements soit difficile à contester, le logiciel de partage de fichiers génériques n'est pas à la pointe de la technologie.
Les VDR répondent à une grande variété de besoins et elles peuvent être configurées et personnalisées. En plus de supporter les vérifications préalables et les communications des cadres supérieurs, les VDR sont devenues une plateforme bien établie pour la gestion efficace des portefeuilles. Disposer d'une solution pendant la totalité du cycle de vie des ressources permet aux utilisateurs de résoudre des questions liées aux écarts de données et aux formats de fichiers et qui induisent des frais inutiles et de l'inefficacité dans les processus.
De manière standard, de nombreuses VDR sont optimisées pour être utilisables sur mobile, sont personnalisables, possèdent des fonctions de traduction, et la possibilité d'automatiser l'attribution de fichiers sur les points d'index correspondants. Des fonctions d'analyse, d'annotation et de marquage des documents permettent aux utilisateurs d'ajouter des détails et de se concentrer sur certaines sections ou des pages entières, sans modifier le contenu de base.
Service rapide et efficace centré sur les innovations futures
Compte tenu du volume de données et de leur urgence, les VDR ont tendance à être configurées avec des fonctions de traitement documentaire à haute vitesse, pour réduire les attentes indépendamment des tailles.
CContrairement aux options de partage des fichiers génériques dont le modèle d'exploitation change moins fréquemment, les datarooms virtuelles sont constamment mises à jour et modernisées, pour le plus grand avantage de leurs utilisateurs, certaines intégrant même l'apprentissage machine et l'intelligence artificielle (AI).
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