7 conseils pour travailler, de la maison, de façon efficace et en toute sécurité

19. Mars 2020


Pour tenter de ralentir la propagation du COVID-19, un peu partout dans le monde, des millions de personnes sont maintenant confinées chez elles. La nouvelle règle étant de limiter les rencontres tout en gardant ses distances et de faciliter le télétravail. Selon l’agence européenne pour la Cyber-sécurité, les tentatives de phishing/hameçonnage liées aux craintes autour du coronavirus augmentent de façon exponentielle et de nouvelles escroqueries sont créées tous les jours.

Voici quelques conseils utiles pour s’organiser les meilleures conditions de télétravail et garantir efficacité et sécurité. Non, la télé ne devrait pas rester allumée.

home’s internet connectivity

Contrôler et gérer sa connexion à internet à la maison

La base pour pouvoir télé-travailler efficacement est, sans aucun doute, une connexion internet rapide et sécurisée. Pour ceux qui vivent dans de grands bâtiments, équipés de connexion wifi, méfiez-vous. Ces réseaux n’exigent souvent pas de mot de passe et cela devrait déjà vous mettre la puce à l’oreille. L’augmentation soudaine du nombre d’utilisateurs peut également provoquer des problèmes N’hésitez pas à modifier l’emplacement de votre installation pour optimiser la puissance du signal Wi-Fi. Favorisez une connexion par câble pour avoir plus de débit. Si le signal de votre connexion est déjà faible, évitez d’y connecter trop appareils. Le routeur doit disposer de (signal) radio(s) compatible(s) avec Thread, Z-Wave, 6LowPAN et Bluetooth Low Energy, entre autres technologies de communication moderne.

Energy proof your home

Gérez intelligemment vos resources

Limitez le nombre d’appareils connectés, tous en même temps, qui mettraient à mal le réseau. Ne devenez pas cet individu malfaisant qui empêcherait tout le monde d’accéder rapidement au serveur. Cela comprend également que vous éteigniez votre écran de PC lorsque vous savez que vous ne serez pas devant pendant un bon moment. Et surtout, évitez, en général, de laisser vos chargeurs d’ordinateur portable, téléphones ou tablettes branchés.

3.	Ensure a high security standard

Garantir un standard élevé de sécurité

Le travail à domicile n’est pas sans risque. Il ne s’agit pas seulement d’utiliser le VPN fourni par votre entreprise, maintenir à jour vos outils de cryptage et votre logiciel antivirus et de sécurité et de verrouiller votre écran si vous travaillez dans un espace partagé. Vous devez également bien réfléchir avant d’imprimer des documents confidentiels, et vous assurer d’être au courant des types de violations de sécurité susceptibles de mettre en danger les données d’utilisateurs et l’intégrité du système. 

Health is wealth

Le travail c’est la santé

Le travail à distance ne doit pas se faire au détriment de votre bien-être. Mieux, cette nouvelle organisation devrait configuré afin de le preserver autant que possible. La mise en place de structures permettant de rester actif et en bonne santé stimulera votre productivité globale. Cela inclut certaines choses comme la mise en place d'un horaire pour séparer vos heures de travail de votre temps de détente. La mise en place d’une routine est primordiale. Cela signifie également faire de l'exercice régulièrement (qui a dit que les cours de Zumba à la télé étaient has been?). En investissant du temps dans la remise en forme, vous allez augmenter votre niveau d'énergie. Envisagez d'installer une salle de gym à domicile si votre salle habituelle est fermée, ou de prendre quelques livres comme haltères avec votre nouvel ami: YouTube. Vous devez également alimenter ce puissant cerveau pour mieux vous concentrer. Bienvenue dans un monde d’aliments sains.

Clearly define goals

Bien définir ses objectifs

Ce point ne concerne pas uniquement les travailleurs à distance, mais l'adaptation à un nouvel environnement peut être délicate. Ce qui est une seconde nature sur le lieu de travail peut souvent être oublié lorsque l'on télétravaille pour la première fois. La règle est: une mauvaise planification entraîne de mauvaises performances. Gérer efficacement les tâches signifie définir clairement ces objectifs essentiels. Le verrouillage ne signifie pas l'arrêt de l'activité, alors découvrez ce qui doit être réalisé chaque jour et mettez-vous au travail. La concurrence ne dormira pas, alors pourquoi devriez-vous le faire simplement parce que vous travaillez à distance? En passant au crible et en distinguant ce qui est prioritaire de ce qui ne l'est pas, vous pourrez obtenir cette clarté essentielle. N'oubliez pas de déléguer là où c'est nécessaire.

Remove distractions

Supprimer les distractions

 

Le travail à distance, bien qu'il augmente la flexibilité, peut également conduire à la procrastination, en particulier avec cet affreux trou noir que sont les médias sociaux. En supprimant les perturbations, soit en bloquant une application sur votre téléphone ou votre iPad, soit en mettant simplement l'appareil hors de portée temporairement, vous vous aiderez à rester sur la bonne voie. Il en va de même pour les membres de votre famille qui travaillent peut-être aussi à domicile. Pour ceux qui sont particulièrement sensibles au bruit ambiant, pouvons-nous suggérer des boules quiès? Un objet personnel particulièrement sous-estimé alors qu’il sauve des nuits. Les écouteurs à atténuation nasale peuvent également être utiles. Si les choses se corsent, pourquoi ne pas s'appuyer sur les membres de votre équipe pour les responsabiliser?

Leverage the appropriate technology
Utiliser la technologie appropriée
 

Le télétravail consiste à imposer avec confiance et sans détour l'utilisation d'outils logiciels adéquats. Cela signifie qu'il faut investir dans une technologie performante et sécurisée qui optimisera vos flux de travail actuels plutôt que de les faire disparaître. L'adoption de produits bon marché et inefficaces n'est pas seulement une perte de temps, mais aussi une perte de motivation pour les travailleurs. Pas vraiment ce qu’une entreprise veut pour ses employés. Parmi les outils importants qui méritent d'être pris en considération figurent des systèmes appropriés de partage et de stockage des fichiers de données. Cela peut réduire la pression sur les serveurs de l'entreprise et rendre les données facilement accessibles aux équipes requises. Les entreprises peuvent avoir un meilleur contrôle sur qui accède à quoi. Les problèmes liés aux formats de documents sont souvent réduits et de nombreux fournisseurs permettent l'accès via une série de dispositifs, par exemple un navigateur, une application, un téléphone portable, etc. Cela implique également des systèmes clairs de classification et d’administration de vos dossiers. Des options génériques de partage et de stockage de fichiers peuvent vous aider à démarrer, mais pour une installation plus complète et plus sûre, des services spécialisés peuvent être plus adaptés. Découvrez ici notre solution de dataroom virtuelle et essayez-la gratuitement pendant un mois.

La communication verbale au quotidien est importante pour la réussite d'une entreprise. Bien que les réunions en face à face et en personne soient problématiques, le bureau à domicile n'a pas à réduire considérablement l'interaction nécessaire avec les collègues. Il est recommandé d'organiser régulièrement des discussions d'équipe et des contrôles avec les collègues en utilisant le bon équipement, comme Skype pour les entreprises, Zoom ou Facetime. Il va sans dire qu'un ordre du jour bien défini doit être communiqué avant la tenue des réunions.