Revolucionar la gestión de las transacciones: adoptar la seguridad digital y la eficiencia con Online Archives
Los requisitos de gestión de documentos en archivos digitales son cada vez mayores para las empresas. La información sensible debe almacenarse de forma segura, eficiente y permanente.
Los métodos tradicionales de almacenamiento de documentos transaccionales, como el uso de memorias USB, siguen siendo una práctica habitual. Sin embargo, son ineficaces e inseguros, ya que estos soportes físicos de datos pueden perderse, copiarse inadvertidamente o manipularse, por ejemplo. Para evitarlo, el almacenamiento de estas memorias USB requiere mucho tiempo, lo que se traduce en elevados costes de almacenamiento. Online Archive para transacciones ofrece una plataforma digital centralizada que mejora la seguridad y accesibilidad de los documentos, al tiempo que reduce costes y contribuye positivamente a la sostenibilidad ambiental.
"A pesar de los años de debate sobre la necesidad de una mayor digitalización en el sector inmobiliario, las memorias USB guardadas en cajas fuertes ignífugas siguen siendo la práctica habitual una vez finalizadas las transacciones. Con nuestro archivo en línea, nuestros clientes, así como abogados y notarios, ahorrarán costes y aumentarán la eficiencia en el futuro", explica Alexandre Grellier, cofundador y CEO de Drooms.
Por este motivo, hemos desarrollado nuestro Drooms Online Archive. Estamos innovando la forma de almacenar y gestionar los documentos transaccionales. El sistema basado en la nube sustituye a los soportes físicos de datos convencionales, como las memorias USB, y ofrece una solución segura, eficiente y sostenible para el almacenamiento de documentos a largo plazo.
Sostenibilidad gracias al Online Archive
Según Informationsdienst Wissenschaft, en 2022 se realizaron en Alemania unas 866.000 transacciones inmobiliarias. Suponiendo que se utilizaran al menos dos soportes de datos para cada transacción, solo el año pasado podrían haberse ahorrado más de 1,5 millones de memorias USB de los vertederos cambiando al Online Archive.
Al prescindir de los soportes físicos de datos, reducimos considerablemente los residuos electrónicos y las emisiones de CO2 asociadas. Esto convierte a Online Archive en una alternativa más respetuosa con el medio ambiente que, además, aumenta la eficiencia y la seguridad.
Un paso importante hacia la digitalización
Aún no se ha aprovechado plenamente el potencial de transformación de los procesos empresariales mediante procedimientos digitales. La digitalización y los elevados estándares de seguridad son especialmente importantes en el sector jurídico. Nina Horbach, socia de avocado Rechtsanwälte en Frankfurt y notaria/miembro del consejo de supervisión, lo sabe por experiencia propia:
"El hecho de que, a petición de las partes de la escritura, ya no tuviera que preocuparme del almacenamiento seguro de los datos después de una transacción sería un alivio notable. Ya no serían necesarios complicados pasos de trabajo a largo plazo para la custodia, de modo que el equipo de mi notaría también podría centrarse principalmente en la tramitación de las transacciones. La disponibilidad digital de los datos no sólo facilita el manejo en el trabajo jurídico diario, sino que también ahorra tiempo y costes y ofrece a la notaría más espacio de almacenamiento en la caja fuerte o el armario de acero en el que también se guardan mis escrituras", comenta Nina Horbach.
Como solución basada en la nube, el Online Archive de Drooms permite el almacenamiento seguro y a largo plazo de documentos de transacciones, incluso después de la transacción real. Los datos no solo son más fáciles de acceder y reactivar, sino también más seguros.
¿Qué ventajas ofrece el Online Archive de Drooms para las transacciones?
- Seguridad y fiabilidad: Sus documentos se almacenan en servidores georredundantes en Europa, que garantizan los más altos estándares de seguridad.
- Ahorro de costes: Ya no necesita soportes físicos de datos ni almacenamiento. Ahorra tiempo y dinero.
- Sostenibilidad: Reducción de las emisiones de CO2 al evitar los residuos plásticos y electrónicos.
- Fácil acceso: Acceda a los documentos desde cualquier lugar con una gestión centralizada y un control de acceso seguro.
- Seguridad de los documentos a largo plazo: Sus documentos no pueden modificarse ni borrarse y están protegidos de forma fiable para futuras transacciones o litigios.
Así es como funciona:
- Hoja de pedido: Solicite y rellene el formulario de pedido.
- Activación: Nuestro equipo comprobará su solicitud.
- Archivado: Su data room está ahora archivado y ya no se puede editar.
- Acceso: Puede acceder a su data room archivado digitalmente a través de su cuenta, en la misma vista que antes, salvo que ahora está etiquetado como "archivado". Ofrecemos archivado por un periodo de 1 a 10 años, con opción de prórroga.
El Online Archive representa un avance significativo en la gestión de documentos. Resuelve los problemas de los soportes físicos de datos y combina seguridad, eficiencia y sostenibilidad. De este modo, estará perfectamente equipado para el futuro de la documentación transaccional.
Más información sobre las ventajas del Online Archive para sus transacciones: https://drooms.com/online-archive/
