Seis razones por las que los abogados deberían usar data rooms

09. Agosto 2017 | Drooms Spain

Las relaciones entre los abogados y sus clientes son importantes e implican gran cantidad de comunicaciones y documentos compartidos. Se deben construir sobre la confianza, pues la información que se comparte es casi siempre de naturaleza confidencial. Esto significa que los abogados deben implementar y emplear un canal de comunicación adecuado y seguro para gestionar documentos. Los sistemas electrónicos de gestión de documentos son una solución popular para ello. Permiten compartir de forma más libre y eliminan la necesidad de enviar y alterar físicamente los documentos. El software en la nube, como por ejemplo Dropbox, es una opción popular, pero la verdad es que los data rooms especializados son mucho más beneficiosos en muchos casos. Vamos a echar un vistazo a seis razones por las que los data rooms como Drooms NXG son una mejor alternativa al software genérico en la nube para los abogados.


Convierta la seguridad en su prioridad número uno

La seguridad es una cuestión crítica para la documentación que gestionan  los abogados. Cuando tiene que documentarlo todo, desde las llamadas de teléfono hasta las discusiones confidenciales con sus clientes, el riesgo de que la información caiga en manos equivocadas es una cuestión esencial. Utilizar correos electrónicos, USBs o documentación física puede acarrear una amenaza real, pues hay delincuentes que podrían acceder a estos documentos.

La solución es subir los documentos a data rooms seguros. En Drooms, por ejemplo, la información se cifra totalmente y la función de autenticación en dos pasos se traduce en un acceso mucho más seguro.

Mejore la colaboración entre especialistas

El trabajo en equipo es clave para la profesión jurídica. Por ejemplo, los abogados de transacciones corporativas a menudo trabajan dentro de un equipo y necesitan las aportaciones de otros miembros de forma habitual. Sin embargo, esto no está necesariamente limitado a quienes trabajan en la misma oficina; por ejemplo, los abogados en transacciones M&A también deben relacionarse con expertos fiscales o consultores que trabajan en otros lugares. Colaborar con otros supone un reto que se puede solucionar con los data rooms, gracias a su gestión de permisos avanzada y sus herramientas de flujo de trabajo, como Notas y Destacados.

Los data rooms permiten que todo un equipo lea, imprima, guarde y edite documentos. El permiso para poder hacerlo no es aplicable a todos los documentos, sino que la autorización para acceder a diferentes carpetas y documentos puede asignarse de forma individual a las personas pertinentes. Por tanto, puede asegurarse de que solo los administradores del data room puedan editar documentosaunque todos los miembros del equipo puedan leerlos. Las funciones como el subrayado, los comentarios y la calificación según importancia (el llamado informe de bandera roja) también se pueden usar cuando se colabore en los documentos.

Acceda a la información en cualquier lugar, en cualquier momento

En general, reaccionar a las preguntas del cliente no se limita a las horas de oficina. Sin embargo, acceder a la información en cualquier momento y lugar no era posible cuando se utilizaban  principalmente repositorios de datos físicos. Era necesario que una persona estuviera físicamente en la sala de datos, de lo contrario podrían haber comprometido la seguridad de la información.

Con la aplicación Drooms NXG puede acceder a los documentos desde cualquier sitio. La aplicación funciona tanto en dispositivos móviles como en ordenadores de sobremesa. Puede incluso utilizar la versión en navegador.

Construya relaciones duraderas con sus clientes

Una relación abogado-cliente fuerte y satisfactoria se basa en la confianza. Construir una relación efectiva sobre la base de la confianza es difícil si los canales de comunicación no son los adecuados.

Las capacidades de nuestros data rooms, mencionadas anteriormente, le ayudarán a construir la confianza necesaria. Drooms NXG tiene una potente herramienta de indexación que facilita el acceso a la información y la forma de compartirla, lo que se traduce en que los clientes se sentirán más empoderados e involucrados. Adicionalmente, las notificaciones detalladas permiten que las partes involucradas estén actualizadas de cualquier actividad relacionada con los documentos  que ocurra en el data room.

Una comunicación eficiente e informativa ayudará a asegurar que la relación se construya sobre un entendimiento mutuo.

Proteja su identidad corporativa: branding de un data room

Destacar la marca corporativa es importante cuando se relaciona con clientes. Cada vez que un cliente abre el data room, el logotipo de la firma legal aparecerá en la cabecera.

El software genérico en la nube no considera que el branding sea una prioridad. Con un data room podrá incorporar su branding como parte de la experiencia del data room. Cada data room puede incluir logotipos e imágenes de empresa para fortalecer la identidad corporativa.

Asegure el cumplimiento legal

Por supuesto, en cuestiones de documentación y comunicación, cumplir con las normativas legales es imprescindible para las relaciones abogado-cliente. Para mantener el cumplimiento normativo, la comunicación ha de ser transparente y debe seguir las directrices regulatorias aplicables.

Gracias a su función de creación de informes granular, Drooms NXG hace un seguimiento de todo lo que sucede en el data room. Por tanto, todo el mundo puede ver todas las acciones y ediciones que han tenido lugar.

Las relaciones abogado-cliente se basan en gran medida en la confianza. La forma en que usted gestiona los datos y se comunica con sus clientes puede tener un gran impacto en los resultados. Cuanto más eficientes y organizadas estén sus comunicaciones como abogado, mejores serán los resultados generales para la relación.

Cuando se trata de construir una relación abogado-cliente fuerte, las seis razones mencionadas muestran la ventaja de elegir data rooms frente a solucionesmenos adecuadas. Pruebe Drooms NXG hoy mismo y mejore su gestión de datos y las relaciones con sus clientes.