Data rooms virtuales frente a opciones genéricas para compartir archivos

05. Junio 2019 | Drooms Global

A la hora de gestionar documentos, los data rooms virtuales (VDRs) están ganándole la partida a los servicios genéricos para compartir archivos. Pero, ¿qué hay detrás de su popularidad? ¿Cómo pueden los data rooms virtuales beneficiar a las empresas?


La gestión segura y eficiente de documentos tiene un papel vital en los negocios. Compartir archivos de forma segura es especialmente importante en la due diligence y la gestión de activos, procesos con una alta demanda de velocidad y seguridad. A medida que las preocupaciones por la protección de los datos y la ciberseguridad crecen, se ha convertido en una práctica habitual pasarse de los softwares gratuitos para compartir archivos a las plataformas digitales funcionales con un alto nivel de cifrado. 

Un enfoque de gestión de archivos que da prioridad a los negocios

Bien que les services de partage de fichiers génériques offrent certaines fonctions, leur infrastructure numérique n'est pas conçue pour une approche centrée sur les affaires.

En se centrant sur l'utilisateur, les VDR ont un avantage évident sur leurs concurrents traditionnels, où la sécurité, l'interface utilisateur (UI) et l'expérience (UX) sont prioritaires.

Muchos de sus beneficios comienzan desde el primer momento cuando existe un servicio y asistencia técnica personalizados. Muchos data rooms virtuales ofrecen una atención al cliente integral las 24 horas, 7 días a la semana, en varios idiomas.

Sistemas seguros para garantizar que los datos permanecen intactos

Mientras los proveedores de servicios genéricos para compartir archivos suelen centrarse en que sea fácil compartir archivos y en su protección durante la transferencia inicial de los datos, los VDRs también protegen contra la modificación, procesamiento o pérdida de los datos a largo plazo, y cuentan con una inmensa variedad de medidas de seguridad integradas.

Por poner un solo ejemplo, en 2016 Dropbox tuvo que admitir una brecha de seguridad en las contraseñas y correos electrónicos de más de 68 millones de sus usuarios.

Dado que los data rooms virtuales se centran en la seguridad durante y después de la subida de archivos, las brechas de seguridad son menos probables.

Drooms siempre se ha tomado la privacidad de sus clientes con absoluta rigurosidad y toma medidas diversas para garantizar que siga siendo así.

  • Drooms está certificado conforme a ISO 27001:2013 
  • Drooms y su software cumplen con el RGPD
  • Los servidores de alta disponibilidad de Drooms se mantienen en Fráncfort en exclusiva por parte de Drooms GmbH
  • El personal de Drooms se encarga del servicio técnico y de la atención al cliente
  • Se practican pruebas de penetración de manera rutinaria para evaluar la seguridad de los datos
  • Los informes de actividad detallados dan información de acceso a los documentos a nivel de páginaSe pueden conceder permisos individuales y a nivel de documento para revisar, imprimir o descargar documentos. Los procesos de autenticación en 2 factres con PIN y SMS son estándar

Tanto la autenticación en dos factores como los permisos avanzados le permiten gestionar quién tiene acceso a los archivos. En concreto, los permisos proporcionan la capacidad de controlar el nivel de acceso que se concede, que puede ir, desde dar la posibilidad de visualizar archivos individuales, hasta poder la gestión de los mismos en diversos niveles.

Funciones más amplias para las necesidades empresariales

La capacidad de controlar el acceso y gestionar archivos no es más que un aspecto de las amplias funcionalidades de un data room virtual. Aunque es difícil disputar la facilidad con la que se suben los documentos, el software genérico para compartir archivos no es el más avanzado.

Los data rooms virtuales responden a una amplia gama de necesidades y se pueden configurar y personalizar en consecuencia. Además de facilitar procesos como la due diligence y las comunicaciones entre directivos, los VDRs se han convertido en una plataforma establecida para una gestión eficiente de carteras. Ofrecer una solución durante todo el ciclo de vida de los activos permite a los usuarios atajar los problemas relacionados con la falta de datos y los distintos formatos de archivos que ocasionan ineficiencias y gastos innecesarios en el proceso.

Muchos VDRs están optimizados de manera estándar para dispositivos móviles, tienen opciones de reconocimiento de marca, incluyen funciones de traducción de documentos y pueden autoasignar archivos a su correspondiente punto del índice. Las funciones de revisión y notas para losdocumentos permiten a los usuarios añadir detalles y destacar una parte del texto o páginas enteras, todo sin alterar el contenido subyacente.

Un servicio rápido y eficiente centrado en la innovación futura

Dado el descomunal volumen de datos que se almacenan y la urgencia con la que muchos deben utilizarse, los VDRs suelen configurarse con capacidades de procesamiento de documentos de alta velocidad, reduciendo así el tiempo de espera en cola a cero con independencia del tamaño de los archivos.

A diferencia de las opciones genéricas para compartir archivos, cuyo modelo operativo cambia con menor frecuencia, los data rooms virtuales están continuamente actualizándose e innovando para beneficiar a sus usuarios, en ocasiones mediante la aplicación de aprendizaje automático e inteligencia artificial (IA).

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