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Rechtliche Risiken durch Digitalisierung minimieren: Warum der richtige Datenraum wichtig ist

Rechtliche Risiken durch Digitalisierung minimieren: Warum der richtige Datenraum wichtig ist

May 10, 2024

In der heutigen Zeit, in der Daten als das neue Gold gelten, ist die Sicherheit von Transaktionsdaten wichtiger denn. Strenge Vorschriften wie die DSGVO, die den Rahmen für Datenschutz und Privatsphäre vorgeben, zwingen Unternehmen dazu, ihre digitale Infrastruktur zu überdenken. Dieser Artikel untersucht, wie Digitalisierung rechtliche Risiken erheblich minimieren und den Datenschutz verbessern kann. Wird sie mit den richtigen Mitteln, wie beispielsweise einem geeigneten Datenraumanbieter, durchgeführt, kann sie zudem die nahtlose Compliance in Ihrem gesamten Geschäftsbetrieb sicherstellen.

Die Bedeutung des Datenschutzes und der DSGVO-Konformität

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dient als entscheidender Standard für die Wahrung der Datenintegrität und -sicherheit bei der Dealvorbereitung und bei Transaktionen. Da Unternehmen beim Umgang mit sensiblen Informationen zunehmend auf digitale Plattformen angewiesen sind, kann die Einhaltung der DSGVO-Standards nicht genug betont werden. Man sollte auch die regulatorischen Strafen und Bußgelder im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung der DSGVO nicht unterschätzen, die bis zu 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro erreichen können, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Die Nutzung eines sicheren digitalen Datenraums unterstützt nicht nur die Einhaltung umfassender regulatorischer Rahmenbedingungen wie der DSGVO, sondern geht auch auf spezifische rechtliche Risiken ein, die eine Transaktion gefährden können. Hier sind einige der wichtigsten Risiken, die durch eine effektive Digitalisierung und die daraus resultierende Transparenz und Berichterstattung gemindert werden:

  • Verletzung der Vertraulichkeit: Vertraulichkeit ist für Geschäftstransaktionen von entscheidender Bedeutung und die unbefugte Offenlegung sensibler Informationen kann schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben.
  • Datendiebstahl: Das Risiko eines Datendiebstahls stellt für Unternehmen, die vertrauliche Informationen speichern, ein erhebliches Problem dar und kann schwerwiegende wirtschaftliche Folgen haben.
  • Nichteinhaltung von Gesetzen zur Datenübertragung: Da die Datenschutzbestimmungen in den einzelnen Rechtsräumen unterschiedlich sind, kann die grenzüberschreitende Datenübertragung für Unternehmen Compliance-Risiken mit sich bringen.
  • Haftung nach der Transaktion: Nach der Transaktion können Rechtsstreitigkeiten entstehen, bei denen entweder Käufer oder Verkäufer zur Verantwortung gezogen werden können, wenn bestimmte Nachweise des Verkaufsrechts, der Kauffähigkeit oder der korrekten Due Diligence Prozesse nicht eingehalten wurden.

Der Standort der Server ist entscheidend

Im Mittelpunkt der Sicherheitsstrategie von Drooms stehen die georedundanten Server innerhalb Europas. Diese stellen sicher, dass alle Daten gemäß den strengen EU-Datenschutzgesetzen gespeichert werden. Durch das Hosten der Daten auf sicheren Servern und die Datenspeicherung innerhalb Europas – insbesondere in Deutschland und der Schweiz – gewährleistet Drooms, dass die Datenverarbeitung den höchsten Standards an Datenschutz und Sicherheit entspricht. Bei dieser Compliance geht es nicht nur um die Einhaltung von Gesetzen; es geht darum, Vertrauen bei den Stakeholdern aufzubauen und den Ruf von Unternehmen als sichere und zuverlässige Einheiten in einer volatilen digitalen Landschaft aufrechtzuerhalten.

Erweiterte Sicherheitsfunktionen zum Schutz Ihrer Daten

Der Drooms-Datenraum setzt mit seinem umfassenden Paket an erweiterten Sicherheitsfunktionen Maßstäbe für die Datensicherheit bei Transaktionen. Die georedundanten und sicheren Server werden durch robuste SSL-Verbindungen und AES-256-Bit-Verschlüsselung ergänzt, die die Daten während der Übertragung schützen und so unbefugten Zugriff oder Datenschutzverletzungen verhindern.

Darüber hinaus bietet Drooms erweiterte Berechtigungseinstellungen, mit denen Kunden den Zugriff auf vertrauliche Informationen präzise steuern können. Unterstützt wird dies durch umfangreiche Reporting-Funktionen, die eine kontinuierliche Überwachung und Prüfung aller Datenraumaktivitäten bis hin zur Dokumentenebene ermöglichen. Diese sorgfältige Beachtung von Sicherheitsdetails stellt sicher, dass jede Transaktion unter den höchsten Datenschutzstandards ausgeführt wird.

Geschäfte mit Gewissheit abschließen

Die Sicherung von Transaktionsdaten nach dem Abschluss eines Deals ist ebenso wichtig wie der Schutz während der Vorbereitungs- und Due Diligence-Phasen. Mit dem neuen Drooms Online-Archiv ist die Datenintegrität auch nach Abschluss eines Geschäfts gewährleistet. Diese innovative Lösung zieht traditionellen physischen Archiven wie DVDs und USB-Sticks den Stecker – denn sie sind für Beschädigungen, Verlust und Sicherheitsverletzungen anfällig. Sie sind außerdem auch nicht nachhaltig.

Statt auf herkömmlichen Datenträgern werden alle kritischen Transaktionsdaten auf sicheren und privaten europäischen Servern verwaltet, die zu 100 Prozent mit erneuerbarer Energie betrieben werden. Das Drooms Online-Archiv ermöglicht den sofortigen und jederzeit Zugriff auf archivierte Daten und gewährleistet so die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen ohne physische Schwachstellen. Dies verschlankt nicht nur die nächste Transaktion, wenn der Datenraum direkt für einen neuen Due Diligence-Zyklus wieder geöffnet werden kann, sondern reduziert auch Haftungs- und Sicherheitsrisiken erheblich. Außerdem entfallen die zusätzlichen CO2-Emissionen und der Elektroschrott, der durch die Produktion und den Transport physischer Speichermedien entsteht.

Fazit

Durch die Digitalisierung mit einem modernen virtuellen Datenraum werden der Schutz und die Verwaltung sensibler Transaktionsdaten erheblich verbessert und rechtliche Risiken effektiv minimiert. Mit fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen und optimierten Prozessen durch digitale Lösungen schützt Drooms jeden Schritt von der Geschäftsvorbereitung bis zur Archivierung nach dem Geschäft. Dieser Ansatz gewährleistet nicht nur umfassende Datenintegrität und -sicherheit, sondern ermöglicht auch einen schnellen und sicheren Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen. Die transformative Kraft der Digitalisierung ist ein Beispiel dafür, wie moderne Technologie genutzt werden kann, um hohe Standards bei der Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften aufrechtzuerhalten und neue Maßstäbe für Sicherheit und Effizienz bei digitalen Transaktionen zu setzen.

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