In Sachen Dokumentenmanagement gewinnen virtuelle Datenräume (VDR) die Oberhand über generische File-Sharing-Services. Doch was steckt hinter ihrer Popularität? Welchen Nutzen können virtuelle Datenräume für Unternehmen haben?
Sicheres und effektives Dokumentenmanagement spielt eine wichtige Rolle im Geschäft. In Bereichen wie Due Diligence und Vermögensverwaltung, wo Geschwindigkeit und Sicherheit hoch im Kurs stehen, ist sicheres File-Sharing besonders wichtig. Im Zuge der zunehmenden Ansprüche an Datenschutz und Cybersicherheit ist daher ein Übergang von kostenlosen generischen File-Sharing-Optionen zu hochverschlüsselten und -funktionalen digitalen Plattformen zur gängigen Praxis geworden.
Ein „Business-First“ Ansatz bei der Dateiverwaltung
Generische File-Sharing-Dienste bieten zwar bestimmte Features, ihre digitale Infrastruktur jedoch wurde nicht vor dem Hintergrund eines „Business-First“ Ansatzes angelegt.
VDR hingegen konzentrieren sich voll auf den Benutzer und haben so einen klaren Vorteil vor ihren traditionellen Gegenspielern, indem sie vorrangig auf Sicherheit sowie Benutzeroberfläche (UI) und Benutzererlebnis (UX) setzen.
Viele der Vorteile von VDR setzen gleich von Anfang ein, insofern maßgeschneiderter Service und Support zur Verfügung stehen. Zudem bieten viele virtuelle Datenräume mehrsprachige Kundenbetreuung rund um die Uhr sieben Tage die Woche.
Sichere Systeme garantieren sichere Daten
Während Anbieter von generischem File-Sharing dazu neigen, sich auf die Anwenderfreundlichkeit des File-Sharing und den Schutz von Dateien während der initialen Datenübertragung zu konzentrieren, schützen VDR langfristig vor Änderung, Verarbeitung und Verlust von Daten und verfügen zudem über eine Fülle eingebauter Sicherheitsfunktionen.
Um nur ein Beispiel zu nennen: 2016 musste Dropbox ein Datenleck zugeben, das die Passwörter und E-Mail-Adressen von über 68 Millionen Nutzern betraf.
Da virtuelle Datenräume sich auf Sicherheit während und nach dem Hochladen konzentrieren, sind Datenschutzverletzungen weniger wahrscheinlich.
Drooms hat die Privatsphäre der Kunden stets ausgesprochen ernst genommen und sorgt durch diverse Maßnahmen dafür, dass dies auch künftig so bleibt.
- Drooms is ISO 27001:2013 certified
- Drooms und die Drooms-Software sind DSGVO-konform
- Die hochverfügbaren Server von Drooms werden ausschließlich von der Drooms GmbH in Frankfurt betrieben.
- Technische und Kunden-Support-Dienste werden von Drooms-Mitarbeitern geleitet
- Regelmäßige Penetrationstest zur Bewertung der Datensicherheit werden ausgeführt.
- Detaillierte Echtzeitanalysen bis hin zur einzelnen Dokumentenseite sind erhältlich
- Individuelle Genehmigungen zum Prüfen, Drucken und/oder Speichern können auf Nutzer- und Dokumentenebene erteilt werden
- Standardmäßig angebotener Multi-Level-Authentifizierungsprozess mit PIN und SMS
Durch Zwei-Faktor-Authentifizierung und erweiterte Nutzerrechte können Sie verwalten, wer Zugriff auf die Dateien hat. Nutzerrechte im Besonderen bieten die Möglichkeit, die gewährte Zugriffsebene zu kontrollieren. Dies reicht von der Erteilung der Genehmigung zur Einsicht individueller Dateien bis hin zur Fähigkeit, diese auf unterschiedliche Art zu bearbeiten.
Umfangreichere Features kommen Geschäftserfordernissen entgegen
Die Fähigkeit, den Zugriff zu kontrollieren und Dateien zu verwalten, ist nur ein Aspekt der umfangreicheren Funktionalität des virtuellen Datenraums. Natürlich lässt sich nicht bestreiten, dass Dateien leicht hochgeladen werden können, doch entspricht generische File-Sharing-Software nicht dem neuesten Stand der Technik.
Virtuelle Datenräume werden einer Vielzahl von Bedürfnissen gerecht und können entsprechend konfiguriert und kundenspezifisch angepasst werden. Sie unterstützen nicht nur Due Diligence, C-Suite-Kommunikationen und vieles mehr, sondern sind auch zu einer bewährten Plattform für effektives Portfoliomanagement geworden. Das Anbieten einer Lösung während des gesamten Lebenszyklus von Assets versetzt Benutzer in die Lage, Probleme in Zusammenhang mit Datenlücken und verschiedenen Dateiformaten anzusprechen, die zu ineffizienten Prozesse und unnötigen Kosten führen.
Standardmäßig sind viele VDR für mobile Anwendungen optimiert, haben Branding-Optionen, bieten Dokumentenübersetzungsfunktionen und können Dateien dem entsprechenden Indexpunkt zuordnen. Durch Features wie Dokumentenprüfung, Kommentare und Markierung können Benutzer Aufmerksamkeit auf bestimmte Textteile oder ganze Seiten lenken und ihnen eine detaillierte Struktur verleihen, ohne den eigentlichen Inhalt zu verändern.
Schneller und effizienter Service mit Schwerpunkt auf zukünftiger Innovation
Angesichts der schieren Menge der gespeicherten Daten und der Dringlichkeit, mit der viele davon genutzt werden müssen, sind viele VDR so konfiguriert, dass sie Dokumente in Hochgeschwindigkeit verarbeiten können. Dadurch reduziert sich die Zeit in der Warteschlange ungeachtet der Dokumentengröße auf Null.
Im Gegensatz zu generischen File-Sharing-Optionen, deren Betriebsmodell sich weniger häufig verändert, werden virtuelle Datenräume ständig zugunsten ihrer Benutzer aktualisiert und innoviert, manche mithilfe von Machine Learning und künstlicher Intelligenz (KI).
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