Revolutionierung des Transaktionsmanagements: digitale Sicherheit und Effizienz mit Online-Archiven
Die Anforderungen an die Verwaltung von Dokumenten in digitalen Archiven werden für Unternehmen immer größer. Sensible Informationen müssen sicher, effizient und dauerhaft gespeichert werden.
Traditionelle Methoden zur Speicherung von Transaktionsdokumenten, wie die Verwendung von USB-Sticks, sind nach wie vor gängige Praxis. Sie sind jedoch ineffizient und unsicher, da diese physischen Datenträger beispielsweise verloren gehen, unbemerkt kopiert oder manipuliert werden können. Um dies zu verhindern, ist die Aufbewahrung dieser USB-Sticks aufwändig, was zu hohen Lagerkosten führt. Das Online Archive für Transaktionen bietet eine zentrale digitale Plattform, die die Sicherheit und Zugänglichkeit von Dokumenten verbessert, gleichzeitig Kosten senkt und einen positiven Beitrag zur Nachhaltigkeit leistet.
„Trotz jahrelanger Diskussionen über die Notwendigkeit einer stärkeren Digitalisierung in der Immobilienbranche sind USB-Sticks, die in feuerfesten Tresoren aufbewahrt werden, nach Abschluss von Transaktionen immer noch die gängige Praxis. Mit unserem Online Archive sparen unsere Kunden, aber auch Anwälte und Notare, künftig Kosten und steigern die Effizienz.“, erklärt Alexandre Grellier, Mitgründer und CEO von Drooms.
Aus diesem Grund haben wir unser Drooms Online Archive entwickelt. Damit erneuern wir die Art und Weise, wie Transaktionsdokumente gespeichert und verwaltet werden. Das cloudbasierte System ersetzt herkömmliche physische Datenträger wie USB-Sticks und bietet eine sichere, effiziente und nachhaltige Lösung für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten.
Nachhaltigkeit durch Online Archivierung
Laut dem Informationsdienst Wissenschaft fanden im Jahr 2022 in Deutschland rund 866.000 Immobilientransaktionen statt. Geht man davon aus, dass für jede Transaktion mindestens zwei Datenträger verwendet wurden, hätten allein im vergangenen Jahr durch den Umstieg auf das Online Archive mehr als 1,5 Millionen USB-Sticks vor der Mülldeponie bewahrt werden können.
Durch den Verzicht auf physische Datenträger reduzieren wir den Elektronikschrott und die damit verbundenen CO2-Emissionen erheblich. Dies macht das Online Archive zu einer umweltfreundlicheren Alternative, die gleichzeitig die Effizienz und Sicherheit erhöht.
Ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung
Das Potenzial, Geschäftsprozesse durch digitale Verfahren zu transformieren, ist noch nicht ausgeschöpft. Gerade im Rechtswesen sind Digitalisierung und hohe Sicherheitsstandards von großer Bedeutung. Nina Horbach, Partnerin bei avocado Rechtsanwältein Frankfurt und Notarin/Aufsichtsrätin, weiß das aus eigener Erfahrung:
„Der Fakt, dass ich mich auf Wunsch der Urkundsbeteiligten als Notarin nicht mehr um die sichere Verwahrung der Daten nach einer Transaktion kümmern müsste, wäre eine spürbare Entlastung. Komplizierte und langfristige Arbeitsschritte für die Verwahrung würden entfallen, sodass auch mein Notariatsteam das Augenmerk hauptsächlich auf die Transaktionsabwicklung legen kann. Die digitale Verfügbarkeit der Daten erleichtert nicht nur die Handhabung im juristischen Alltag, sondern spart auch Zeit, Kosten und bietet dem Notariat mehr Ablageraum im Tresor bzw. Stahlschrank, in welchem auch meine Urkunden verwahrt werden“,kommentiert Nina Horbach.
Das Drooms Online Archive ermöglicht als cloudbasierte Lösung die langfristige und sichere Aufbewahrung von Transaktionsdokumenten – auch nach der eigentlichen Transaktion. Die Daten sind nicht nur leichter zugänglich und reaktivierbar, sondern auch sicherer.
Welche Vorteile bietet das Drooms Online Archive für Transaktionen?
- Sicherheit und Zuverlässigkeit: Ihre Dokumente werden auf georedundanten Servern in Europa gespeichert, die höchste Sicherheitsstandards garantieren.
- Kostenersparnis: Kein Bedarf mehr an physischen Datenträgern und Lagerung. Sie sparen Geld und Zeit.
- Nachhaltigkeit: Reduzierung von CO2-Emissionen durch Vermeidung von Plastik und Elektroschrott.
- Einfacher Zugriff: Zugriff auf Dokumente von überall mit zentraler Verwaltung und sicherer Zugriffskontrolle.
- Langfristige Dokumentensicherheit: Ihre Dokumente können nicht verändert oder gelöscht werden und sind für zukünftige Transaktionen oder Rechtsstreitigkeiten zuverlässig gesichert.
So funktioniert's:
- Bestellformular: Anfordern und Ausfüllen des Bestellformulars.
- Freischaltung: Unser Team prüft Ihren Antrag.
- Archivierung: Ihr Datenraum ist nun archiviert und kann nicht mehr bearbeitet werden.
- Zugang: Sie können über Ihr Konto auf Ihren digital archivierten Datenraum zugreifen, in der gleichen Ansicht wie zuvor, nur dass er jetzt als "archiviert" gekennzeichnet ist. Wir bieten die Archivierung für einen Zeitraum von 1-10 Jahren an, mit der Möglichkeit der Verlängerung.
Das Online Archive stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Verwaltung von Dokumenten dar. Es löst die Probleme der physischen Datenträger und vereint Sicherheit, Effizienz und Nachhaltigkeit. Damit stellen wir sicher, dass Sie für die Zukunft der Transaktionsdokumentation bestens gerüstet sind.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Online Archive für Ihre Transaktionen: https://drooms.com/online-archive/
