1. Wann/wofür verwenden Sie Datenräume?
In Extenso Finance & Transmission ist Fachberater für Veräußerungen, M&A-Transaktionen, MBOs und Finanzierungen. Wir beraten hauptsächlich kleine und mittelständische Unternehmen, deren Anteilseigner und Geschäftsführer. Wir sind in Frankreich das führende Vermittlungsunternehmen für den sogenannten kleinen Markt, also Transaktionen im Wert von 1 bis 50 Millionen Euro. In den vergangenen zehn Jahren haben wir fast 700 Transaktionen abgewickelt, von denen 60 im Jahr 2018 abgeschlossen wurden. Hierfür nutzen wir im Unternehmen zahlreiche Drooms-Datenräume,um die Sicherheit der riesigen von uns verwalteten Datenmengen schnell, einfach und effizient zu gewährleisten. Darüber hinaus geben uns Datenräume Kontrolle über die Verbreitung der von uns gespeicherten Daten: Benutzer erhalten nur Zugriff auf Dokumente, für deren Ansicht die entsprechende Benutzergruppe autorisiert ist. Diese Berechtigungen legen wir selbst individuell fest.
2. Was sind in Ihrem Fall die größten Vorteile beim Einsatz von VDRs?
Durch die Nutzung eines Datenraums kann der Transaktions-Workflow natürlich effizienter verwaltet werden, insbesondere durch die Vermeidung von Arbeitssilos. Wenn der Käufer die Due Diligence abgeschlossen hat, kann ein Angebot abgegeben werden. Damit dies geschehen kann, muss der potenzielle Käufer in der Lage sein, schnell und von jedem Ort aus auf die Daten zuzugreifen. Bei Immobilienverkäufen müssen beispielsweise alle Dokumente, die das Unternehmen beschreiben, verfügbar und klar aufgelistet sein. Der Vorteil der Arbeit mit einem Datenraum besteht darin, dass die bereits intern verfügbaren Daten auch extern für einen Käufer mit nur wenigen Klicks zugänglich gemacht werden können. Der Datenraum ermöglicht es In Extenso, die Beziehung angemessen zu verwalten, zunächst zwischen In Extenso und seinem Kunden und dann zwischen In Extenso und dem/den Käufer(n).
3. What features do you use the most and why?
Wir kaufen Datenräume im Frühstadium von Transaktionen, wenn noch wenige Personen daran beteiligt sind, meist über den Online-Shop. Sobald eine Transaktion mehr Personal erfordert, besorgen wir uns die Lösung „Corporate“ oder „Enterprise“ mit allen Modulen, die wahren Mehrwert für den Transaktionszyklus bieten. In beiden Fällen sind die unserer Meinung nach nützlichsten Module die Aktivitätsberichte. Wir können einsehen, welche Dokumente aufgerufen wurden (oder nicht) und von wem – entweder den Käufern oder den Prüfern –, wann das passiert ist und wie lange sie geöffnet waren. So erhalten wir umfangreiche Transparenz und große Effizienz, besonders beim Verhandlungsmanagement.
4. Welche Funktionen sind Ihrer Ansicht nach die praktischsten oder innovativsten?
Neben den Berichten zu Benutzeraktivitäten spart die automatische Indexierung viel Zeit: Man kann Dateien einfach mittels Drag & Drop von der Festplatte in den Datenraum übertragen, wo sie dann automatisch indexiert und in Unterdateien angeordnet werden. So können wir uns sicher sein, dass die Architektur unserer Datenbank auch im Datenraum gespiegelt wird. Damit vermeiden wir doppelten Vorbereitungsaufwand. Auch dieQ&A-Funktion ist sehr praktisch, wenn Verhandlungen möglichst schnell voranschreiten sollen. Sie spart allen Beteiligten auf lange Sicht viel Geld.
5. Welchen Rat würden Sie Einsteigern zur Verwendung von VDR geben?
Datenräume sind meistens sehr intuitiv und man benötigt kein spezielles Fachwissen. Einen Tipp haben wir jedoch: Stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen aller Benutzergruppen schon während der Vorbereitungen festgelegt werden, noch bevor Sie Einladungen für den Zugriff auf den Datenraum verschicken. Sobald ein Benutzer einmal Zugriff hat, ist es oft schwierig, Berechtigungen im Nachhinein zu ändern und der betroffenen Partei dann erklären zu müssen, dass ein Dokument, auf das sie zuvor zugreifen konnte, jetzt nicht mehr zugänglich ist.
6. Würden Sie Drooms empfehlen?
Wir stiegen aus den oben genannten Gründen (intuitives System, Kontrolle, Geschwindigkeit usw.) für unseren Datenraumbedarf auf Drooms um. Ein weiterer riesiger Vorteil von Drooms ist der umfassende Support: Es sind rund um die Uhr mehrsprachige Projektmanager verfügbar, die die Arbeitsbedingungen in unserer Branche gut kennen. Außerdem können sie im Handumdrehen Kopien des Datenraums auf DVD oder einem USB-Speicher erstellen, die nach Abschluss eines Deals an alle beteiligten Stakeholder verschickt werden.
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