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Interview mit In Extenso

19. Mai 2022
Drooms Interview with Extenso CEO Marc Sabate

1. Wann/wofür verwenden Sie Datenräume?

In Extenso Finance & Transmission ist Fachberater für Veräußerungen, M&A-Transaktionen, MBOs und Finanzierungen. Wir beraten hauptsächlich kleine und mittelständische Unternehmen, deren Anteilseigner und Geschäftsführer. Wir sind in Frankreich das führende Vermittlungsunternehmen für den sogenannten kleinen Markt, also Transaktionen im Wert von 1 bis 50 Millionen Euro. In den vergangenen zehn Jahren haben wir fast 700 Transaktionen abgewickelt, von denen 60 im Jahr 2018 abgeschlossen wurden. Hierfür nutzen wir im Unternehmen zahlreiche Drooms-Datenräume,um die Sicherheit der riesigen von uns verwalteten Datenmengen schnell, einfach und effizient zu gewährleisten. Darüber hinaus geben uns Datenräume Kontrolle über die Verbreitung der von uns gespeicherten Daten: Benutzer erhalten nur Zugriff auf Dokumente, für deren Ansicht die entsprechende Benutzergruppe autorisiert ist. Diese Berechtigungen legen wir selbst individuell fest.

2. Was sind in Ihrem Fall die größten Vorteile beim Einsatz von VDRs?

Clairement, l’utilisation d’une Dataroom permet de gérer efficacement le workflow d’une transaction, notamment en évitant toute redondance. Après que l’acquéreur a effectué saDue Diligence, ce dernier fera une offre indicative. Pour cela, le(s) acheteur(s) potentiel(s) a/ont donc besoin d’avoir accès aux données rapidement et depuis n’importe quel endroit. Par exemple en phase de cession, il faut que tous les documents qui décrivent l’entreprise soient disponibles et clairement répertoriés. L’avantage de travailler avec une Dataroom tient en ce que les données qui sont déjà disponibles en interne, sont ainsi externalisables aux acquéreurs en seulement quelques clics. De fait, la dataroom permet à In Extenso de gérer étroitement la relation premièrement entre In Extenso et son client, puis dans un second temps entre In Extenso et le(s) acquéreur(s).

3. What features do you use the most and why?

We mainly purchase data rooms via the online shop for the purpose of preparing early stage transactions when relatively few people are involved. As soon as the transaction demands more personnel, we take the “Corporate”/ “Enterprise” solution with all the features that genuinely add value to the transaction lifecycle. In both cases, the features we find most useful are the activity reports. We can see which documents have been viewed (or not) and by whom, either the purchasers or the auditors, when this took place and for how long. This is certainly an advantage in terms of transparency and efficiency, especially when it comes to managing negotiations.

4. Welche Funktionen sind Ihrer Ansicht nach die praktischsten oder innovativsten?

Neben den Berichten zu Benutzeraktivitäten spart die automatische Indexierung viel Zeit: Man kann Dateien einfach mittels Drag & Drop von der Festplatte in den Datenraum übertragen, wo sie dann automatisch indexiert und in Unterdateien angeordnet werden. So können wir uns sicher sein, dass die Architektur unserer Datenbank auch im Datenraum gespiegelt wird. Damit vermeiden wir doppelten Vorbereitungsaufwand. Auch dieQ&A-Funktion ist sehr praktisch, wenn Verhandlungen möglichst schnell voranschreiten sollen. Sie spart allen Beteiligten auf lange Sicht viel Geld.

5. Welchen Rat würden Sie Einsteigern zur Verwendung von VDR geben?

Datenräume sind meistens sehr intuitiv und man benötigt kein spezielles Fachwissen. Einen Tipp haben wir jedoch: Stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen aller Benutzergruppen schon während der Vorbereitungen festgelegt werden, noch bevor Sie Einladungen für den Zugriff auf den Datenraum verschicken. Sobald ein Benutzer einmal Zugriff hat, ist es oft schwierig, Berechtigungen im Nachhinein zu ändern und der betroffenen Partei dann erklären zu müssen, dass ein Dokument, auf das sie zuvor zugreifen konnte, jetzt nicht mehr zugänglich ist.

6. Würden Sie Drooms empfehlen?

Wir stiegen aus den oben genannten Gründen (intuitives System, Kontrolle, Geschwindigkeit usw.) für unseren Datenraumbedarf auf Drooms um. Ein weiterer riesiger Vorteil von Drooms ist der umfassende Support: Es sind rund um die Uhr mehrsprachige Projektmanager verfügbar, die die Arbeitsbedingungen in unserer Branche gut kennen. Außerdem können sie im Handumdrehen Kopien des Datenraums auf DVD oder einem USB-Speicher erstellen, die nach Abschluss eines Deals an alle beteiligten Stakeholder verschickt werden.

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