In der heutigen digitalen Ära, in der Daten als das neue Gold gelten, wird der Datenschutz immer wichtiger – auch bei Immobilientransaktionen. Ein schneller und effizienter Informationsaustausch ist beim Immobilienerwerb genauso entscheidend. Doch wie lassen sich die Datenschutzanforderungen mit der agilen Due Diligence in Einklang bringen? Und wie kann ein Schwärzungsmodul dabei helfen?
Die Datenschutz-Herausforderung bei der Due Diligence
Bei einem Immobilienerwerb ist die Risikoprüfung eine äußerst komplexe und wichtige Maßnahme, denn sie schließt die Financial, Legal, Tax, Technical und Environmental Due Diligence ein. Während der Due Diligence werden Dokumente in einem digitalen Datenraum zur Verfügung gestellt. Diese Dokumente enthalten oft personenbezogene Informationen wie Angaben zu Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten.
Bevor personenbezogene Daten an einen potenziellen Käufer übergeben werden, muss die Datenschutzvereinbarung zwischen Verkäufer und Käufer abgestimmt werden. In den meisten Fällen teilen sie sich die datenschutzrechtliche Verantwortung. Dies erfordert eine schriftliche Vereinbarung, die insbesondere Fragen zur Transparenz gegenüber den betroffenen Personen regelt (gemäß Art. 26 Abs. 1 DSGVO). Diese Vereinbarung kann in übliche Geheimhaltungsvereinbarungen oder den „Letter of Intent“ integriert werden. Es ist aber wichtig zu beachten, dass technische Dienstleister wie Datenraumbetreiber datenschutzrechtlich als Auftragsverarbeiter eingestuft werden.
Schwärzen: Eine bewährte Methode zum Schutz personenbezogener Daten
Die Due Diligence umfasst viele diverse Daten und Informationen – manche dieser Daten sind für die Due Diligence relevant und sollten dem Käufer zur Verfügung gestellt werden, während andere Daten, beispielsweise Persönlich Identifizierbare Informationen (PII), schützenswert sind.
Die Schwärzung von Dokumenten ist eine gängige Praxis zur Unkenntlichmachung von bestimmten Informationen und hat sich als eine der effektivsten Methoden etabliert, um die Vertraulichkeit und Integrität von Daten zu wahren. Während Informationen immer wertvoller werden, ist es von entscheidender Bedeutung, die besten Methoden zur Sicherung ebendieser mit den entsprechend sensiblen Daten anzuwenden. Bei Drooms haben wir die Notwendigkeit erkannt, den Schutz der Daten und gleichzeitig einen schnellen und effizienten Informationsaustausch innerhalb unserer Plattform zu ermöglichen.
Schwärzen ist nicht gleich Schwärzen
Die Due Diligence findet auf mehreren Ebenen statt, sodass sensible Daten für einen Teilbereich relevant sind, während sie in einem anderen Kontext geschwärzt werden müssten. Mit Drooms Schwärzen haben wir eine fortschrittliche Lösung entwickelt, die auf unserer eigenen KI-Technologie basiert. Sie ermöglicht es, personenbezogene Daten in unserem virtuellen Datenräumen zu schützen und die Due Diligence effizienter zu gestalten. Kontrolle, Vertraulichkeit und Benutzerfreundlichkeit sind dabei höchste Priorität.
Mit dem Drooms Schwärzungsmodul ist es mithilfe von KI sowie optischer Zeichenerkennung möglich, Begriffe automatisiert und schnell zu identifizieren und zu verbergen, sowie nur ausgewählten Personen Zugriff zu gewähren. Auch ganze Kategorien wie beispielsweise Rechtspersonen, Banken, Kontakte, Unterschriften und Adressen sind durch die KI auswählbar, um sie automatisiert zu schwärzen. Alternativ überlassen Sie das Schwärzen unseren Experten, die es für Sie übernehmen. Dadurch wird der Due Diligence Prozess erleichtert und beschleunigt, während zugleich die DSGVO-Konformität gewährleistet wird.
Fazit
Die Schwärzung ist eine unverzichtbare Praxis, um den Schutz sensibler Dokumente zu gewährleisten und gleichzeitig den Informationsaustausch zu erleichtern. Angesichts der zunehmenden Relevanz von verlässlichen, belastbaren und dennoch schnell verfügbaren Informationen ist es von entscheidender Bedeutung, diese Methode in Datenschutzvereinbarungen zu integrieren und die Balance zwischen Transparenz und Vertraulichkeit zu finden.
