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Virtuelle Generalversammlung für Schweizer AGs: Die COVID-19 Verordnung führt zu einer Innovation

23. April 2020 | Drooms Global


In der Schweiz gibt es über 100.000 Aktiengesellschaften und damit ungefähr zehnmal so viele wie jeweils in Deutschland oder Österreich. Die Gesellschaftsform ist äusserst beliebt und der überwiegende Teil ist dem Bereich der KMU´s zuzuordnen.

Im Obligationenrecht ist seit langer Zeit festgelegt, wie die jährliche Generalversammlung abzulaufen hat: Sie muss mit einem physischen Zusammentreffen der Aktionäre – bzw. deren Vertreter - stattfinden. Wer nicht anwesend sein kann, kann sich durch Vollmacht vertreten lassen. Andere Möglichkeiten gab es bisher nicht.

Im Zuge der Corona-Krise ist ein Zusammentreffen von grösseren Menschengruppen untersagt und für kleinere Gruppe auch im Berufsumfeld nicht zu empfehlen. 

Um das Risiko gering zu halten, hat nun der Bund mit der COVID 19-Verordnung 2 Art 6a erstmalig die Möglichkeit geschaffen, die Generalversammlung virtuell bzw. digital abzuhalten. D.h. die Aktionäre sind nicht mehr verpflichtet, sich persönlich zu treffen, sondern können Ihre Generalversammlung über digitale Medien abhalten.

Als Vertreter der Digitalwirtschaft begrüsst Drooms diesen Schritt und bietet den KMUs hier Hilfestellung.

Hierbei sollte Folgendes beachtet werden:

  • Die Regelungen für frist- und formgerechte Einladungen bleiben weiterhin bestehen
     
  • Die Stimmrechtsabgabe kann schriftlich (per Brief/Email) oder anderweitig elektronisch erfolgen. Z.B. können die Aktionäre in einer Videokonferenz mündlich abstimmen. Dies ist natürlich vor allem bei Gesellschaften zu empfehlen, die eine überschaubare Anzahl von Aktionären haben.
     
  • Die technischen Voraussetzungen müssen einwandfrei funktionieren und leicht zugänglich sein, damit es kein Risiko einer nachträglichen Anfechtung gibt.
     
  • Die Dokumente für die Generalversammlung können auf unterschiedliche Art zur Verfügung gestellt werden. Ein virtueller Datenraum genügt allen Anforderungen an die Dokumentation, Auditierung und des Datenschutzes.

Zusammenfassend sind folgende Schritte zu tun, wenn KMUs Ihre Generalversammlung digital abhalten:

  1. Frist- und formgerechte Einladung
  2. Zugang zu den Dokumenten über einen Schweizer virtuellen Datenraum

Obschon Art. 6a der Verordnung von einer "Kann-Vorschrift" spricht, ist es empfehlenswert, Art. 6a zu befolgen und die Aktionäre aufzufordern, ihre Stimmrechte gemäss einer der vorstehenden Varianten auszuüben – vor allem wenn der Aktionärskreis aus mehr als 5 Personen besteht.

Art. 7c Abs. 2 der Verordnung verbietet zwar Ansammlungen von mehr als 5 Personen im öffentlichen Raum, dennoch ist es ratsam diese Anweisung auch für Ansammlungen von mehr als 5 Personen in geschlossenen Räumen zu befolgen.

Sinn und Zweck dieser Anordnung ist es zu vermeiden, dass Personen den Virus weiterverbreiten. Da dies allerdings auch geschehen kann, wenn sich mehr als 5 Personen in geschlossenen Räumen treffen, sind nach der hier vertretenen Auffassung auch Ansammlungen von mehr als 5 Personen in geschlossenen Räumen möglichst zu vermeiden. Bei Ansammlungen von bis zu 5 Personen ist der Sicherheitsabstand von 2 Metern einzuhalten. 

Vorgehen

Wurde die Generalversammlung bereits einberufen, so ist den Aktionären die entsprechende Anordnung bzw. Anweisung des Vorgehens zur Stimmrechtsausübung spätestens vier Tage vor der Generalversammlung mitzuteilen und die gesetzlichen bzw. statutarischen Einladungsfristen (i.d.R. 20 Tage) müssen nicht beachtet werden. Hierbei sind erneut die jeweiligen Bestimmungen und Formvorschriften der Statuten zu beachten.

Ist zur Generalversammlung formell noch nicht eingeladen worden, ist diese unter Beachtung der gesetzlichen bzw. statutarischen Fristen (i.d.R. 20 Tage) einzuberufen und die entsprechende Anordnung zur Stimmrechtsausübung zu erläutern.

In beiden Fällen empfiehlt sich ein Verweis auf die Sondervorschriften der Verordnung.

Sofern das Datum der Generalversammlung nach dem 19. April 2020, aber vor dem 30. Mai 2020 liegt, ist es dennoch ratsam, die Verordnung zu befolgen und eine persönliche Teilnahme auszuschliessen. Den Aktionären ist ein entsprechender Hinweis zu machen, wonach die Gesellschaft von einer Verlängerung der Verordnungsvorschriften ausgeht und die Aktionäre informieren wird, sollte sich die Situation vor der Generalversammlung doch noch ändern. 

Abhaltung der ordentlichen Generalversammlung nach Ablauf von sechs Monaten

Bei der gesetzlichen Vorschrift, die ordentliche Generalversammlung sei innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahrs durchzuführen, handelt es sich um eine Ordnungsvorschrift. Im Falle der Durchführung der ordentlichen Generalversammlung im zweiten Halbjahr, ist die Generalversammlung dennoch gültig zu Stande gekommen und deren Beschlüsse sind aufgrund der Nichtbeachtung der Ordnungsvorschrift nicht anfechtbar.

Für welche Gesellschaften gelten die Vorschriften

Die Sondervorschriften der Verordnung betreffen sämtliche Gesellschaften: Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Kollektivgesellschaften, Kommanditgesellschaften, Vereine und Genossenschaften.

Hinsichtlich Gesellschaften mit beschränkter Haftung ist jedoch festzuhalten, dass diese gestützt auf Art. 805 des Schweizerischen Obligationenrechts ihre Gesellschafterbeschlüsse bereits von Gesetztes wegen auf schriftlichem Weg fassen können, vorausgesetzt kein Gesellschafter verlangt die mündliche Beratung.

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Seit Veröffentlichung dieses Artikels und um die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie weiter zu bekämpfen, hat die deutsche Bundesregierung ebenfalls die Rechtsgrundlage für eine "virtuelle Generalversammlung" geschaffen.

Disclaimer: Die in diesem Beitrag enthaltenen Informationen dienen allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Im konkreten Einzelfall kann der vorliegende Inhalt keine individuelle Beratung durch fachkundige Personen ersetzen.



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