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Organisieren Sie Ihre Vorstandssitzungen sicher mit einem virtuellen Boardroom

27. Januar 2020

Einige Treffen sind wichtiger als andere. Vorstandssitzungen sind wahre strategische Pfeiler, bei denen jedes bisschen Information, jedes gesprochene Wort die Richtung des Unternehmens und die erzielten Ergebnisse beeinflussen kann. Deshalb ist es wichtig, sich auf die Verwaltungsratssitzungen gut vorzubereiten und nichts dem Zufall zu überlassen. Aber es ist auch entscheidend, dass alles, was gesagt, getan, geteilt und ausgehändigt wird, absolut sicher und vertraulich ist. Deshalb brauchen Sie ein spezielles Tool, um diese beiden Herausforderungen zu meistern, denen Ihr Unternehmen gegenübersteht, wenn es darum geht, die Dinge zu organisieren und Ihre Daten zu schützen. Mit anderen Worten: Sie brauchen einen digitalen Boardroom.


Die Sicherheit von Vorstandssitzungen ist nicht optional

Die Verantwortung für die Kommunikationssicherheit von Verwaltungsräten liegt bei den Vorständen. Neben den Problemen der Organisation von Vorstands-, Geschäftsführungs- und Aufsichtsratssitzungen ist der Schutz der Daten und Dokumente, die im Vorfeld und während der Sitzungen ausgetauscht werden, die größte Herausforderung von allen!

Die in einer Vorstandssitzung besprochenen Informationen sind für ein Unternehmen absolut entscheidend. Es können finanzielle oder strategische Daten sein, die sich direkt auf die Zukunft des Unternehmens auswirken, Geschäftsgeheimnisse oder Fachwissen, die den wirtschaftlichen Wert des Unternehmens bestimmen, oder die Kommunikation zwischen den Geschäftsführern, die unbedingt unter Verschluss gehalten werden muss. Es zirkulieren so viele Informationen, die nur mit den Vorstandsmitgliedern geteilt werden dürfen.

Die Kommunikation bei Vorstandssitzungen wird immer noch größtenteils auf Papier und per E-Mail ausgetauscht - die beiden Standardlösungen, die als die unkompliziertesten und praktischsten angesehen werden, besonders wenn die Vorstandsmitglieder Schwierigkeiten haben, ihre Zeitpläne zu koordinieren oder über die ganze Welt verteilt sind. Das Problem ist, dass diese beiden Methoden sehr unsicher sind und das Risiko bergen, dass Daten verloren gehen, gestohlen oder versehentlich gelöscht werden. Um zu gewährleisten, dass die Kommunikation sicher und vertraulich bleibt, müssen Unternehmen auf eine Cloud-Lösung zurückgreifen, die den gesamten Lebenszyklus ihrer Verwaltungsräte unterstützt. Sie brauchen einen digitalen Boardroom.

Gehen Sie digital - in voller Sicherheit

Ein virtueller Boardroom ist eine digitale Lösung, die in der Cloud gehostet wird. Er wurde speziell für die Bedürfnisse von Verwaltungsräten entwickelt, insbesondere um sicherzustellen, dass die Kommunikation vor, während und nach den Verwaltungsratssitzungen vertraulich bleibt.

Die digitale Revolution betrifft jeden und alles, und die Verwaltungsräte bilden da keine Ausnahme. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen hat es den Unternehmen ermöglicht, die Vorteile des papierlosen Verfahrens zu entdecken. Es ist nur logisch, dass man noch weiter gehen und andere Ebenen der Organisation überholen will, um virtuelle Lösungen bis an die Spitze zu bringen. Nicht nur durch den Einsatz von Videokonferenzen oder Projektmanagement-Plattformen für Besprechungen, denn Besprechungen funktionieren persönlich immer besser, sondern durch die Reduzierung der schwindelerregenden Menge an Papierdokumenten, die im Vorfeld von Besprechungen zirkulieren. Durchschnittlich werden jedes Jahr 12.300 Seiten produziert, nur um diese Art von Meetings zu organisieren.

Die Umstellung auf die Digitaltechnik kann also eine ziemliche Herausforderung darstellen. Es geht nicht nur um den Austausch von Papierdokumenten gegen digitale Werkzeuge, wie z.B. die Verwendung von E-Mail statt Papier, sondern um eine komplette Umgestaltung der Kommunikation und der kollektiven Entscheidungsprozesse. Eine Cloud-Lösung wie ein virtueller Sitzungssaal nimmt Ihnen nicht nur alltägliche Aufgaben wie das Senden und Empfangen von Informationen ab, sondern ermöglicht es Ihnen, die Kommunikation mit dem Vorstand digital zu gestalten und gleichzeitig die Organisation zu verbessern, Prozesse zu vereinfachen und die ausgetauschten Daten zu sichern.

Machen Sie Ihre Vorstandskommunikation einfach und sicher mit einem digitalen Boardroom

Jetzt wissen Sie also, dass ein virtueller Boardroom Ihnen dabei hilft, große Mengen Ihres Besprechungszyklus für das obere Management zu digitalisieren, indem er die Organisation und das Berichtswesen vereinfacht und gleichzeitig kritische Daten schützt. Der digitale Boardroom ist ein sicherer, virtueller Raum, der alles, was mit Verwaltungsräten zu tun hat - Dokumente, Kommunikation und Teilnehmer - an einem einzigen Ort zusammenführt. Er erleichtert die Vorarbeiten (wie das Versenden von Einladungen, das Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten, die Erstellung der Tagesordnung und die Kommunikation zwischen den Teilnehmern) und ist leicht zugänglich (auf dem Desktop oder auf dem Handy). Und am Ende eines Meetings können Sie die Protokolle an genau denselben Ort hochladen.

Die Vorteile eines virtuellen Sitzungssaals sind die gleichen wie bei jeder anderen digitalen Lösung. Sparen Sie Zeit, Speicherplatz und vor allem Kosten. Zusätzlich zu den Kurierkosten, die Sie vermeiden, können Sie auch langfristig Geld sparen, indem Sie die üblichen Engpässe beseitigen, die Verwaltungsräte plagen - nicht verfügbare Teilnehmer, nicht erhaltene Dokumente, verlorene oder gestohlene kritische Informationen, die Liste geht weiter.

Aber der Hauptvorteil eines digitalen Boardrooms besteht darin, wie er eine der größten Herausforderungen der digitalen Revolution, die die Verwaltungsräte betrifft, überwindet: die Sicherheit. Dokumente werden verschlüsselt, bevor sie an einem zentralen Ort gespeichert werden - innerhalb einer virtuellen "Blase", geschützt vor jeglichen äußeren Einflüssen - und können nur über eine Weboberfläche oder eine mobile Anwendung abgerufen werden, selbst wenn Sie nicht online sind. Der Zugang wird durch ein starkes Zwei-Faktor-Authentifizierungssystem geschützt, wobei einer dieser Faktoren das elektronische Gerät des Benutzers, wie z.B. SMS, betrifft. Das bedeutet, dass nur autorisierte Personen auf Ihre Dokumente zugreifen können. Mit der SaaS-Lösung werden alle Dokumente in der Cloud in sicheren Rechenzentren gehostet, unabhängig vom Unternehmensnetz. Keine Chance für neugierige Augen, Ihre hochvertraulichen Daten zu sehen! Die negativste Folge von nicht ausreichender Sicherheit wird als Reputationsschaden gesehen, was von 90% der Befragten angegeben wurde. Weitere negative Folgen sind: Bußgelder von Regulierungsbehörden (57%); Einnahmeverluste (43%); Verlust von Kunden (41%); Entschädigungen für Kunden (33%) und die Kosten für die zur Bekämpfung von Cyber-Angriffen benötigten Ressourcen (33%)

Die richtige Entscheidung für Ihren virtuellen Boardroom treffen

Es gibt noch eine Sache zu beachten. Wenn es darum geht, zu entscheiden, welche virtuelle Boardroom-Lösung die Bedürfnisse Ihrer Aufsichtsräte erfüllt, müssen Sie sehr genau nachdenken. Das bedeutet, dass Sie Ihre Auswahlkriterien entsprechend den Problemen, mit denen Sie konfrontiert sind, definieren müssen:

  • Leichte Bedienbarkeit. Wenn Benutzer Schwierigkeiten haben, die Funktionsvielfalt digitaler Werkzeuge zu beherrschen, ist es besser, sich für eine intuitive Lösung zu entscheiden, die die Produktivität verbessert, statt sie zu behindern.
  • Die Mobilität. Unterwegs arbeiten zu können, ist ein Segen, aber es bringt die relativ neue Herausforderung mit sich, dafür zu sorgen, dass die verwendeten Daten auch unterwegs sicher sind. Eine einfache Verbindung von einem ungeeigneten Terminal oder über ein ungesichertes Netzwerk könnte katastrophale Folgen haben.
  • Geographie. 34% der Unternehmen haben einen multinationalen Vorstand. Die Zusammenführung von Vorstandsmitgliedern ist schon schwierig genug, wenn sie im selben Büro arbeiten, geschweige denn, wenn sie über die ganze Welt verstreut sind. Bedenken Sie die Globalisierungstendenz, mehr Arbeitgeber werden nicht im Büro arbeiten. Laut Statistik deutscher Unternehmen werden rund 40 % der Arbeitnehmer im Ausland arbeiten. 
  • Sicherheit. Die Vertraulichkeit und Integrität der Daten hängt nicht nur von der gewählten virtuellen Boardroom-Lösung ab, sondern auch von den Verpflichtungen des Lösungsanbieters. Deshalb müssen Sie über die von der Lösung selbst angebotenen Funktionen hinausblicken und den Herausgeber der Lösung unter die Lupe nehmen. Stellen Sie sicher, dass er die für Sie relevanten Sicherheitsstandards übernommen hat, wobei ISO 27001 derzeit der strengste dieser Standards ist.

Die beste virtuelle Boardroom-Lösung ist eine, die all diese Kriterien erfüllt und speziell für Verwaltungsräte entwickelt wurde. Diese Lösung ist BoardNox von Oodrive.

Steigern Sie die Effizienz und erhöhen Sie die Einfachheit, ohne den Fokus auf die Sicherheit zu verlieren. Das ist die Garantie, die der BoardNox Boardroom bietet. Eine Lösung, die viel mehr leistet, als Sie sich vorstellen können. Ein virtueller Boardroom ist auch der Motor Ihrer digitalen Transformation, der den Führungsgremien Ihres Unternehmens hilft, in Ihrer eigenen digitalen Revolution führend zu sein, und der jeden Mitarbeiter einlädt, mit an Bord zu kommen.