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Große Dateien teilen – Warum Sie sich für eine professionelle Lösung entscheiden sollten

25. Februar 2020

Jeder weiß, wie ärgerlich es ist, wenn eine E-Mail sich weigert zu senden, weil der Anhang zu groß ist. Aber für Unternehmen ist es mehr als nur ärgerlich. Es wirkt sich auf das Geschäft, die Produktivität und letztendlich auf den Gewinn aus. Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig große Dateien bearbeitet und austauscht, ist dies ein Problem, mit dem Ihre Mitarbeiter täglich konfrontiert sind. Was Sie brauchen, ist eine professionelle Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Dateien jeder Größe in völliger Sicherheit zu übertragen. Hier ist, was eine File-Sharing-Lösung für Sie tun könnte


Die zwei Hauptprobleme bei der gemeinsamen Nutzung großer Dateien

Beim digitalen Arbeitsplatz geht es nicht nur darum, eine 24/7 Internetverbindung zu haben oder Papierdokumente durch eine digitale App zu ersetzen. Er erstreckt sich auch auf Kommunikations- und Kollaborationsprozesse, sowohl im Büro als auch darüber hinaus. Der Austausch von Dokumenten mit Kollegen, Kunden und Partnern steht dabei im Mittelpunkt - all dies wird durch die digitale Transformation ermöglicht.

Wenn Sie eine E-Mail mit einem oder zwei PDFs versenden, stellt sich die Frage nach der Dateigröße in der Regel nicht. Aber wenn Sie größere Dateien versenden müssen, wird das Problem schnell deutlich. E-Mails kommen mit Größenbeschränkungen, in der Regel zwischen 5 und 10 MB - oder 25 MB, wenn Sie wirklich Glück haben. Und bei FTP-Servern müssen Sie bestimmte Software installieren. Es gibt zwar kostenlose Dateiübertragungsdienste, aber sie haben immer noch eine Größenbeschränkung oder eine Beschränkung der Anzahl der Dateien, die jeder Benutzer in einem Monat senden kann. Wie bei Cloud-Storage-Lösungen ermöglichen einige kostenpflichtige Versionen die gemeinsame Nutzung größerer Dateien, aber Sie müssen ein persönliches Konto erstellen, was für den Empfänger zu Schwierigkeiten führen kann, es wird mit reduzierten Funktionen und Add-Ons geliefert.

Ein weiteres Problem, das bei der Übertragung großer Dateien auftritt, ist die Sicherheit. Messenger-Apps und andere kostenlose Lösungen bieten wenig Schutz - wenn überhaupt. Ein einfacher Klick auf einen Link, um eine Datei herunterzuladen, macht Sie anfällig für alle Arten von Viren und Cybereinbrüchen. Online-Speicherplätze sind nicht nur unverschlüsselt, sondern ihre Server werden oft in Ländern wie den Vereinigten Staaten gehostet, in denen der Schutz der Privatsphäre nicht so hoch ist wie in Europa. So glauben beispielsweise mehr als zwei von fünf (41 %) Immobilienfachleuten in Europa, dass ihre Branche nicht auf Cyber-Angriffe vorbereitet ist, so eine neue Studie im Auftrag von Drooms, Europas führendem Anbieter von sicheren Cloud-Lösungen. Und mehr als neun von 10 (92 %) erwarten, dass die Zahl der Cyber-Angriffe auf Unternehmen in Europa in den nächsten fünf Jahren zunehmen wird.

So viele dieser Dateiübertragungslösungen sind einfach nicht geeignet für die Größe der zu übertragenden Dateien oder das Sicherheitsniveau, das sie aufrechterhalten müssen. Zwei sehr gute Gründe, eine professionelle Lösung in Betracht zu ziehen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist.

Was macht eine professionelle File-Sharing-Lösung?

Wenn es um große Dateitransfers geht, ist es in Ihrem besten Interesse, sich an die richtige Lösung zu wenden - eine, die für Unternehmen konzipiert und genau auf deren Bedürfnisse zugeschnitten ist. Eine professionelle Lösung bietet eine Reihe von Vorteilen:

  • Versenden Sie alle Arten von Dateien per E-Mail, ohne sich Gedanken über deren Größe zu machen. Keine Zeitlimits und keine Benutzerbeschränkungen.
  • Einfach zu bedienen dank einer intuitiven Benutzeroberfläche. Schließlich ist nicht jeder ein IT-Experte. Es besteht kein Schulungsbedarf, weder für Absender noch für Empfänger.
  • Übertragen Sie große Dateien einfach und schnell, indem Sie einen Download-Link generieren. Der Empfänger erhält eine E-Mail, in der er aufgefordert wird, auf den Link zu klicken, um das Dokument herunterzuladen, das online gespeichert wird.
  • Vielseitige Lösung, die mit einer Vielzahl von Maschinen und Betriebssystemen, einschließlich Windows, Linux und MacOS, kompatibel ist.
  • Halten Sie Dateien an einem Ort auf einer Cloud-basierten Kollaborationsplattform, auf der Sie Ihre Dateien anzeigen, ändern, markieren, speichern und gemeinsam nutzen können.
  • Dateien sicher speichern und freigeben. Einer der größten Vorteile einer professionellen Dateiübertragungslösung ist die Vertraulichkeit der Dateien, die Sie senden (dank Datenverschlüsselung und integriertem Virenschutz), auf sicheren Servern speichern und anzeigen (mit Benutzerrechteverwaltung und einem Authentifizierungsverfahren). Außerdem können Sie alle durchgeführten Aktionen verfolgen (dank der Rückverfolgbarkeitsoptionen und der vorgeschlagenen Freigaben für den Dateibesitzer).
  • Daten vertraulich behandeln. Wenn Sie sich für eine File-Sharing-Lösung entscheiden, die Ihre Daten in Frankreich oder Deutschland hostet, können Sie sicher sein, dass die Vertraulichkeit gewährleistet ist. Die EU-Gesetzgebung bietet maximalen Schutz für die in der Cloud gespeicherten Daten und schützt sie vor neugierigen Blicken. Dies gilt nicht für verschiedene Lösungen, die Ihre Daten auf Servern außerhalb der Europäischen Union hosten.
  • Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Dateifreigaben. Konfigurieren Sie mehrere Parameter, um Ihre Dateifreigaben genau im Auge zu behalten: Legen Sie die maximal zulässige Anzahl von Downloads fest, bestimmen Sie einen Zugriffszeitraum und aktivieren Sie den Nur-Lese-Modus, ohne Downloads zu erlauben. Warnmeldungen können auch aktiviert werden, wenn der Empfänger das Dokument erhält, und dann wieder, wenn er es liest, was die Nachverfolgung erleichtert.
  • Einfach in Ihr IT-Ökosystem zu integrieren. Eine professionelle Lösung ist so konzipiert, dass sie neben Ihrem bestehenden System in Form eines E-Mail-Plugins eingesetzt werden kann, so dass Sie große Dateien mit wenigen Klicks aus Ihrem gewohnten Posteingang, wie z.B. Outlook, oder innerhalb des Clients versenden können. Dies bietet vollständige Transparenz für die Anwender.

Kurz gesagt: eine professionelle File-Sharing-Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist und es Ihnen ermöglicht, große Dateien den ganzen Tag über zu bearbeiten und zu teilen, jeden Tag. Jetzt wissen Sie, welche Art von Lösung Sie brauchen, für welche sollten Sie sich eigentlich entscheiden?

PostFiles: die sichere Online-Lösung zum Synchronisieren und Austauschen von Dateien für Profis

PostFiles ist eine Dateifreigabelösung von Oodrive. Wenn es um professionelle Dateifreigabelösungen geht, ist PostFiles die beste Lösung ihrer Klasse. Die Lösung verfügt über alle Funktionen, die Sie benötigen könnten: Freigabe großer Dateien (über 100 GB), automatische Konvertierung von E-Mail-Anhängen in Download-Links (ohne die Sache kompliziert zu machen), einfache Bedienung, Online-Speicherung von Dateien, Zugriff auf Dateien von jedem Gerät aus und automatische Synchronisierung von Dateien - sobald ein Dokument hinzugefügt, gelöscht oder geändert wird, werden die Änderungen sofort in der Cloud vorgenommen

Wo PostFiles noch weiter geht, ist die Sicherheit. Mit dieser File-Sharing-Lösung können Sie das:

  • Sichern Sie die freigegebenen Dateien dank Datenverschlüsselung, integriertem Virenschutz und Warnungen bei unberechtigtem Zugriffsversuch.
  • Kontrollieren Sie den Zugriff auf den Speicherplatz mit einem Single-Sign-On-System (SSO).
  • Verwalten der Benutzerrechte.
  • Behalten Sie die Nutzung der Plattform im Auge (durch Nachverfolgung von Aktionen).
  • Definieren Sie Sicherheitsparameter in Übereinstimmung mit den Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens
  • Garantieren Sie die Vertraulichkeit, indem Sie Ihre Daten in Frankreich oder Deutschland speichern und die Vorteile der EU-Datenschutzgesetzgebung nutzen.
  • Helfen Sie Ihrer IT-Abteilung, die Kontrolle wiederzuerlangen, indem Sie eine Lösung implementieren, die den aktuellen bewährte Praktiken entspricht, insbesondere in Bezug auf Sicherheit (für die IT) und Funktionalität (für die Benutzer).

Zu erkennen, wann Sie eine File-Sharing-Lösung benötigen, ist eine Leistung an sich. Aber wählen Sie nicht nur das erste Tool, das Ihnen begegnet. Denken Sie darüber nach, welche Lösung am besten für Ihre Speicher- und Freigabebedürfnisse geeignet ist, aber auch an die Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens angepasst ist.

 

 

 Zusammenarbeit von Drooms und Oodrive