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Boardrooms – Machen Sie Ihre Boardkommunikation digital

25. Februar 2020

Die digitale Revolution ist in den Unternehmen in vollem Gange und mit jedem Tag, der vergeht, wird sie noch stärker. Das Tempo dieser großen Veränderung hängt von der Branche oder der Hierarchieebene ab. Auf Vorstandsebene hat die Digitalisierung heute höchste Priorität. Von der Erleichterung des Austauschs zwischen Vorstandsmitgliedern über die Verbesserung des Zugangs zu Informationen bis hin zum Schutz vertraulicher Unternehmensdaten - die Vorteile der Digitalisierung der Vorstandsmitglieder sind vielfältig.


Wir können Ihnen als einziges inhabergeführtes, europäisches PropTech Unternehmen absolute Unabhängigkeit und durch modernste Technologie und strengste Zertifizierung den größtmöglichen Schutz Ihrer Daten garantieren. Durch jahrelange Erfahrung in der M&A und Real Estate Branche und den damit einhergehenden Erfolgen, war es uns möglich den Standard im Umgang mit sensiblen Informationen neu zu definieren.

In diesem Artikel analysieren wir die Erwartungen und Bedenken von Vorständen und sehen, wie Sie auf einfache Weise ein Vorstandsportal für Ihre strategischen Sitzungen einführen können.

In einer von EY durchgeführten Studie wurden 2800 Unternehmen in Frankreich, Deutschland, Großbritannien, der Schweiz, Skandinavien und den Beneluxländern befragt, was für ihre Vorstände die wichtigsten Anliegen sind, wenn es um die digitale Transformation in ihrem Unternehmen geht.

Die Befragung ergab, dass sich die Gremien vor allem mit den Auswirkungen der Digitalisierung auf Produkte und Innovation (58 %), Cyberangriffe (55 %), Anforderungen an digitale Fertigkeiten (53 %) und Datenschutz (48 %) befassen. Dieselbe Studie hat gezeigt, dass nur 10 % der Vorstände in Europa einen digitalen Ausschuss haben.

Wie sehr sind die Vorstandsmitglieder dem digitalen Wandel verpflichtet?

Während die digitale Transformation zu einer der wichtigsten Prioritäten auf Vorstandsebene geworden ist, wie setzt sich dies in der Praxis um? Laut der Studie von EY haben gerade mal 24 % der Vorstände ein Mitglied, das sich der digitalen Transformation widmet. Bei 56 % der Vorstände ist der CEO dafür verantwortlich.

Obwohl sich die Gremien gerne mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzen, hat sich in den europäischen Unternehmen in der Praxis wenig getan.

Wenn die Boards anfangen, über die Digitalisierung zu sprechen, ist es nur natürlich, über die Nutzung eines Vorstandsportal zu sprechen. Aber wenn ein solches Tool eingeführt werden soll, muss es die Sicherheit der Unternehmensdaten gewährleisten. Schließlich geht es in den Gremien oft um hoch strategische und vertrauliche Angelegenheiten. Die Aussicht, dass solche Informationen durchsickern, ist undenkbar.

Vorstandsportal: Wie stellen Sie sicher, dass kritische Daten sicher sind?

Vorstand, Management und Aufsichtsrat sind das Rückgrat jeder Organisation. Sie diskutieren wichtige Informationen, die einem Unternehmen helfen, die Richtung zu bestimmen, einschließlich der Geschäftsstrategie, der Investitionen und sogar der finanziellen und organisatorischen Entscheidungen.

Es gibt Lösungen, die speziell dafür entwickelt wurden, den gesamten Prozess für den Vorstand zu unterstützen und die Sitzungsvorbereitung zu rationalisieren, indem sie die Notwendigkeit des Austauschs von E-Mails und Papierdokumenten reduzieren. Diese bieten einen entscheidenden sicheren Rahmen, der es Ihnen ermöglicht, Dateien und Nachrichten zu senden und zu empfangen - von der Festlegung der Tagesordnung bis hin zum Versenden des Protokolls - ohne das Risiko, dass diese von Dritten abgefangen werden.

Die Unternehmen in Europa gehen allmählich zu Vorstandportalen über oder planen dies zumindest für die nahe Zukunft. Zu den gefragtesten Funktionen gehören der Zugang zu Dokumenten, Verschlüsselung, prüfbare Nachweise von Aktivitäten und die Möglichkeit, Dokumente zu kommentieren.

Die Vorteile eines Vorstandportals

Die Digitalisierung Ihrer Vorstandssitzungen durch den Einsatz eines Vorstandsportals bringt klare Vorteile:

Effizienz: Dokumente an einem Ort speichern, Kommentare im Vorfeld von Meetings hinzufügen und austauschen

Einfachheit: jederzeit Zugriff von verschiedenen Geräten aus, Dokumente leicht lesbar machen, elektronisch abstimmen, die Tagesordnung festlegen, Protokolle veröffentlichen

Compliance: Protokoll archivieren, Zugriffshistorie einsehen

Sicherheit: Verwaltung des Zugriffs auf vertrauliche Dokumente

    Vorbereitung Ihres Boards auf die Digitalisierung

    Mit einem Vorstandsportal können Sie die Organisation Ihrer Vorstandssitzungen vereinfachen. Aber durch die Befolgung bestimmter Schritte zur Vorbereitung einer Sitzung können Sie auch eventuelle Probleme im Voraus erkennen und viel Zeit für Diskussionen lassen, so dass Sie die notwendigen Entscheidungen treffen können.

    Die folgenden Schritte sind zu beachten:

    • Laden Sie die Teilnehmer früh genug ein, damit sie sich vorbereiten können
    • Die Tagesordnung festlegen
    • Die Prioritäten festlegen
    • Sammeln Sie die für die Entscheidungsfindung notwendigen Dokumente und stellen Sie diese allen Teilnehmern zur Verfügung
    • Ermöglichen Sie den Teilnehmern, vor dem Meeting zu kommunizieren, etwas zu klären Vorentscheidungen zu treffen oder dringende Probleme zu lösen

    Die Plattformen für Vorstandssitzungen müssen unabhängig von den Umständen Zugang zu den gleichen Informationen haben. Dies ist nicht einfach, wenn man traditionelle Kommunikationsmittel wie E-Mail oder Ausdrucke verwendet. Ein Drittel der Unternehmen setzt bei Vorstandssitzungen immer noch auf Papierdokumente, während 40 % der Unternehmen E-Mail verwenden.

    Entlasten Sie Meetings und steigern Sie die Effizienz, während Ihre sensiblen Daten durch ein Vorstands-Portal geschützt sind. Mit Oodrive und Drooms an Ihrer Seite.

     Zusammenarbeit von Drooms und Oodrive