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UBS Real Estate zentralisiert Datenbestand


Die UBS Real Estate Kapitalanlagegesellschaft mbH (UBS Real Estate), Anbieter von offenen Immobilienfonds, optimiert durch die Zentralisierung Ihres Datenbestands das internationale Dokumentenmanagement nachhaltig.

Im Rahmen eines langfristigen Projekts begann 2009 die Zentralisierung der Dokumente für alle Immobilienobjekte. Im Zuge dieses Projekts wird die UBS Real Estate von Drooms unterstützt, um Dokumente über eine einzige, hochsichere Online-Plattform zu erfassen, zu strukturieren, zu hosten und auszutauschen.

Die Archivierung der Originaldokumente im Zusammenhang mit dem Objektportfolio von UBS Real Estate erfolgte zuvor an diversen Standorten in Europa. Mit Hilfe eines neuen Prozesses wird die europaweite Steuerung der Daten in hohem Maß vereinfacht und ein international neuer Standard der Datenvorhaltung bzw. des Datenvorhaltungsprozesses eingeführt: So gewährleistet das neue Verfahren kurze Informationswege, eine vereinfachte Koordination zwischen den verschiedenen europäischen Standorten sowie eine bis dahin nicht gekannte Informationstiefe und -qualität der einzelnen Dokumententypen.

Im Zuge eines langfristig angelegten Projektes zur Implementierung eines innovativen Verfahrens des Datenmanagements, wurde 2009 mit einer liegenschaftsbezogenen zentralen Dokumentation begonnen. Die UBS Real Estate wird hierbei von Drooms unterstützt. Basis für die erfolgreiche Entwicklung und Implementierung des innovativen Datenprozessmanagements war nicht zuletzt die enge Zusammenarbeit und langjährige Expertise beider Unternehmen.

Dank des neuen Verfahrens werden die Dokumente von UBS Real Estate nun zentral in einem physischen „Operational Storage“ gelagert. Gleichzeitig stehen die Dokumente als digitale Kopien einem ausgewählten Nutzerkreis in einem virtuellen – geschützten – Datenraum permanent zur Verfügung. Mit dieser neuen Lösung gewährleistet die UBS Real Estate die strukturierte Lagerung Ihrer verwahrungspflichtigen Dokumente, die neben ihrer neuen Übersichtlichkeit eine enorm vereinfachte Veräußerung von dezentral gelagerten Immobilien möglich macht.

Die hohe Transparenz dieser modernen Art der Lagerhaltung ermöglicht eine schnelle Reaktion auf aktuelle Marktgegebenheiten. Die langwierige – teilweise oft wochen- oder gar monatelange – Aufbereitung von transaktionsrelevanten Dokumenten für potenzielle Interessenten gehört damit der Vergangenheit an. Mit Hilfe des virtuellen Permanent-Datenraums können Liegenschaften nun innerhalb kürzester Zeit dem Markt zur Verfügung gestellt werden.

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